PERENCANAAN (PLANNING)
Baca Lengkap di Potret Pertanian
Perencanaan adalah sesuatu yang ingin dicapai dimasa yang akan datang atau sesuatu yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang. menurut, Koontz , perencanaan adalah menentukan sesuatu yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang. Bagaimana untuk mengerjakan dan siapa yang akan mengerjakan, perencanaan adalah kepandaian untuk menangkap setiap kesempatan dengan pertimbangan yang hati-hati.
Perencanaan semata-mata bukan fungsi Top Manager, memang Top Manager mencurahkan lebih banyak waktu untuk membuat rencana daripada manajer tingkat menengah dan bawah, tapi kenyataan setiap manager harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Perencanaan yang disusun harus bersifat flexible (mudah berubah) karena jika kita meramalkan keadaan yang akan datang sering masih dapat meleset oleh karena itu perencanaan harus memperhatikan perubahan2 yang akan dialami dengan tidak merusak seluruh rencana yang dibuat.
Baca Juga : Brita Pertanian Hari ini
Pengertian Planning (Perencanaan )
Ada beberapa pengertian perencanaan dari beberapa penulis , yaitu :
1.Harold Koontz and cyril O’Donnel
“ Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of obyectives,policies,prosedures and programs”
artinya :
Perencanaan adaalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan2,kebijakan2,prosedur2,program2 dari alternative yang ada.”
2. G.R. Terry.
“ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results.
Artinya :
Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi2 mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
3. Louis A.Allen.
Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.
Artinya ;
Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Kesimpulan :
Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai serangkaian tindakan, yang berhubungan dengan pemilihan sejumlah alternative untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Ada beberapa macam bentuk rencana yaitu :
1. Purpose or missions
2. Objectives
3. Strategies
4. Policies
5. Procedures
6. Rules
7. Programs
8. Budget.
ad. 1). Purpose or missions.
Setiap macam kelompok organisasi mempunyai tujuan yang dicita-citakan untuk kepentingan masyarakat luas sebagai lingkungannya dimana organisasi itu berada. Tujuan ini biasanya sesuai dengan bentuk organisasinya, organisasi perusahaan ingin memproduksi dan menyalurkan barang dan jasa didalam meningkatkan kehidupan perekonomian.
ad. 2). Objectives.
Objectives merupakan akhir dari suatu aktifitas yang sudah diarahkan, juga tidak hanya merupakan tujuan dari fungsi perusahaan saja tetapi merupakan tujuan dari fungsi manajemen lainnya. Objectives membutuhkan suatu rencana pokok, karena semua kegiatan-kegiatan perusahaan diarahkan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.
ad. 3). Strategies.
Strategies merupakan jenis rencana yang khusus karena para manajer memberikan perhatian istimewa terhadap tindakan pesaingnya untuk ini manager harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai rencana para pesaingnya dan manajer harus peka melihat kesempatan-kesempatan yang ada.
ad. 4). Policies.
Merupakan jenis rencana yang memberikan petunjuk secara garis besar dalam membimbing bawahan untuk berpikir dan bertindak dalam mengambil keputusan. Policy timbul karena bawahan diberi wewenang untuk membuat keputusan yang berhubungan erat dengan objectives.
ad. 5). Procedures.
Prosedur berhubungan dengan pemilihan cara2 bertindak dan penerapan aktivitas2 pada masa yang akan datang. Prosedur menitik beratkan pada bimbingan kearah tindakan yang harus dilaksanakan jadi prosedur merupakan urutan-urutan dan cara-cara bagaimana setiap pekerjaan harus dilaksanakan.
ad. 6). Rules.
Rules merupakan tindakan khusus dan tertentu yang berhubungan dengan suatu situasi. Rules sering disamakan dengan prosedur padahal sebenarnya berbeda karena rules tidak memerlukan urutan waktu dalam tindakan yang khusus tetapi ada hubungannya dengan prosedur dalam hal prosedur membimbing tindakan. Rules mungkin merupakan bagian dari prosedur walaupun rules biasanya menunjukan tindakan khusus disamping prosedur.
ad. 7). Programs.
Program merupakan kesatuan policies dan procedures, biasanya ditunjang oleh keperluan kapital dan operating budget supaya lebih mengarahkan tindakan. Jadi program merupakan kegiatan yang direncanakan dan diintegrasikan menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
ad. 8). Budgets.
Budgets merupakan rencana yang berbentuk pernyataan tentang hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam angka2. Budgets secara keseluruhan mungkin dinyatakan dengan suatu ukuran keuangan atau merupakan pernyataan hasil yang diramalkan dalam ukuran jam kerja, jumlah produksi, jam mesin atau ukuran lain yang dapat disusun dalam bentuk angka2. Karena budgets mengandung harapan2 yang dinyatakan dengan angka2 yang jelas maka budget dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan mengenai hasil yang ingin dicapai dan dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan budget secara keseluruhan.
Baca Lengkap di Potret Pertanian
PENTINGNYA RENCANA.
Pentingnya suatu rencana adalah bahwa dengan perencanaan biaya2 dapat ditekan, seluruh perhatian ditujukan kepada tujuan yang telah ditetapkan, perencanaan dan rencana adalah dasar dari pengendalian dan dengan perencanaan juga rencana bukan berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.
Dalam membuat suatu rencana ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dikemukakan,dan yang harus dijawab secara ilmiah ,artinya harus dijawab atas hasil analisa,data dan fakta adalah sebagai berikut :
1. What ? ( Apa ) :Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran,sarana dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rinciannya.
2. Why ? (Mengapa ?) Mengapa hal itu harus dilakukan ? mengapa harus dikerjakan dan mengapa tujuan harus dicapai ?
3. Where ? ( Dimana ?)Dimana akan dilakukan ? (pemilihan tempat perusahaan ), perlu dijelaskan dan diberikan alas an-alasannya berdasarkan pertimbangan ekonomis
4. When ? (Kapan ?)Kapan rencana akan dilakukan ? ( Penentuan waktu dimulainya rencana) .Penjelasan waktu dimulainya rencana, baik untuk tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan, disini ditetapkan waktu standard untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan.
5. Who ? ( Siapa ?) Siapa yang akan melakukannya jadi pemilihan dan penempatan karyawan,menetapakan persyaratan dan jumlah karyawan yang akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dari masing2 pekerja.
6. How ? ( Bagaimana ?)Bagaimana cara pengerjaannya,perlu diberi penjelasan mengenai tehnik2 pengerjaannya.Kalau semua pertanyaan tersebut ( 5 W + H ) dapat dijawab dengan baik maka rencana yang dihasilkan akan baik pula.
LANGKAH-LANGKAH DAN JANGKA WAKTU PERENCANAAN.
Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik, harus dilakukan sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah,usaha dan tujuan yang akan direncanakan.
2. Mengumpulkan data ,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data,informasi dan fakta serta hubungan2nya.
4. Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif.
6. Pilih rencana yang terbaik dari alternatif yang ada.
7. Tetapkan urutan2 dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan.
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
Untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertentu serta tujuan yang harus dicapai, maka perlu diadakan pembagian waktu rencana.
Jangka waktu rencana.
ad. 1). Rencana jangka pendek (Short range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu pendek yang meliputi waktu kurang dari satu tahun.
ad. 2). Rencana jangka menengah (Intermediate range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu menengah yang meliputi waktu satu tahun atau lebih tetapi kurang dari lima tahun.
ad. 3). Rencana jangka panjang (Long range planning.)
Merupakan perencanaan jangka panjang yang meliputi waktu lebih dari lima tahun.
Dalam menentukan waktu rencana,harus dikaitkan dengan kondisi perusahaan yang direncanakan,misalnya perencanaan jangka pendek harus terintegrasi dengan perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka menengah harus terintegrasi dengan perencanaan jangka panjang.Jadi pada pokoknya perencanaan jangka pendek merupakan bagian dari perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka menengah merupakan bagian rencana jangka panjang.
Katagori perencanaan :
1. Physical planning, adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung2,tempat kerja, dan lain sebagainya.
2. Functional planning,adalah perencanaan mengenai sifat,bagian2 yang berhubungan dengan fungsi tertentu dalam perusahaan.
3. Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluruhan dan faktor2 ekstern yang mempengaruhi usaha2nya.
4. General combination planning, adalah perencanaan gabungan 1,2,3 tersebut diatas.
Keuntungan perencanaan :
1. Tujuan menjadi jelas,obyektif dan rasional.
2. Semua aktivitas terarah,teratur dan ekonomis.
3. Menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
5. Dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
6. Dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.
7. Memberikan landasan untuk pengendalian.
8. Merangsang prestasi kerja.
9. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
10. Dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.
Kerugian perencanaan :
1. Akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
2. Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat,padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.
3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar,bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.
5. Mempunyai penghalang-penghalang psikologis,karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.
Syarat-syarat perencanaan yang baik :
1. Harus mempunyai tujuan yang jelas,obyektif,rasional.
2. Mudah dipahami.
3. Dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis dan rasional.
4. Harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
5. Dapat dikerjakan oleh sekelompok orang
6. Menunjukkan urutan-urutan waktu pengerjaan.
7. Fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan.
8. Berkesinambungan.
9. Meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
10. Pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
11. Tidak boleh ada pertentangan antar departemen.
12. sensitive terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah tehnik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
13. Ditetapkan dan diimpletasaikan atas hasil analisis data,informasi dan fakta.
Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana ;
1. Mayor planning (rencana utama/rencana vital).
2. Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama).
Ditinjau dari segi tempat perusahaan, adalah :
1. Rencana perusahaan pusat ( Center planning)
2. Rencana perusahaan cabang ( regional branch planning )
RENCANA OPERASIONAL.
Rencana operasional dibagi atas :
1. Rencana sekali pakai, yaitu rencana yang digunakan dalam strategi yang tidak diulang misalnya :
• Program yang memperlihatkan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah serta urutan dan pengaturan waktu setiap langkah.
• Proyek, hamper sama dengan program tetapi mencakup lebih sedikit kegiatan.
• Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk mencapai tujuan.
2. Rencana tetap, rencana yang digunakan dalam situasi yang berulang-ulang dimana tindakan yang sama bisa dipakai.
• Kebijaksanaan, merupakan pedoman umum untuk pengambilan keputusan.
• Prosedur standard, memberikan pedoman yang lebih terperinci untuk melaksanakan kebijaksanaan.
• Peraturan, memberikan pengarahan yang khusus untuk melaksanakan kegiatan yang khusus.
PLANNING PREMISES
Adalah suatu forecests yang meramalkan mengenai data dari fakta yang ada serta kebijaksanaan2 pokok yang diharapkan dapat dilaksanakan diwaktu yang akan datang. Jadi suatu perusahaan harus mengadakan forecests untuk menentukan keadaan perusahaan yang akan datang, jumlah penjualan yang akan datang dan sebagainya.
Hubungan antara prediction (taksiran) dengan premises, adalah :
• Prediction (taksiran) adalah mengenai kejadian-kejadian pada masa depan yang tidak dapat di.
• Premises (perencanaan ramalan), selalu didasarkan pada ramalan,tapi ramalan dapat dilakukan tanpa ramalan. Ramalan banyak ketidakpastiannya dan resikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisa data,informasi dan fakta, jadi resikonya kecil.
Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan :
1. Non controlable, ialah hal2 dimana suatu perusahaan yang mengadakan rencana tidak dapat menguasai keadaan, misalnya mengenai perkembangan penduduk, situasi politik, kebijaksanaan pajak dsb.
2. Semi controlable, Disini perusahaan tidak dapat mengontrol keadaan, tapi mempunyai pengaruh terhadap gejala2 yang akan terjadi. Misalnya effisiensi tenaga kerja, kebijaksanaan harga (dapat dipengaruhi melalui policy tertentu).
3. Controlable, Disini perusahaan dapat mengontrol masalah2 perusahaan sendiri serta menentukan arah dari suatu rencana.
Premises dibagi menjadi 4 bagian :
1. External premises.
Yang termasuk dalam external premises ialah :
a). General bussines environment, misalnya keadaan politik, pengawasan pemerintah, jumlah penduduk .
b). Product market, yang dimaksud adalah industrial demand, yang meliputi segala yang mempunyai pengaruh terhadap permintaan barang2 yang dihasilkan oleh perusahaan itu.
c). The factor market, ini meliputi hal2 mengenai tanah, tenaga kerja, lokasi, modal dan sebagainya.
2. Internal premises.
Adalah semua data yang ada dalam perusahaan seperti, capital investment, sales dan sebagainya.
3. Tangible premises.
Adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satuan-satuan tertentu, misalnya meter,kilogram,liter dan lain sebagainya.
4. Intangible premises.
Adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan misalnya kemauan baik,sikap,status perusahaan dan lain sebagainya.
Ancangan dalam perencanaan dikenal dengan :
• Top Down Planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas, kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang)
• Bottom up Planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan di pusat atau kantor pusat perusahaan. Jadi rencana yang dibuat di pusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atau kantor cabang.
Perencanaan semata-mata bukan fungsi Top Manager, memang Top Manager mencurahkan lebih banyak waktu untuk membuat rencana daripada manajer tingkat menengah dan bawah, tapi kenyataan setiap manager harus membuat rencana untuk dilaksanakan dalam wewenangnya dan bidangnya bekerja. Perencanaan yang disusun harus bersifat flexible (mudah berubah) karena jika kita meramalkan keadaan yang akan datang sering masih dapat meleset oleh karena itu perencanaan harus memperhatikan perubahan2 yang akan dialami dengan tidak merusak seluruh rencana yang dibuat.
Baca Juga : Brita Pertanian Hari ini
- 10 Juta Hektar Lahan Pertanian Hilang, Menimbulkan Kerusakan yang tak Dapat Diperbaiki
- 3 Cara Membuat Koperasi Pertanian Dengan Mudah
- Cara Atasi Busuk Daun Tanaman Tomat Di Musim Penghujan
- Distribusikan 100 ton di 43 pasar di Jabodetabek dalam Operasi Pasar Oleh Kementan
- Dongkrak Produksi Jagung di Lahan Masam Banjarbaru Menggunakan Fosfat Alam
- Kementan : Mobil Pengering Jagung Solusi Pasca Panen Jagung Saat Musim Hujan
Pengertian Planning (Perencanaan )
Ada beberapa pengertian perencanaan dari beberapa penulis , yaitu :
1.Harold Koontz and cyril O’Donnel
“ Planning is function of a manager which involves the selection from alternatives of obyectives,policies,prosedures and programs”
artinya :
Perencanaan adaalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan2,kebijakan2,prosedur2,program2 dari alternative yang ada.”
2. G.R. Terry.
“ Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results.
Artinya :
Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi2 mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
3. Louis A.Allen.
Planning is the determination of the course of action to achieve a desired result.
Artinya ;
Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Kesimpulan :
Perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai serangkaian tindakan, yang berhubungan dengan pemilihan sejumlah alternative untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Ada beberapa macam bentuk rencana yaitu :
1. Purpose or missions
2. Objectives
3. Strategies
4. Policies
5. Procedures
6. Rules
7. Programs
8. Budget.
ad. 1). Purpose or missions.
Setiap macam kelompok organisasi mempunyai tujuan yang dicita-citakan untuk kepentingan masyarakat luas sebagai lingkungannya dimana organisasi itu berada. Tujuan ini biasanya sesuai dengan bentuk organisasinya, organisasi perusahaan ingin memproduksi dan menyalurkan barang dan jasa didalam meningkatkan kehidupan perekonomian.
ad. 2). Objectives.
Objectives merupakan akhir dari suatu aktifitas yang sudah diarahkan, juga tidak hanya merupakan tujuan dari fungsi perusahaan saja tetapi merupakan tujuan dari fungsi manajemen lainnya. Objectives membutuhkan suatu rencana pokok, karena semua kegiatan-kegiatan perusahaan diarahkan untuk mencapai tujuan akhir tersebut.
ad. 3). Strategies.
Strategies merupakan jenis rencana yang khusus karena para manajer memberikan perhatian istimewa terhadap tindakan pesaingnya untuk ini manager harus mempunyai pengetahuan yang luas mengenai rencana para pesaingnya dan manajer harus peka melihat kesempatan-kesempatan yang ada.
ad. 4). Policies.
Merupakan jenis rencana yang memberikan petunjuk secara garis besar dalam membimbing bawahan untuk berpikir dan bertindak dalam mengambil keputusan. Policy timbul karena bawahan diberi wewenang untuk membuat keputusan yang berhubungan erat dengan objectives.
ad. 5). Procedures.
Prosedur berhubungan dengan pemilihan cara2 bertindak dan penerapan aktivitas2 pada masa yang akan datang. Prosedur menitik beratkan pada bimbingan kearah tindakan yang harus dilaksanakan jadi prosedur merupakan urutan-urutan dan cara-cara bagaimana setiap pekerjaan harus dilaksanakan.
ad. 6). Rules.
Rules merupakan tindakan khusus dan tertentu yang berhubungan dengan suatu situasi. Rules sering disamakan dengan prosedur padahal sebenarnya berbeda karena rules tidak memerlukan urutan waktu dalam tindakan yang khusus tetapi ada hubungannya dengan prosedur dalam hal prosedur membimbing tindakan. Rules mungkin merupakan bagian dari prosedur walaupun rules biasanya menunjukan tindakan khusus disamping prosedur.
ad. 7). Programs.
Program merupakan kesatuan policies dan procedures, biasanya ditunjang oleh keperluan kapital dan operating budget supaya lebih mengarahkan tindakan. Jadi program merupakan kegiatan yang direncanakan dan diintegrasikan menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
ad. 8). Budgets.
Budgets merupakan rencana yang berbentuk pernyataan tentang hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam angka2. Budgets secara keseluruhan mungkin dinyatakan dengan suatu ukuran keuangan atau merupakan pernyataan hasil yang diramalkan dalam ukuran jam kerja, jumlah produksi, jam mesin atau ukuran lain yang dapat disusun dalam bentuk angka2. Karena budgets mengandung harapan2 yang dinyatakan dengan angka2 yang jelas maka budget dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan mengenai hasil yang ingin dicapai dan dapat dijadikan sebagai bahan untuk perbandingan budget secara keseluruhan.
Baca Lengkap di Potret Pertanian
PENTINGNYA RENCANA.
Pentingnya suatu rencana adalah bahwa dengan perencanaan biaya2 dapat ditekan, seluruh perhatian ditujukan kepada tujuan yang telah ditetapkan, perencanaan dan rencana adalah dasar dari pengendalian dan dengan perencanaan juga rencana bukan berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada.
Dalam membuat suatu rencana ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dikemukakan,dan yang harus dijawab secara ilmiah ,artinya harus dijawab atas hasil analisa,data dan fakta adalah sebagai berikut :
1. What ? ( Apa ) :Apa yang akan dicapai, tindakan apa yang harus dikerjakan untuk mencapai sasaran,sarana dan prasarana apa yang diperlukan harus ada penjelasan dan rinciannya.
2. Why ? (Mengapa ?) Mengapa hal itu harus dilakukan ? mengapa harus dikerjakan dan mengapa tujuan harus dicapai ?
3. Where ? ( Dimana ?)Dimana akan dilakukan ? (pemilihan tempat perusahaan ), perlu dijelaskan dan diberikan alas an-alasannya berdasarkan pertimbangan ekonomis
4. When ? (Kapan ?)Kapan rencana akan dilakukan ? ( Penentuan waktu dimulainya rencana) .Penjelasan waktu dimulainya rencana, baik untuk tiap bagian maupun untuk seluruh pekerjaan, disini ditetapkan waktu standard untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan.
5. Who ? ( Siapa ?) Siapa yang akan melakukannya jadi pemilihan dan penempatan karyawan,menetapakan persyaratan dan jumlah karyawan yang akan melakukan pekerjaan,luasnya wewenang dari masing2 pekerja.
6. How ? ( Bagaimana ?)Bagaimana cara pengerjaannya,perlu diberi penjelasan mengenai tehnik2 pengerjaannya.Kalau semua pertanyaan tersebut ( 5 W + H ) dapat dijawab dengan baik maka rencana yang dihasilkan akan baik pula.
LANGKAH-LANGKAH DAN JANGKA WAKTU PERENCANAAN.
Prosedur (langkah-langkah) perencanaan yang baik, harus dilakukan sebagai berikut :
1. Menjelaskan dan merumuskan dahulu masalah,usaha dan tujuan yang akan direncanakan.
2. Mengumpulkan data ,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
3. Menganalisis dan mengklasifikasikan data,informasi dan fakta serta hubungan2nya.
4. Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
5. Menentukan beberapa alternatif.
6. Pilih rencana yang terbaik dari alternatif yang ada.
7. Tetapkan urutan2 dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan.
8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
Untuk menetapkan langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang harus dilaksanakan dalam waktu tertentu serta tujuan yang harus dicapai, maka perlu diadakan pembagian waktu rencana.
Jangka waktu rencana.
ad. 1). Rencana jangka pendek (Short range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu pendek yang meliputi waktu kurang dari satu tahun.
ad. 2). Rencana jangka menengah (Intermediate range planning.)
Merupakan perencanaan jangka waktu menengah yang meliputi waktu satu tahun atau lebih tetapi kurang dari lima tahun.
ad. 3). Rencana jangka panjang (Long range planning.)
Merupakan perencanaan jangka panjang yang meliputi waktu lebih dari lima tahun.
Dalam menentukan waktu rencana,harus dikaitkan dengan kondisi perusahaan yang direncanakan,misalnya perencanaan jangka pendek harus terintegrasi dengan perencanaan jangka menengah, perencanaan jangka menengah harus terintegrasi dengan perencanaan jangka panjang.Jadi pada pokoknya perencanaan jangka pendek merupakan bagian dari perencanaan jangka menengah dan perencanaan jangka menengah merupakan bagian rencana jangka panjang.
Katagori perencanaan :
1. Physical planning, adalah perencanaan mengenai tata susun perusahaan, gedung2,tempat kerja, dan lain sebagainya.
2. Functional planning,adalah perencanaan mengenai sifat,bagian2 yang berhubungan dengan fungsi tertentu dalam perusahaan.
3. Comprehensive planning adalah perencanaan yang mencakup perusahaan secara keseluruhan dan faktor2 ekstern yang mempengaruhi usaha2nya.
4. General combination planning, adalah perencanaan gabungan 1,2,3 tersebut diatas.
Keuntungan perencanaan :
1. Tujuan menjadi jelas,obyektif dan rasional.
2. Semua aktivitas terarah,teratur dan ekonomis.
3. Menyebabkan semua aktivitas teratur dan bermanfaat.
4. Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua potensi yang dimiliki.
5. Dapat menggambarkan keseluruhan perusahaan.
6. Dapat memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.
7. Memberikan landasan untuk pengendalian.
8. Merangsang prestasi kerja.
9. Memberikan gambaran mengenai seluruh pekerjaan dengan jelas dan lengkap.
10. Dapat diketahui tingkat keberhasilan karyawan.
Kerugian perencanaan :
1. Akan membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.
2. Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat,padahal keadaan darurat perlu diambil keputusan yang cepat.
3. Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat, sehingga manajer tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
4. Biaya yang diperlukan untuk perencanaan cukup besar,bahkan dapat melampaui hasil yang akan dicapai.
5. Mempunyai penghalang-penghalang psikologis,karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.
Syarat-syarat perencanaan yang baik :
1. Harus mempunyai tujuan yang jelas,obyektif,rasional.
2. Mudah dipahami.
3. Dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak ekonomis dan rasional.
4. Harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
5. Dapat dikerjakan oleh sekelompok orang
6. Menunjukkan urutan-urutan waktu pengerjaan.
7. Fleksibel, tetapi tidak mengubah tujuan.
8. Berkesinambungan.
9. Meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
10. Pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
11. Tidak boleh ada pertentangan antar departemen.
12. sensitive terhadap situasi, sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah tehnik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
13. Ditetapkan dan diimpletasaikan atas hasil analisis data,informasi dan fakta.
Jenis rencana perusahaan ditinjau dari segi pentingnya rencana ;
1. Mayor planning (rencana utama/rencana vital).
2. Minor planning (rencana tambahan yang melengkapi rencana utama).
Ditinjau dari segi tempat perusahaan, adalah :
1. Rencana perusahaan pusat ( Center planning)
2. Rencana perusahaan cabang ( regional branch planning )
RENCANA OPERASIONAL.
Rencana operasional dibagi atas :
1. Rencana sekali pakai, yaitu rencana yang digunakan dalam strategi yang tidak diulang misalnya :
• Program yang memperlihatkan langkah-langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap langkah serta urutan dan pengaturan waktu setiap langkah.
• Proyek, hamper sama dengan program tetapi mencakup lebih sedikit kegiatan.
• Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk mencapai tujuan.
2. Rencana tetap, rencana yang digunakan dalam situasi yang berulang-ulang dimana tindakan yang sama bisa dipakai.
• Kebijaksanaan, merupakan pedoman umum untuk pengambilan keputusan.
• Prosedur standard, memberikan pedoman yang lebih terperinci untuk melaksanakan kebijaksanaan.
• Peraturan, memberikan pengarahan yang khusus untuk melaksanakan kegiatan yang khusus.
PLANNING PREMISES
Adalah suatu forecests yang meramalkan mengenai data dari fakta yang ada serta kebijaksanaan2 pokok yang diharapkan dapat dilaksanakan diwaktu yang akan datang. Jadi suatu perusahaan harus mengadakan forecests untuk menentukan keadaan perusahaan yang akan datang, jumlah penjualan yang akan datang dan sebagainya.
Hubungan antara prediction (taksiran) dengan premises, adalah :
• Prediction (taksiran) adalah mengenai kejadian-kejadian pada masa depan yang tidak dapat di.
• Premises (perencanaan ramalan), selalu didasarkan pada ramalan,tapi ramalan dapat dilakukan tanpa ramalan. Ramalan banyak ketidakpastiannya dan resikonya besar, sedangkan premises berdasarkan hasil analisa data,informasi dan fakta, jadi resikonya kecil.
Planning premises dapat dibagi menjadi 3 golongan :
1. Non controlable, ialah hal2 dimana suatu perusahaan yang mengadakan rencana tidak dapat menguasai keadaan, misalnya mengenai perkembangan penduduk, situasi politik, kebijaksanaan pajak dsb.
2. Semi controlable, Disini perusahaan tidak dapat mengontrol keadaan, tapi mempunyai pengaruh terhadap gejala2 yang akan terjadi. Misalnya effisiensi tenaga kerja, kebijaksanaan harga (dapat dipengaruhi melalui policy tertentu).
3. Controlable, Disini perusahaan dapat mengontrol masalah2 perusahaan sendiri serta menentukan arah dari suatu rencana.
Premises dibagi menjadi 4 bagian :
1. External premises.
Yang termasuk dalam external premises ialah :
a). General bussines environment, misalnya keadaan politik, pengawasan pemerintah, jumlah penduduk .
b). Product market, yang dimaksud adalah industrial demand, yang meliputi segala yang mempunyai pengaruh terhadap permintaan barang2 yang dihasilkan oleh perusahaan itu.
c). The factor market, ini meliputi hal2 mengenai tanah, tenaga kerja, lokasi, modal dan sebagainya.
2. Internal premises.
Adalah semua data yang ada dalam perusahaan seperti, capital investment, sales dan sebagainya.
3. Tangible premises.
Adalah data yang secara nyata dapat dilihat, dapat diukur dalam satuan-satuan tertentu, misalnya meter,kilogram,liter dan lain sebagainya.
4. Intangible premises.
Adalah data yang tidak dapat dilihat secara nyata dan tidak dapat dilukiskan secara pasti, tetapi akibatnya dapat dirasakan misalnya kemauan baik,sikap,status perusahaan dan lain sebagainya.
Ancangan dalam perencanaan dikenal dengan :
• Top Down Planning adalah rencana yang disusun pada tingkat atas, kemudian diserahkan kepada bawahan (daerah/cabang)
• Bottom up Planning adalah perencanaan yang terlebih dahulu disusun pada tingkat bawah (daerah, kantor cabang), kemudian berdasarkan hasil itu ditetapkan apa yang akan direncanakan di pusat atau kantor pusat perusahaan. Jadi rencana yang dibuat di pusat berpedoman pada perencanaan dari daerah atau kantor cabang.
PENGORGANISASIAN ( ORGANIZING)
Arti Pengorganisasian
Organisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja sama, manusia dipaksa untuk bekerja sama agar dapat mencapai tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan sosial. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam kebanyakan keadaan dengan adanya struktur organisasi, hal tersebut merupakan teori Barnard sedangkan pandangan Spearman tentang kecerdasan & logika digunakan untuk menyimpulkan bahwa sebuah Organisasi harus menemukan orang paling cerdas untuk menjalankan organisasi disamping memusatkan pada kemampuan mental umum. Organisasi dicirikan oleh perilakunya yang terarah pada tujuan (Goal Directed behaviour) artinya organisasi mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan secara bersama-sama.
Maka secara singkat organisasi adalah satuan sosial yang dikoordinasi secara sadar yang tersusun atas 2 orang atau lebih yang berfungsi atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau seperangkat tujuan bersama. Dengan ini pula pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuak aktivitas-aktitivas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewemang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.
Adapun pengertian Pengorganisasian menurut beberapa penulis ? beberapa definisi tersebut sebagai berikut :
Organisasi tumbuh dari kebutuhan manusia untuk bekerja sama, manusia dipaksa untuk bekerja sama agar dapat mencapai tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan sosial. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam kebanyakan keadaan dengan adanya struktur organisasi, hal tersebut merupakan teori Barnard sedangkan pandangan Spearman tentang kecerdasan & logika digunakan untuk menyimpulkan bahwa sebuah Organisasi harus menemukan orang paling cerdas untuk menjalankan organisasi disamping memusatkan pada kemampuan mental umum. Organisasi dicirikan oleh perilakunya yang terarah pada tujuan (Goal Directed behaviour) artinya organisasi mengejar tujuan dan sasaran yang dapat dicapai lebih efisien dan lebih efektif dengan tindakan secara bersama-sama.
Maka secara singkat organisasi adalah satuan sosial yang dikoordinasi secara sadar yang tersusun atas 2 orang atau lebih yang berfungsi atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan atau seperangkat tujuan bersama. Dengan ini pula pengorganisasian (organizing) adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuak aktivitas-aktitivas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dan bagian-bagiannya, pengelompokan aktivitas kepada manajer-manajer, pendelegasian wewemang dan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.
Adapun pengertian Pengorganisasian menurut beberapa penulis ? beberapa definisi tersebut sebagai berikut :
1. Drs. Malayu S.P. Hasibuan
Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan bermacam-macam yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan orang-orang pada setiap aktivitas ini, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
2. George R. Terry
Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
3. Drs. M. Manullang
Organisasi dalam arti dinamis (Pengorganisasian) adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat Organisasi adalah suatu perbuatan Diferensiasi tugas-tugas.
Unsur-unsur Organisasi
1. Manusia (Human Factor), Manusia yang bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin (Bawahan)
2. Tempat kedudukan
3. Tujuan yang ingin dicapai
4. Pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian pekerjaan
5. Struktur, Hubungan dan kerja sama antar manusia yang satu dan lainnya.
6. Teknologi, terdapat unsur teknis
7. Lingkungan (Environment External Social System), lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya ada sistem kerja sama sosial.
Struktur Organisasi
Dalam organisasi, struktur organisasi ialah pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokan untuk menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yang disebabkan oleh kebingungan dan ketidaktentuan pemberian tu
Ada beberapa bentuk struktur organisasi yaitu
1. Struktur Organisasi (Organization Chart) berbentuk Segitiga Vertikal & Horizontal
Kebaikan : Tingkatan Manager, kedudukan setiap karyawan beserta garis perintah dan tanggung jawabnya jelas dan mudah diketahui, Posisi kedudukan karyawan (manajrial/Operasional) serta jenis wewenang setiap pejabat serta posisi Top Manajer jelas diketahui dan terlihat. Kelemahan : Top Manajer kelihatan hanya mempunyai authority kedalam organisasi saja. Bentuk struktur organisasi segitiga ini paling banyak dipergunakan oleh organisasi atau perusahaan.
2. Struktur organisasi berbentuk lingkaran
Kebaikan : Top Manajer terlihat mempunyai wewenang ke setiap penjuru dan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan.
Kelemahan : Kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas, kedudukan (posisi) staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini.
Struktur organisasi ini jarang dipergunakan dan kurang populer.
3. Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran
Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran ini, pada prinsipnya sama dengan yang berbentuk lingkaran dalam hal kebaikan dan kekurangan namun perbedaannya, yakni Bawahan Middle Manager terletak diluar lingkaran pertama. Bentuk ini kurang populer dan jarang digunakan orang.
4. Struktur organisasi berbentuk kerucut
Struktur yang berbentuk kerucut menunjukkan bahwa top manager-nya kolektif (Presidium beberapa orang). Pimpinan kolektif ini sering dilakukan pada organisasi “Komite atau perusahaan Firma”
Karena Perusahaan Firma diharuskan untuk semua kekayaan pribadi anggota ikut dipertaruhkan untuk membayar hutang-hutang Firma, jika Firma tersebut dilikuidasi, hal inilah yang mendorong anggota firma menganut “pimpinan kolektif untuk menghindarkan hal-hal negative apabila pimpinan puncaknya Tunggal. Pada Organisasi Komite tujuan pimpinan puncak kolektif ialah menghindari kepemimpinan otoriter atau Diktator jika pimpinan puncak seorang.
5. Struktur organisasi Berbentuk Oval
Struktur organisasi berbentuk oval ini sering dipergunakan dalam perundingan-perundingan politik. Dalam perundingan politik antar Negara yang berselisih. Biasanya meja perundingan dipakai yang berbentuk oval hal ini menunjukkan bahwa setiap Negara mempunyai peranan yang sama karena bertempat duduk dilingkaran yang sama. Semakin dekat tempat duduknya ke meja perundingan, semakin besar peranannya dalam perundingan tersebut. Struktur Organisasi bentuk ini jarang dipakai dalam perusahaan.
Macam-Macam Organisasi
Organisasi-organisasi dipelajari berdasarkan hal-hal sebagai berikut :
1. Berdasarkan Proses Pembentukannya
a. ORGANISASI FORMAL
Menurut Barnard suatu organisasi dikatakan formal bila aktivitas seorang atau lebih dikoordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Inti Organisasi Formal ialah tujuan umum yang sadar dan bahwa organisasi formal lahir bila orang-orang :
(1) dapat berkomunikasi satu sama lain
(2) bersedia untuk bertindak
(3) secara bersama-sama mempunyai satu tujuan.
Dinyatakan Wilfred Brown mengenai kehidupan organisasi yakni “semakin banyak formalisasi yang ada, semakin jelas kita akan mengetahui batas-batas kebijakan yang dikuasakan kepada kita untuk disamakan, dan yang akan menjadi tanggung jawab kita, dan bahwa kebijakan yang ditentukan menjelaskan kepada orang-orang tentang dibidang mana mereka mempunyai kebebasan untuk bertindak”.
b. ORGANISASI INFORMAL/NONFORMAL
Barnard menganggap setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar disebut organisasi nonformal, maka semua bentuk kelompok termasuk dalam organisasi nonformal sehingga semua organisasi yang tidak formal mungkin meliputi kelompok bengkel mesin, kelompok pengatur produksi, perkumpulan bowling jum’at malam.
Menurut Louis A. Allen : organisasi informal sebagian besar berhuungan dengan apa yang dilakukan oleh orang-orang, sebab mereka adalah individu-individu terhadap tindakan-tindakan mereka dipandang dari sudut kebutuhan-kebutuhan, emosi dan tingkah laku, bukan dipandang dari sudut cara bekerja dan peraturan.
G. R. Terry mengatakan “organisasi nonformal yaitu organisasi yang terbentuk dalam suatu organisasi formal yang anggota-anggotanya terdiri dari karyawan-karyawan perusahaan bersangkutan.
2. Berdasarkan Kaitan hubungannya dengan Pemerintah
a. Organisasi Resmi, adalah organisasi yang dibentuk oleh adanya hubungan dengan Pemerintah atau harus terdaftar pada Lembaran Negara. Contoh : Jawatan-jawatan, Yayasan-Yayasan, Lembaga-lembaga Pemerintah dan perusahaan-perusahaan yang berbadan hukum.
b. Organisasi tidak resmi, adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan Pemerintah atau tidak terdaftar pada Lembaran Negara seperti Organisasi-organisasi Swasta. Contohnya : Klub Bola Voli, Klub Sepak Bola, Group Kesenian, Organisasi Pendaki Gunung dan lain-lain.
3. Berdasarkan Skala (Ukuran) Besar-kecilnya
a. Organisasi Besar
b. Organisasi sedang (menengah)
c. Organisasi kecil
Skala besar kecilnya orgnaisasi bersifat relatif, karena ditentukan oleh banyak faktor tetapi besar kecilnya tersebut perlu diketahui karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan.
4. Berdasarkan Tujuannya
a. Public Organization (Organisasi Sosial), adalah organisasi yang non profit karena tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi-laba contohnya adalah Yayasan-yayasan sosial dan lain-lain.
b. Business Organization (organisasi perusahaan) yakni organisasi yang didirikan untuk tujuan komersial (mendapatkan laba) dan semua tindakannya bermotifkan laba (profit motive) karena jika organisasi perusahaan tidak memberikan laba lagi maka tidak rasional untuk melanjutkan kembali.
Dilihat dari bidang usaha organisasi perusahaan ini dikenal perusahaan-perusahaan Produksi, perdagangan dan pemberi jasa.
5. Dilihat dari segi hukum dibedakan antara perusahaan perseorangan (single partnership) dan perusahaan milik bersama (partnership) misalnya : Firma, CV, Koperasi dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
6. Berdasarkan Organization Chart (Bagan Organisasinya)
a. Berbentuk segitiga vertical (Arrangement Chart)
b. Berbentuk segitiga horizontal
c. Berbentuk kerucut vertical/horizontal
d. Berbentuk lingkaran atau setengah lingkaran
e. Berbentuk bulat telur (oval)
7. Berdasarkan Tipe-tipe atau Bentuknya
a. Organisasi berpimpinan puncak tunggal ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak satu orang.
Bisa kita lihat pada perusahaan-perusahaan perseorangan dimana walaupun terdiri dari banyak orang, pimpinan puncaknya hanya terdiri dari satu orang.
b. Organisasi berpimpinan puncak Dewan ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak lebih dari satu orang (Dewan), misalnya perusahaan-perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas dan firman.
8. Bentuk Organisasi berdasarkan Hubungan-hubungan Wewenangnya
a. Organisasi Garis (Lini)
Wewenang lini (Line Authority) adalah yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan. Organisasi lini diciptakan oleh Henry Fayol adalah organisasi yang semata-mata mempunyai hubungan wewenang lini dalam organisasinya, biasnaya organisasi ini dipakai perusahaan-perusahaan kecil saja. Pendelegasian wewenang dan pelaoran tanggun gjawab dari bawahan ke atasan dilakukan dengan garis vertical terpendek, perintah-perintah hanya diberikan kepada atasan yang bersangkutan. Organisasi lini bercirikan organisasi yang masih kecil dan sederhana dengan karyawan yang relatif sedikit dan tingkat spesialisasi yang kecil.
b. Organisasi Garis (Lini) dan Staf
Wewenang staf adalah wewenang untuk membantu agar orang yang mempunyai wewenagn lini bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan-tujaun perusahaan. Dalam organisasi yang berbentuk demikian terdapat wewenang garis dan wewenang staf dan diantara keduanya terdapat hubungan.
Organisasi dengan bentuk ini biasnaya organisasi berskala besar, dengan jumlah karyawan yang besar dan sudah terdapat spesialisasi, misalnya ; Perusahaan-perusahaan yang menyusun struktur organisasi berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan.
c. Organisasi Fungsional
Wewenang fungsional adalah wewenang yang diberikan kepada seseorang atau departemen untuk dapat mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berada di departemen-departemen lain, maka organisasi fungsional adalah suatu organisasi yang disusun berdasrakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam karena setiap pejabat hanya mengerjakan suatu pekerjaan yang sesuai dengan spesialisasinya.
Organisasi fungsional bercirikan pembidangan secara jelas dapat dibedakan, Bawahan mempunyai beberapa atasan dan terdapat 2 wewenang yakni, wewenang lini dan wewenang fungsi yang menciptakan organisasi fungsional adalah F.W. Taylor.
d. Organisasi lini, staff dan fungsional
Organisasi tipe ini merupakan kombinasi dari organisasi “lini, staff dan fungsional” dan biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris (Board of Director) diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat Middle Manager diterapkan tipe organisasi fungsional.
Baca Lengkap di Potret Pertanian
e. Organisasi Komite, adalah suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya yang kolektif. Organisasi Komite (Panitia = Committees Organization) mengutamakan pimpinan sehingga dalam organisasi ini terdapat pimpinan “Kolektif/Presidium/Plural Executive” dan bersifat manajerial kemudian juga bisa bersifat formal dan informal, komite-komite dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas wewenang yang dibagikan secara khusus.
Organisasi komite bersifat tetap jika pada anggotanya ditetapkan berdasarkan fungsi dan jabatannya, dan bersifat “sementara” jika para anggotanya ditetapkan berdasarkan orangnya.
Anggota Organisasi Komite dikelompokkan atas Executive Committee (Pimpinan Komite) yakni para anggota yang mempunyai wewenang garis/line authority dan dikelompokkan juga sebagai Staff Committee yang para anggota yang mempunyai wewenang staff/staff authority. Organisasi ini bercirikan : Pembagian tugas yang jelas dan tertentu, wewenang anggota sama besarnya, para pelaksana dikelompokkan menurut bidanya dan keputusan merupakan keputusan semua anggotanya.
Prinsip-Prinsip Organisasi
Agar suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik diperlukan prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman, yakni :
1. Prinsip perumusan tujuan
Sebelum organisasi tersebut disusun terlebih dahulu harus ada tujuan yang mendasari pendirian organisasi. Tujuan ini akan menentukan aktivitas-aktivitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapainya secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perlu dibagi menjadi kelompok-kelompok aktivitas, sehingga masing-masing bagian tugas dapat dijalankan secara bertanggung jawab.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Setelah pembagian aktivitas dilakukan maka selanjutkanya dilakuakan delegasi wewenang supaya suatu bagian dapat menjalankan aktivitas-aktivitasnya dan dituntut tanggung jawabnya.
4. Prinsip koordinasi
Setelah tahapan pembagian aktivitas dan pendelegasian wewenang, diperlukan koordinasi dari berbagai bagian. Prinsip ini bertujuan supaya bagian-bagian tidak berjalan sendiri-sendiri sebab aktivitas-aktivitas yang dijalankan disuatu bagian mempengaruhi dan dipengaruhi oleh bagian-bagian lainnya.
5. Prinsip rentang manajemen
Efisiensi dan efektifitas pengendalian bawahan langsung dipengaruhi oleh rentang manajemen, yaitu beberapa bawahan langsung yang dapat diawasi secara efisien dan efektif.
6. Prinsip tingkat pengawasan
Berjalannya suatu organisasi tidak dapat dijamin mencapai tujuan bila tidak ada pengawasan, maka penyusunan organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan supaya pengawasan dimudahkan.
7. Prinsip kesatuan perintah
Dalam organisasi seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasa. Bawahan hanya menerima perintah dari atasannya dan bahanya bertanggung jawab kepada atasannya.
Tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen
Ada alasan organisasi untuk membuat kerja sama manusia itu efektif, namun kita menemukan sebab adanya tingkat organisasi adalah karena keterbatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena keterbatasan pada jumlah orang yang bisa diawasi seorang manajer meskipun batas tersebut berbeda tergantung pada situasi hasilnya adalah tingkat-tingkat organisasi.
Semakin besar perusahaan atau semakin sempit rentangnya, maka semakin banyak jumlah tingkat organisasi. Struktur organisasi yang banyak tingkatnya dan departemennya akan menyebabkan kerumitan dan kerugian.
Dalam mencari jawaban tentang berapa jumlah bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer, bahwa selain kapasitas-kapasitas pribadi seperti mengerti dan cepat, biasa bergaul dengan orang-orang dan mendorong ksetiaan serta hormat, salah satu penentu adalah kemampuan Manajer untuk mengurangi pengaruh frekuensi dan pengaruh waktu dari hubungan atasan-bawahan. Tujuh faktor umum yang mempengaruhi secara material jumlah dan frekuensi hubungan-hubungan tersebut, yakni :
1. Pelatihan Para Bawahan
Bawahan-bawahan yang dilatih dengan baik tidak memerlukan begitu banyak waktu manajer tapi juga tidak memerlukan begitu banyak kontak dengan atasan mereka.
2. Kejelasan Pendelegasian Otoritas
Kalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat meneyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim
3. Kejelasan Perencanaan
Apabila rencana-rencana tidak dapat dibuat secara akurat dan para bawahan harus melakukan banyak dari perencanaan mereka sendiri, keputusan mereka mungkin memerlukan banyak sekali bimbingan.
4. Laju Perubahan
Laju perubahan itu penting dalam menentukan sampai taraf mana kebijakan dapat dirumuskan dan stabilitas kebijakan daapt dirumuskan dan stabilitas kebijakan yang dirumuskan dapat dipertahankan.
5. Penggunaan Standar Sasaran
Seorang manajer baik dengan pengamatan pribadi maupun penggunaan standar-standar sasaran, apakah para bawahan tersebut mengikuti rencana-rencana.
6. Teknik-teknik Komunikasi
Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sejenis sarana komunikasi, kemampuan seorang eksekutif untuk mengkomunikasikan rencana-rencana dan instruksi-instruksi dengan jelas dan ringkas juga cenderung untuk menambah rentang seorang manager.
7. Banyaknya kontak pribadi
Banyak hal dalam manajemen menuntut hubungan tatap muka k arena banyak situasi yang tidak biasa ditangani secara sempurna dengan laporan-laporan teknis, memorandum, laporan kebijakan, dokumen perencanaan atau komunikasi-komunikasi lainnya yang tidak memerlukan konta pribadi karena ada pula situasi-situasi lian dimana cara terbaik untuk mengkomunikasikan suatu masalah mengajar seorang bawahan atau mendapatkan “perasaan” langsung megnenai bagaimana orang sungguh-sungguh berpebendapat mengenai suatu masalah, berarti menyediakan waktu untuk kontak pribadi yang perlahan-lahan.
Departemensasi
Departemensasi adalah usaha mengelompokkan aktivitas-aktivitas orang-orang kedalam departemen-departemen. “Departemen” menandakan suatu bidang, divisi atau cabang suatu perusahaan dimana seorang manajer mempunyai wewenang untuk melaksanakan aktivitas khsusus, setiap organisasi terdiri dari beberapa Departemen (Bagian Divisi Kerja = Subsistem).
Asas pendepartemenan adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat kedalam suatu unit kerja (bagian) dan dasar-dasar pendepartemenan (basic departementation) ditentukan berdasarkan :
1. Enterprise Function (Fungsi-fungsi perusahaan)
Pengelompokkan berdasarkan Enterprise function, adalah :
a. Departemen Produksi (Technical)
b. Departemen Perdagangan (Commercial)
c. Departemen Keuangan (Financial)
d. Departemen Keamanan (Security)
e. Departemen Pembukuan (Accounting)
f. Managerial (Kepemimpinan)
2. Management Function (Fungsi-fungsi manajemen)
Pengelompokkan berdasarkan Management Function, departemen yang ada dalam perusahaan itu adalah :
a. Bagian Pengembangan (Planning & Organization)
b. Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Staffing)
c. Pelaksana (Operaisonal = Directing)
d. Audit (Pengendalian = Controlling)
3. Process Product (Proses Produksi)
Bila pengelompokkan dilakukan atas proses produksi, misalnya pabrik tekstil, maka unit-unit kerja yang ada dalam pabrik tekstil itu adalah “Bagian pemintalan, Bagian Pertenunan, Bagian Pencelupan dan Bagian Finishing”.
4. Product (Dasar produk/hasil)
Departemen yang terdapat dalam perusahaan berdasarkan product itu tergantung banyaknya jenis produksi/hasilnya. Misalnya : Pabrik mobil Toyota, produksinya Toyota Corolla, Toyota Kijang dan Toyota Corona.
5. Customer (Dasar pasar/langganan)
Pendepartemenan berdasarkan customer maka bagian yang terdapat dalam perusahaan itu sesuai dengan barang-barang yang dijual. Misalnya : pada sebuah toko buku besar, akan terdapat bagian-bagian buku agama, bagian uku sosial, bagian buku matematika, bagian buku kedokteran dan lain sebagianya.
6. Territory (Dasar wilayah/tempat)
Didasarkan atas wilayah maka unit-unit kerja yang ada dalam organisasi perusahaannya itu sesuai dengan daerah operasinya. Pendepartemenan organisasi menurut wilayah memberikan peluang pada pengumpulan dan penyampaian informasi yang lebih cepat sehingga mampu memberikan reaksi yang cepat dan tepat terhadap masalah-masalah setempat. Contohnya : Pusat pemasaran di Jakarta, daerah penjualannya di Bandung, Bogor dan Cirebon.
7. Time (Dasar waktu/shift)
Pendepartemenan berdasarkan atas time, maka dalam organisasi perusahaan pengelompokkan didasarkan waktu/shift kerja. Contohnya : perusahaan pabrik yang bekerja selama 24 jam, maka bagian/kelompok kerja dibagi atas “shift pagi, shift sore dan shift malam”.
8. Simple number (Dasar jumlah)
Pengelompokkan atas simple number, maka dalam organisasi perusahaan itu terdapat “kelompok/regu satu, regu dua dan regu tiga”. Penentuan jumlah kelompok/regu didasarkan pada urutan angka. Misalnya : regu satu nomor 1 s.d. 50, regu dua 51 s.d. 100 dan regu tiga 101 s.d 150, jadi setiap kelompok/regu kerja terdiri dari 50 orang yang dipimpin oleh seorang mandor.
9. Combination
Pendepartemenan atas gabungan dari pendepartemenan-pendepartemenan diatas (Fungsi perusahaan, fungsi manajemen, fungsi pemasaran dan lain-lain) dalam organisasi perusahaan besar atau multinasional sering dilakukan.
10. Matriks
Organisasi matriks atau jaringan atau manajemen “proyek” atau produk, meskipun manajemen proyek murni tidak perlu menyiratkan suatu jaringan atau matriks. Inti dari manajemen matriks, adalah penggabungan bentuk fungsional dan produksi dari departementasi dalam struktur organisasi yang sama.
WEWENANG
1. Pandangan klasik
Menurut pandangan klasik wewenang datang dari tingkat atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang paling bawah. Menurut pandangan ini manajer mempunyai hak untuk memerintah,karena merasa dari tingkatan yang lebih tinggi dan karyawan mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah tersebut.
2. Pandangan penerimaan
Menurut pandangan ini, sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah dapat menentukan apakah ia akan menerima perintah atau tidak. Chester I Barnard merupakan salah satu pendukung pandangan tersebut mengatakan, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi 4 kondisi sbb:
1. Dia dapat memahami komunikasi
2. Percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3. Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingannya secara keseluruhan
4. Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.
WEWENANG LINI DAN STAFF
Dalam organisasi, wewenang dapat dibedakan menjadi wewenang lini , wewenang staf,dan wewenang fungsional
WEWENANG LINI
Dipunyai oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah. Wewenang lini akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya tergantung tujuan organisasi. Pada perusahaan kecil barangkali semua manajer merupakan manajer lini, pada saat perusahaan tumbuh menjadi besar,staf yang lebih spesialis diperlukan untuk membantu manajer lini.
WEWENANG STAFF
Wewenang staf dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini, biasanya disebut Staf ahli. Disebut Staf ahli karena spesialisasi yang dipunyai memberikan nasehat kepada manajer. Dimana nasehat tersebut kemudian dipakai sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan oleh manajer.
WEWENANG FUNGSIONAL
Kadang2 organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional. Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikan wewenang fungsional
Pendelegasian Wewenang
Tanpa wewenang atau kuasa untuk menjalankan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan yang diberikan kepada manajer, berbagai departemen tidak bisa menjadi kesatuan yang bekerja lancar, dan yang disepadankan demi pencapaian tujuan perusahaan. Hubungan wewenang, apakah vertical atau horizontal merupakan faktor yang membuat adanya organisasi. Tujuan utama delegasi ialah untuk memungkinkan adanya organisasi. Wewenang didelegasikan apabila kuasa pengambilan keputusan diberikan kepada seorang atasn.
Proses keseluruhan dari pendelegasian meliputi,
1. Penentuan hasil yang diharapkan,
2. Pemberian tugas
3. Pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan tugas,
4. Tuntutan tanggung jawab untuk pelaksanaan tugas
Apakah wewenang itu harus dikonsentrasikan atau disebarkan di seluruh organisasi bukanlah semata-mata soal wewenang jenis apa tetapi soal berap abanyak wewenang, maka ada Desentralisasi wewenang yakni suatu aspek fundamental dari penyerahan atau pendelegasian, sampai seberapa jauh wewenang itu tidak didelegasikan maka wewenang itu disentralisir.
Tujuan daripada pemberian kekuasaan ialah untuk memperoleh Organisasi yang efektif dan effisien dalam melaksanakan tujuan, dengan biaya,,material dan waktu yang minimal.
Seorang atasan tidak dapat memberikan kekuasaan yang dimilikinya kepada bawahannya, karena seluruh proses dari pemberian kekuasaan mengandung kewajiban terhadap tugas2 dan tanggung jawab dari tindakan yang telah dilakukan untuk mencapai tugas2 tersebut.
Dalam praktek proses ini tidak dapat dipisahkan sebab kewajiban daripada tugas tidak disertai kekuasaan untuk melaksanakannya adalah tidak ada artinya. Demikian juga pemberian kekuasaan tanpa diberikan daerah kekuasaan tidak akan berguna. Jadi dalam arti yang sebenarnya, kekuasaan itu tidak diberikan pada orang melainkan diberikan jabatan didalam organisasi, tapi karena jabatan itu dipegang orang maka sering kita sebut pemberian kekuasaan pada orang.
Ada 4 macam kekuasaan, Shared Authority, Splintered Authority, Recovery of delegated Authority, dan Centralization and decentralization of authority.
1) Shared Authority. Adalah kekuasaan mengenai sesuatu keadaan tertentu yang dibagikan pada bawahan,dimana keputusan terakhir masih dipegang oleh yang memberi kuasa.
2) Splintered Authority. Splintered Authority timbul apabila suatu persoalan tidak dapat dipecahkan atau diputuskan tanpa penggabungan kekuasaan dari 2 manager atau lebih. Jadi seorang atasan tidak dapat mengambil keputusan,apabila atasan lainnya yang duduk dalam tingkat yang sama belum mengambil persetujuan atas putusan itu.
3) Recovery of delegated authority.Semua pemberian kekuasaan dapat ditarik lagi oleh pemberi kuasa, dimana ini merupakan sifat dari kekuasaan.
4) Centralization and decision authority. Pemberi kekuasaan dari atasan kepada bawahan dapat dibuat dalam tingkat yang luas/sempit. Bila manager condong untuk memberikan kekuasaan lebih banyak kepada bawahan maka disebut decentralization of authority, sebaliknya bila manager lebih condong untuk tidak memberikan kekuasaan disebut centralization of authority.
Agar pemberian kekuasaan dapat efektif , maka harus :
1. Membuat suatu rencana yang tegas dan jelas
2. Menetapkan kewajiban dan kekuasaan dengan batas2 tertentu dan jelas
3. Memelihara komunikasi yang terbuka
4. Menetapkan pengontrolan yang layak
5. Memberikan hadiah kepada mereka yang melakukan pekerjaan yang efektif.
Delegasi wewenang dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan dengan jelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Sedangkan tanggung jawab tetap pada manajer yang mendelegasikan wewenang. Karyawan yang memperoleh delegasi wewenang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang harus dilakukan,sedangkan manajer bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap pekerjaan tersebut. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggungjawab.
Beberapa kendala dari delegasi wewenang :
1) Manajer barangkali enggan mendelegasikan wewenang karena, tidak yakin akan kemempuan bawahan, dan merasa mampu mengerjakan sendiri.
2) Karyawan kadang2 enggan menerima delegasi wewenang karena beberapa alasan, takut gagal, tidak mau menanggung resiko.
Delegasi wewenang akan berhasil dengan baik bila Manajer :
a) Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan, tidak semua pekerjaan dapat didelegasikan, pekerjaan operasional yang rutin dapat didelegasikan dengan mudah,tetapi keputusan membuat pabrik baru tidak mungkin didelegasikan begitu saja.
b) Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan.Dalam hal ini beberapa pertimbangan dapat digunakan, waktu yang dipunyai oleh karyawan, kemampuan karyawan,kesempatan yang akan dimanfaatkan karyawan.
c) Mendelegasikan tugas. Tugas didelegasikan disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang cukup, dan sedapat mungkin tugas diberikan dalam bentuk hasil yang diharapkan.
d) Menetapkan feedback. Feedback bermanfaat untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan.
SUMBER KEKUASAAN :
Ada lima dasar sumber kekuasaan yaitu : ( Dari John French dan B. Raven)
1. Kekuasaan imbalan, kekuasaan dengan kemampuan untuk memberi imbalan.
2. Kekuasaan paksaan, yaitu kekuasaan dengan ancaman atau kemungkinan hukum
3. Kekuasaan sah, yaitu wewenang formal
4. Kekuasaan referensi, yaitu kekuasaan dari keinginan penerima pengaruh untuk meniru meniru pemberi pengaruh
5 Kekuasaan ahli, kekuasaan yang memiliki pengetahuan akan bidang subyek yang spesifik dan terbatas. Hal ini merupakan sumber potensial kekuasaan saja.
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.
2. George R. Terry
Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.
3. Drs. M. Manullang
Organisasi dalam arti dinamis (Pengorganisasian) adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. Secara singkat Organisasi adalah suatu perbuatan Diferensiasi tugas-tugas.
Unsur-unsur Organisasi
1. Manusia (Human Factor), Manusia yang bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin (Bawahan)
2. Tempat kedudukan
3. Tujuan yang ingin dicapai
4. Pekerjaan yang akan dikerjakan serta adanya pembagian pekerjaan
5. Struktur, Hubungan dan kerja sama antar manusia yang satu dan lainnya.
6. Teknologi, terdapat unsur teknis
7. Lingkungan (Environment External Social System), lingkungan yang saling mempengaruhi misalnya ada sistem kerja sama sosial.
Struktur Organisasi
Dalam organisasi, struktur organisasi ialah pola formal tentang bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokan untuk menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yang disebabkan oleh kebingungan dan ketidaktentuan pemberian tu
Ada beberapa bentuk struktur organisasi yaitu
1. Struktur Organisasi (Organization Chart) berbentuk Segitiga Vertikal & Horizontal
Kebaikan : Tingkatan Manager, kedudukan setiap karyawan beserta garis perintah dan tanggung jawabnya jelas dan mudah diketahui, Posisi kedudukan karyawan (manajrial/Operasional) serta jenis wewenang setiap pejabat serta posisi Top Manajer jelas diketahui dan terlihat. Kelemahan : Top Manajer kelihatan hanya mempunyai authority kedalam organisasi saja. Bentuk struktur organisasi segitiga ini paling banyak dipergunakan oleh organisasi atau perusahaan.
2. Struktur organisasi berbentuk lingkaran
Kebaikan : Top Manajer terlihat mempunyai wewenang ke setiap penjuru dan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan.
Kelemahan : Kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas, kedudukan (posisi) staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini.
Struktur organisasi ini jarang dipergunakan dan kurang populer.
3. Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran
Struktur organisasi berbentuk setengah lingkaran ini, pada prinsipnya sama dengan yang berbentuk lingkaran dalam hal kebaikan dan kekurangan namun perbedaannya, yakni Bawahan Middle Manager terletak diluar lingkaran pertama. Bentuk ini kurang populer dan jarang digunakan orang.
4. Struktur organisasi berbentuk kerucut
Struktur yang berbentuk kerucut menunjukkan bahwa top manager-nya kolektif (Presidium beberapa orang). Pimpinan kolektif ini sering dilakukan pada organisasi “Komite atau perusahaan Firma”
Karena Perusahaan Firma diharuskan untuk semua kekayaan pribadi anggota ikut dipertaruhkan untuk membayar hutang-hutang Firma, jika Firma tersebut dilikuidasi, hal inilah yang mendorong anggota firma menganut “pimpinan kolektif untuk menghindarkan hal-hal negative apabila pimpinan puncaknya Tunggal. Pada Organisasi Komite tujuan pimpinan puncak kolektif ialah menghindari kepemimpinan otoriter atau Diktator jika pimpinan puncak seorang.
5. Struktur organisasi Berbentuk Oval
Struktur organisasi berbentuk oval ini sering dipergunakan dalam perundingan-perundingan politik. Dalam perundingan politik antar Negara yang berselisih. Biasanya meja perundingan dipakai yang berbentuk oval hal ini menunjukkan bahwa setiap Negara mempunyai peranan yang sama karena bertempat duduk dilingkaran yang sama. Semakin dekat tempat duduknya ke meja perundingan, semakin besar peranannya dalam perundingan tersebut. Struktur Organisasi bentuk ini jarang dipakai dalam perusahaan.
Macam-Macam Organisasi
Organisasi-organisasi dipelajari berdasarkan hal-hal sebagai berikut :
1. Berdasarkan Proses Pembentukannya
a. ORGANISASI FORMAL
Menurut Barnard suatu organisasi dikatakan formal bila aktivitas seorang atau lebih dikoordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Inti Organisasi Formal ialah tujuan umum yang sadar dan bahwa organisasi formal lahir bila orang-orang :
(1) dapat berkomunikasi satu sama lain
(2) bersedia untuk bertindak
(3) secara bersama-sama mempunyai satu tujuan.
Dinyatakan Wilfred Brown mengenai kehidupan organisasi yakni “semakin banyak formalisasi yang ada, semakin jelas kita akan mengetahui batas-batas kebijakan yang dikuasakan kepada kita untuk disamakan, dan yang akan menjadi tanggung jawab kita, dan bahwa kebijakan yang ditentukan menjelaskan kepada orang-orang tentang dibidang mana mereka mempunyai kebebasan untuk bertindak”.
b. ORGANISASI INFORMAL/NONFORMAL
Barnard menganggap setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk bergabung secara sadar disebut organisasi nonformal, maka semua bentuk kelompok termasuk dalam organisasi nonformal sehingga semua organisasi yang tidak formal mungkin meliputi kelompok bengkel mesin, kelompok pengatur produksi, perkumpulan bowling jum’at malam.
Menurut Louis A. Allen : organisasi informal sebagian besar berhuungan dengan apa yang dilakukan oleh orang-orang, sebab mereka adalah individu-individu terhadap tindakan-tindakan mereka dipandang dari sudut kebutuhan-kebutuhan, emosi dan tingkah laku, bukan dipandang dari sudut cara bekerja dan peraturan.
G. R. Terry mengatakan “organisasi nonformal yaitu organisasi yang terbentuk dalam suatu organisasi formal yang anggota-anggotanya terdiri dari karyawan-karyawan perusahaan bersangkutan.
2. Berdasarkan Kaitan hubungannya dengan Pemerintah
a. Organisasi Resmi, adalah organisasi yang dibentuk oleh adanya hubungan dengan Pemerintah atau harus terdaftar pada Lembaran Negara. Contoh : Jawatan-jawatan, Yayasan-Yayasan, Lembaga-lembaga Pemerintah dan perusahaan-perusahaan yang berbadan hukum.
b. Organisasi tidak resmi, adalah organisasi yang tidak ada hubungannya dengan Pemerintah atau tidak terdaftar pada Lembaran Negara seperti Organisasi-organisasi Swasta. Contohnya : Klub Bola Voli, Klub Sepak Bola, Group Kesenian, Organisasi Pendaki Gunung dan lain-lain.
3. Berdasarkan Skala (Ukuran) Besar-kecilnya
a. Organisasi Besar
b. Organisasi sedang (menengah)
c. Organisasi kecil
Skala besar kecilnya orgnaisasi bersifat relatif, karena ditentukan oleh banyak faktor tetapi besar kecilnya tersebut perlu diketahui karena akan mempengaruhi pilihan manajemen yang akan diterapkan.
4. Berdasarkan Tujuannya
a. Public Organization (Organisasi Sosial), adalah organisasi yang non profit karena tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum tanpa perhitungan rugi-laba contohnya adalah Yayasan-yayasan sosial dan lain-lain.
b. Business Organization (organisasi perusahaan) yakni organisasi yang didirikan untuk tujuan komersial (mendapatkan laba) dan semua tindakannya bermotifkan laba (profit motive) karena jika organisasi perusahaan tidak memberikan laba lagi maka tidak rasional untuk melanjutkan kembali.
Dilihat dari bidang usaha organisasi perusahaan ini dikenal perusahaan-perusahaan Produksi, perdagangan dan pemberi jasa.
5. Dilihat dari segi hukum dibedakan antara perusahaan perseorangan (single partnership) dan perusahaan milik bersama (partnership) misalnya : Firma, CV, Koperasi dan Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
6. Berdasarkan Organization Chart (Bagan Organisasinya)
a. Berbentuk segitiga vertical (Arrangement Chart)
b. Berbentuk segitiga horizontal
c. Berbentuk kerucut vertical/horizontal
d. Berbentuk lingkaran atau setengah lingkaran
e. Berbentuk bulat telur (oval)
7. Berdasarkan Tipe-tipe atau Bentuknya
a. Organisasi berpimpinan puncak tunggal ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak satu orang.
Bisa kita lihat pada perusahaan-perusahaan perseorangan dimana walaupun terdiri dari banyak orang, pimpinan puncaknya hanya terdiri dari satu orang.
b. Organisasi berpimpinan puncak Dewan ialah organisasi yang mempunyai pimpinan puncak lebih dari satu orang (Dewan), misalnya perusahaan-perusahaan yang berbentuk perseroan terbatas dan firman.
8. Bentuk Organisasi berdasarkan Hubungan-hubungan Wewenangnya
a. Organisasi Garis (Lini)
Wewenang lini (Line Authority) adalah yang menimbulkan tanggung jawab atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan. Organisasi lini diciptakan oleh Henry Fayol adalah organisasi yang semata-mata mempunyai hubungan wewenang lini dalam organisasinya, biasnaya organisasi ini dipakai perusahaan-perusahaan kecil saja. Pendelegasian wewenang dan pelaoran tanggun gjawab dari bawahan ke atasan dilakukan dengan garis vertical terpendek, perintah-perintah hanya diberikan kepada atasan yang bersangkutan. Organisasi lini bercirikan organisasi yang masih kecil dan sederhana dengan karyawan yang relatif sedikit dan tingkat spesialisasi yang kecil.
b. Organisasi Garis (Lini) dan Staf
Wewenang staf adalah wewenang untuk membantu agar orang yang mempunyai wewenagn lini bekerja secara efektif dalam mencapai tujuan-tujaun perusahaan. Dalam organisasi yang berbentuk demikian terdapat wewenang garis dan wewenang staf dan diantara keduanya terdapat hubungan.
Organisasi dengan bentuk ini biasnaya organisasi berskala besar, dengan jumlah karyawan yang besar dan sudah terdapat spesialisasi, misalnya ; Perusahaan-perusahaan yang menyusun struktur organisasi berdasarkan fungsi-fungsi perusahaan.
c. Organisasi Fungsional
Wewenang fungsional adalah wewenang yang diberikan kepada seseorang atau departemen untuk dapat mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berada di departemen-departemen lain, maka organisasi fungsional adalah suatu organisasi yang disusun berdasrakan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja mendapat perhatian yang sungguh-sungguh. Pembagian kerja didasarkan pada “spesialisasi” yang sangat mendalam karena setiap pejabat hanya mengerjakan suatu pekerjaan yang sesuai dengan spesialisasinya.
Organisasi fungsional bercirikan pembidangan secara jelas dapat dibedakan, Bawahan mempunyai beberapa atasan dan terdapat 2 wewenang yakni, wewenang lini dan wewenang fungsi yang menciptakan organisasi fungsional adalah F.W. Taylor.
d. Organisasi lini, staff dan fungsional
Organisasi tipe ini merupakan kombinasi dari organisasi “lini, staff dan fungsional” dan biasanya diterapkan pada organisasi besar serta kompleks. Pada tingkat Dewan Komisaris (Board of Director) diterapkan tipe organisasi lini dan staf, sedangkan pada tingkat Middle Manager diterapkan tipe organisasi fungsional.
Baca Lengkap di Potret Pertanian
e. Organisasi Komite, adalah suatu organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya yang kolektif. Organisasi Komite (Panitia = Committees Organization) mengutamakan pimpinan sehingga dalam organisasi ini terdapat pimpinan “Kolektif/Presidium/Plural Executive” dan bersifat manajerial kemudian juga bisa bersifat formal dan informal, komite-komite dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas wewenang yang dibagikan secara khusus.
Organisasi komite bersifat tetap jika pada anggotanya ditetapkan berdasarkan fungsi dan jabatannya, dan bersifat “sementara” jika para anggotanya ditetapkan berdasarkan orangnya.
Anggota Organisasi Komite dikelompokkan atas Executive Committee (Pimpinan Komite) yakni para anggota yang mempunyai wewenang garis/line authority dan dikelompokkan juga sebagai Staff Committee yang para anggota yang mempunyai wewenang staff/staff authority. Organisasi ini bercirikan : Pembagian tugas yang jelas dan tertentu, wewenang anggota sama besarnya, para pelaksana dikelompokkan menurut bidanya dan keputusan merupakan keputusan semua anggotanya.
Prinsip-Prinsip Organisasi
Agar suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik diperlukan prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman, yakni :
1. Prinsip perumusan tujuan
Sebelum organisasi tersebut disusun terlebih dahulu harus ada tujuan yang mendasari pendirian organisasi. Tujuan ini akan menentukan aktivitas-aktivitas apa saja yang dibutuhkan untuk mencapainya secara efisien dan efektif.
2. Prinsip pembagian kerja
Aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perlu dibagi menjadi kelompok-kelompok aktivitas, sehingga masing-masing bagian tugas dapat dijalankan secara bertanggung jawab.
3. Prinsip pendelegasian wewenang
Setelah pembagian aktivitas dilakukan maka selanjutkanya dilakuakan delegasi wewenang supaya suatu bagian dapat menjalankan aktivitas-aktivitasnya dan dituntut tanggung jawabnya.
4. Prinsip koordinasi
Setelah tahapan pembagian aktivitas dan pendelegasian wewenang, diperlukan koordinasi dari berbagai bagian. Prinsip ini bertujuan supaya bagian-bagian tidak berjalan sendiri-sendiri sebab aktivitas-aktivitas yang dijalankan disuatu bagian mempengaruhi dan dipengaruhi oleh bagian-bagian lainnya.
5. Prinsip rentang manajemen
Efisiensi dan efektifitas pengendalian bawahan langsung dipengaruhi oleh rentang manajemen, yaitu beberapa bawahan langsung yang dapat diawasi secara efisien dan efektif.
6. Prinsip tingkat pengawasan
Berjalannya suatu organisasi tidak dapat dijamin mencapai tujuan bila tidak ada pengawasan, maka penyusunan organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan supaya pengawasan dimudahkan.
7. Prinsip kesatuan perintah
Dalam organisasi seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasa. Bawahan hanya menerima perintah dari atasannya dan bahanya bertanggung jawab kepada atasannya.
Tingkat Organisasi dan Rentang Manajemen
Ada alasan organisasi untuk membuat kerja sama manusia itu efektif, namun kita menemukan sebab adanya tingkat organisasi adalah karena keterbatasan rentang manajemen. Dengan kata lain, karena keterbatasan pada jumlah orang yang bisa diawasi seorang manajer meskipun batas tersebut berbeda tergantung pada situasi hasilnya adalah tingkat-tingkat organisasi.
Semakin besar perusahaan atau semakin sempit rentangnya, maka semakin banyak jumlah tingkat organisasi. Struktur organisasi yang banyak tingkatnya dan departemennya akan menyebabkan kerumitan dan kerugian.
Dalam mencari jawaban tentang berapa jumlah bawahan yang dapat diawasi secara efektif oleh seorang manajer, bahwa selain kapasitas-kapasitas pribadi seperti mengerti dan cepat, biasa bergaul dengan orang-orang dan mendorong ksetiaan serta hormat, salah satu penentu adalah kemampuan Manajer untuk mengurangi pengaruh frekuensi dan pengaruh waktu dari hubungan atasan-bawahan. Tujuh faktor umum yang mempengaruhi secara material jumlah dan frekuensi hubungan-hubungan tersebut, yakni :
1. Pelatihan Para Bawahan
Bawahan-bawahan yang dilatih dengan baik tidak memerlukan begitu banyak waktu manajer tapi juga tidak memerlukan begitu banyak kontak dengan atasan mereka.
2. Kejelasan Pendelegasian Otoritas
Kalau seorang manajer dengan jelas mendelegasi otoritas untuk melaksanakan tugas yang didefinisikan dengan baik, maka seorang bawahan yang terlatih akan dapat meneyelesaikannya dengan waktu dan perhatian sang manajer yang minim
3. Kejelasan Perencanaan
Apabila rencana-rencana tidak dapat dibuat secara akurat dan para bawahan harus melakukan banyak dari perencanaan mereka sendiri, keputusan mereka mungkin memerlukan banyak sekali bimbingan.
4. Laju Perubahan
Laju perubahan itu penting dalam menentukan sampai taraf mana kebijakan dapat dirumuskan dan stabilitas kebijakan daapt dirumuskan dan stabilitas kebijakan yang dirumuskan dapat dipertahankan.
5. Penggunaan Standar Sasaran
Seorang manajer baik dengan pengamatan pribadi maupun penggunaan standar-standar sasaran, apakah para bawahan tersebut mengikuti rencana-rencana.
6. Teknik-teknik Komunikasi
Standar tujuan mengenai pengawasan adalah sejenis sarana komunikasi, kemampuan seorang eksekutif untuk mengkomunikasikan rencana-rencana dan instruksi-instruksi dengan jelas dan ringkas juga cenderung untuk menambah rentang seorang manager.
7. Banyaknya kontak pribadi
Banyak hal dalam manajemen menuntut hubungan tatap muka k arena banyak situasi yang tidak biasa ditangani secara sempurna dengan laporan-laporan teknis, memorandum, laporan kebijakan, dokumen perencanaan atau komunikasi-komunikasi lainnya yang tidak memerlukan konta pribadi karena ada pula situasi-situasi lian dimana cara terbaik untuk mengkomunikasikan suatu masalah mengajar seorang bawahan atau mendapatkan “perasaan” langsung megnenai bagaimana orang sungguh-sungguh berpebendapat mengenai suatu masalah, berarti menyediakan waktu untuk kontak pribadi yang perlahan-lahan.
Departemensasi
Departemensasi adalah usaha mengelompokkan aktivitas-aktivitas orang-orang kedalam departemen-departemen. “Departemen” menandakan suatu bidang, divisi atau cabang suatu perusahaan dimana seorang manajer mempunyai wewenang untuk melaksanakan aktivitas khsusus, setiap organisasi terdiri dari beberapa Departemen (Bagian Divisi Kerja = Subsistem).
Asas pendepartemenan adalah mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang sama dan berkaitan erat kedalam suatu unit kerja (bagian) dan dasar-dasar pendepartemenan (basic departementation) ditentukan berdasarkan :
1. Enterprise Function (Fungsi-fungsi perusahaan)
Pengelompokkan berdasarkan Enterprise function, adalah :
a. Departemen Produksi (Technical)
b. Departemen Perdagangan (Commercial)
c. Departemen Keuangan (Financial)
d. Departemen Keamanan (Security)
e. Departemen Pembukuan (Accounting)
f. Managerial (Kepemimpinan)
2. Management Function (Fungsi-fungsi manajemen)
Pengelompokkan berdasarkan Management Function, departemen yang ada dalam perusahaan itu adalah :
a. Bagian Pengembangan (Planning & Organization)
b. Urusan Sumber Daya Manusia (USDM = Staffing)
c. Pelaksana (Operaisonal = Directing)
d. Audit (Pengendalian = Controlling)
3. Process Product (Proses Produksi)
Bila pengelompokkan dilakukan atas proses produksi, misalnya pabrik tekstil, maka unit-unit kerja yang ada dalam pabrik tekstil itu adalah “Bagian pemintalan, Bagian Pertenunan, Bagian Pencelupan dan Bagian Finishing”.
4. Product (Dasar produk/hasil)
Departemen yang terdapat dalam perusahaan berdasarkan product itu tergantung banyaknya jenis produksi/hasilnya. Misalnya : Pabrik mobil Toyota, produksinya Toyota Corolla, Toyota Kijang dan Toyota Corona.
5. Customer (Dasar pasar/langganan)
Pendepartemenan berdasarkan customer maka bagian yang terdapat dalam perusahaan itu sesuai dengan barang-barang yang dijual. Misalnya : pada sebuah toko buku besar, akan terdapat bagian-bagian buku agama, bagian uku sosial, bagian buku matematika, bagian buku kedokteran dan lain sebagianya.
6. Territory (Dasar wilayah/tempat)
Didasarkan atas wilayah maka unit-unit kerja yang ada dalam organisasi perusahaannya itu sesuai dengan daerah operasinya. Pendepartemenan organisasi menurut wilayah memberikan peluang pada pengumpulan dan penyampaian informasi yang lebih cepat sehingga mampu memberikan reaksi yang cepat dan tepat terhadap masalah-masalah setempat. Contohnya : Pusat pemasaran di Jakarta, daerah penjualannya di Bandung, Bogor dan Cirebon.
7. Time (Dasar waktu/shift)
Pendepartemenan berdasarkan atas time, maka dalam organisasi perusahaan pengelompokkan didasarkan waktu/shift kerja. Contohnya : perusahaan pabrik yang bekerja selama 24 jam, maka bagian/kelompok kerja dibagi atas “shift pagi, shift sore dan shift malam”.
8. Simple number (Dasar jumlah)
Pengelompokkan atas simple number, maka dalam organisasi perusahaan itu terdapat “kelompok/regu satu, regu dua dan regu tiga”. Penentuan jumlah kelompok/regu didasarkan pada urutan angka. Misalnya : regu satu nomor 1 s.d. 50, regu dua 51 s.d. 100 dan regu tiga 101 s.d 150, jadi setiap kelompok/regu kerja terdiri dari 50 orang yang dipimpin oleh seorang mandor.
9. Combination
Pendepartemenan atas gabungan dari pendepartemenan-pendepartemenan diatas (Fungsi perusahaan, fungsi manajemen, fungsi pemasaran dan lain-lain) dalam organisasi perusahaan besar atau multinasional sering dilakukan.
10. Matriks
Organisasi matriks atau jaringan atau manajemen “proyek” atau produk, meskipun manajemen proyek murni tidak perlu menyiratkan suatu jaringan atau matriks. Inti dari manajemen matriks, adalah penggabungan bentuk fungsional dan produksi dari departementasi dalam struktur organisasi yang sama.
WEWENANG
1. Pandangan klasik
Menurut pandangan klasik wewenang datang dari tingkat atas, kemudian secara bertahap diturunkan ke tingkat yang paling bawah. Menurut pandangan ini manajer mempunyai hak untuk memerintah,karena merasa dari tingkatan yang lebih tinggi dan karyawan mempunyai kewajiban untuk menjalankan perintah tersebut.
2. Pandangan penerimaan
Menurut pandangan ini, sudut pandang wewenang adalah penerima perintah, bukannya pemberi perintah. Pandangan ini dimulai dengan pengamatan bahwa tidak semua perintah dipatuhi oleh penerima perintah. Penerima perintah dapat menentukan apakah ia akan menerima perintah atau tidak. Chester I Barnard merupakan salah satu pendukung pandangan tersebut mengatakan, seseorang akan menerima perintah apabila dipenuhi 4 kondisi sbb:
1. Dia dapat memahami komunikasi
2. Percaya bahwa perintah tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
3. Perintah tersebut tidak bertentangan dengan kepentingannya secara keseluruhan
4. Secara fisik dan mental mampu menjalankan perintah tersebut.
WEWENANG LINI DAN STAFF
Dalam organisasi, wewenang dapat dibedakan menjadi wewenang lini , wewenang staf,dan wewenang fungsional
WEWENANG LINI
Dipunyai oleh manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung. Dalam bagan organisasi wewenang lini digambarkan oleh garis yang menghubungkan manajemen puncak sampai ke manajemen tingkat bawah. Wewenang lini akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya tergantung tujuan organisasi. Pada perusahaan kecil barangkali semua manajer merupakan manajer lini, pada saat perusahaan tumbuh menjadi besar,staf yang lebih spesialis diperlukan untuk membantu manajer lini.
WEWENANG STAFF
Wewenang staf dilakukan oleh orang atau kelompok orang yang memberikan jasa atau nasehat kepada manajer lini, biasanya disebut Staf ahli. Disebut Staf ahli karena spesialisasi yang dipunyai memberikan nasehat kepada manajer. Dimana nasehat tersebut kemudian dipakai sebagai pertimbangan untuk pengambilan keputusan oleh manajer.
WEWENANG FUNGSIONAL
Kadang2 organisasi mempunyai manajer atau departemen yang mempunyai wewenang fungsional. Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikan wewenang fungsional
Pendelegasian Wewenang
Tanpa wewenang atau kuasa untuk menjalankan kebijaksanaan dalam mengambil keputusan yang diberikan kepada manajer, berbagai departemen tidak bisa menjadi kesatuan yang bekerja lancar, dan yang disepadankan demi pencapaian tujuan perusahaan. Hubungan wewenang, apakah vertical atau horizontal merupakan faktor yang membuat adanya organisasi. Tujuan utama delegasi ialah untuk memungkinkan adanya organisasi. Wewenang didelegasikan apabila kuasa pengambilan keputusan diberikan kepada seorang atasn.
Proses keseluruhan dari pendelegasian meliputi,
1. Penentuan hasil yang diharapkan,
2. Pemberian tugas
3. Pendelegasian wewenang untuk pelaksanaan tugas,
4. Tuntutan tanggung jawab untuk pelaksanaan tugas
Apakah wewenang itu harus dikonsentrasikan atau disebarkan di seluruh organisasi bukanlah semata-mata soal wewenang jenis apa tetapi soal berap abanyak wewenang, maka ada Desentralisasi wewenang yakni suatu aspek fundamental dari penyerahan atau pendelegasian, sampai seberapa jauh wewenang itu tidak didelegasikan maka wewenang itu disentralisir.
Tujuan daripada pemberian kekuasaan ialah untuk memperoleh Organisasi yang efektif dan effisien dalam melaksanakan tujuan, dengan biaya,,material dan waktu yang minimal.
Seorang atasan tidak dapat memberikan kekuasaan yang dimilikinya kepada bawahannya, karena seluruh proses dari pemberian kekuasaan mengandung kewajiban terhadap tugas2 dan tanggung jawab dari tindakan yang telah dilakukan untuk mencapai tugas2 tersebut.
Dalam praktek proses ini tidak dapat dipisahkan sebab kewajiban daripada tugas tidak disertai kekuasaan untuk melaksanakannya adalah tidak ada artinya. Demikian juga pemberian kekuasaan tanpa diberikan daerah kekuasaan tidak akan berguna. Jadi dalam arti yang sebenarnya, kekuasaan itu tidak diberikan pada orang melainkan diberikan jabatan didalam organisasi, tapi karena jabatan itu dipegang orang maka sering kita sebut pemberian kekuasaan pada orang.
Ada 4 macam kekuasaan, Shared Authority, Splintered Authority, Recovery of delegated Authority, dan Centralization and decentralization of authority.
1) Shared Authority. Adalah kekuasaan mengenai sesuatu keadaan tertentu yang dibagikan pada bawahan,dimana keputusan terakhir masih dipegang oleh yang memberi kuasa.
2) Splintered Authority. Splintered Authority timbul apabila suatu persoalan tidak dapat dipecahkan atau diputuskan tanpa penggabungan kekuasaan dari 2 manager atau lebih. Jadi seorang atasan tidak dapat mengambil keputusan,apabila atasan lainnya yang duduk dalam tingkat yang sama belum mengambil persetujuan atas putusan itu.
3) Recovery of delegated authority.Semua pemberian kekuasaan dapat ditarik lagi oleh pemberi kuasa, dimana ini merupakan sifat dari kekuasaan.
4) Centralization and decision authority. Pemberi kekuasaan dari atasan kepada bawahan dapat dibuat dalam tingkat yang luas/sempit. Bila manager condong untuk memberikan kekuasaan lebih banyak kepada bawahan maka disebut decentralization of authority, sebaliknya bila manager lebih condong untuk tidak memberikan kekuasaan disebut centralization of authority.
Agar pemberian kekuasaan dapat efektif , maka harus :
1. Membuat suatu rencana yang tegas dan jelas
2. Menetapkan kewajiban dan kekuasaan dengan batas2 tertentu dan jelas
3. Memelihara komunikasi yang terbuka
4. Menetapkan pengontrolan yang layak
5. Memberikan hadiah kepada mereka yang melakukan pekerjaan yang efektif.
Delegasi wewenang dapat diartikan sebagai penugasan wewenang dan tanggung jawab formal organisasi kepada orang lain, dalam hal ini karyawan. Wewenang dapat didelegasikan sesuai dengan prinsip skalar dari manajemen klasik, yang mengatakan bahwa garis wewenang harus ditetapkan dengan jelas dari manajemen puncak sampai karyawan paling bawah. Sedangkan tanggung jawab tetap pada manajer yang mendelegasikan wewenang. Karyawan yang memperoleh delegasi wewenang bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang harus dilakukan,sedangkan manajer bertanggungjawab secara keseluruhan terhadap pekerjaan tersebut. Delegasi wewenang bukan merupakan pelepasan tanggungjawab.
Beberapa kendala dari delegasi wewenang :
1) Manajer barangkali enggan mendelegasikan wewenang karena, tidak yakin akan kemempuan bawahan, dan merasa mampu mengerjakan sendiri.
2) Karyawan kadang2 enggan menerima delegasi wewenang karena beberapa alasan, takut gagal, tidak mau menanggung resiko.
Delegasi wewenang akan berhasil dengan baik bila Manajer :
a) Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan, tidak semua pekerjaan dapat didelegasikan, pekerjaan operasional yang rutin dapat didelegasikan dengan mudah,tetapi keputusan membuat pabrik baru tidak mungkin didelegasikan begitu saja.
b) Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan.Dalam hal ini beberapa pertimbangan dapat digunakan, waktu yang dipunyai oleh karyawan, kemampuan karyawan,kesempatan yang akan dimanfaatkan karyawan.
c) Mendelegasikan tugas. Tugas didelegasikan disertai dengan informasi dan pemberian wewenang yang cukup, dan sedapat mungkin tugas diberikan dalam bentuk hasil yang diharapkan.
d) Menetapkan feedback. Feedback bermanfaat untuk memonitor kemajuan yang dicapai oleh bawahan.
SUMBER KEKUASAAN :
Ada lima dasar sumber kekuasaan yaitu : ( Dari John French dan B. Raven)
1. Kekuasaan imbalan, kekuasaan dengan kemampuan untuk memberi imbalan.
2. Kekuasaan paksaan, yaitu kekuasaan dengan ancaman atau kemungkinan hukum
3. Kekuasaan sah, yaitu wewenang formal
4. Kekuasaan referensi, yaitu kekuasaan dari keinginan penerima pengaruh untuk meniru meniru pemberi pengaruh
5 Kekuasaan ahli, kekuasaan yang memiliki pengetahuan akan bidang subyek yang spesifik dan terbatas. Hal ini merupakan sumber potensial kekuasaan saja.
PENGERTIAN PENGGERAKAN
Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.
Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya. Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.
Definisi fungsi pengarahan ini dikemukan para penulis sebagai berikut :
G.R. Terry
Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.
Koontz dan O’Donnel
Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Jadi pengarahan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha. Pengarahan ini dapat dilakukan dengan cara persuasif atau bujukan dan instrufi, tergantung cara mana yang paling efektif.
Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar oleh karyawan yang ditugasi untuk itu.
Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan atau Directing adalah :
•Tingkah laku manusia (Human Behaviour)
•Hubungan Manusiawi (Human Relation)
•Komunikasi (Communication)
•Kepemimpinan (Leaderships)
Tingkah Laku Manusia
Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain, ini berarti pimpinan menyuruh para bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pimpinan dalam membina kerja sama mengarahkan dan mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia.
Tingkah laku manusia dapat kita ketahui dengan mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi, psiologi social, psiologi manajemen.
Manusia dalam berkelompok mempunyai latar belakang yang heterogin, seperti jenis kelamin, umur, pendidikan, agama, kebudayaan, kepentingan dan lain sebagainya. Tetapi disamping perbedaan ini juga terdapat persamaan, seperti kebutuhan (needs) untuk makan, minum, keamanan, keturunan atau biologis, persamaan kebutuhan inilah yang membentuk kerjasama dan hidup berkelompok.
Needs atau kebutuhan adalah yang diperlukan oleh setiap orang, sedang wants (keinginan) adalah yang ditentukan oleh cita-cita seseorang.
Para penulis yang mengemukakan tingkah laku manusia, diantaranya :
Elton Mayo (1880 – 1049)
F.W Taylor dalam teori klasik, mengemukakan bahwa kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal atau biologis saja, yaitu gaji dan kesejahteraan (konpensasi) yang besar. Menurut teori klasik ini, jika kompensai dinaikan maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat. Hal ini mendorong Elton Mayo Cs. untuk mengadakan penelitian pada perusahaan lampu pijar. Penelitian ini disebut Hawton Study yang dilakukan dengan membagi karyawan kedalam dua ruangan A dan B.
Pada ruangan A diadakan perbaikan ventilasi, penerangan dan pengarahan secara persuasive, sedang pada ruangan B tidak. Hasilnya ternyata produktivitas kerja karyawan diruangan A meningkat walaupun kompensasi tidak dinaikan sedang di B tetap. Berdasarkan penelitian ini terbukti bahwa kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan konpesasi saja, tetapi mereka membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana yang baik, dan sebagainya.
Elton Mayo menyimpulkan hasil penelitiannya sebagai berikut :
1.Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi dan menggunakan data, informasi dan alat-alat kemanusiaan pula
2.Moral dan semangat kerja lebih besar peranan dan pengaruhnya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan daripada kompensasi. Moral adalah suatu keadaan yang berhubungan erat dengan kondisi mental seseorang.
3.Perilaku yang baik dan wajar terhadap karyawan lebih besar pengaruhnya untuk peningkatan produktivitas kerja daripada tingkat kompensasi yang besar, walaupun kompensasi juga penting.
Douglas Mc. Gregor
Douglas Mc. Gregror mengemukakan Teory X dan Teory Y tentang tingkah laku manusia atau karyawan dalam perusahaan. Teori ini mengemukakan bahwa manusia secara jelas dan tegas dikelompokan atas manusia penganut Teori X dan Teori Y.
Teori X mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan itu malas dan tidak suka bekerja
2.Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindari tanggung jawab
3.Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah, dan diawasi
4.Karyawan lebih suka mementingkan diri sendiri dan kurang memperdulikan sasaran perusahaan.
Oleh karena itulah para karyawan harus dikendalikan, dipaksa dan diarahkan agar perusahaan dapat mencapai sasarannya.
Teory Y mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan rajin dan sesungguhnya bekerja sama.
2.Lazimnya karyawan dapat memikul tanggung jawab dan berambisi untuk maju.
3.Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan mengembangkan dirinya untuk mencapai sasaran yang optimal.
D. Yung mengemukakan bahwa sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari “keturunan dan lingkungan” nya. Tipe tingkah laku seseorang menurut D. Yung dibagi dalam Introverse, Extroverse dan Ambiverse.
Tipe Introverse, jika perhatiannya terutama diarahkan kedalam dirinya sendiri. orang introverse ciri-cirinya adalah egoistis, pendiam, senang menyendiri, kurang bisa bergaul dan selalu mengutamakan kepentingan pribadinya daripada kepentingan umum.
Tipe Extroverse, jika perhatiannya ditujukan kesekelilingnya. Orang extroverse ini ciri-cirinya adalah berhati terbuka, sosial, gembira, ramah tamah, luas pergaulan dan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi.
Tipe Ambiverse adalah orang-orang yang tingkah lakunya berada diantara Introverse dan Extroverse.
Clare W. Graves
Ia membedakan tujuh pola tingkah laku manusia yang disusunnya dengan urutan istimewa
1.Tipe Autistik
Hidupnya seperti tumbuh-tumbuhan. Ia kurang atau bahkan tidak punya daya uang dan dalam arti umum tidak dapat dikaryakan.
2.Tipe Animistik
Ia sadar akan lingkungannya, tetapi kurang memahaminya. Motifnya yang paling Dominan adalah mempertahankan kelangsungan hidup, tetapi ia dikuasai oleh hal-hal klenik dan praktek-praktek yang aneh-aneh.
3.Tipe Kejutan
Ia hanya akan memanfaatkan peluang jika tidak ada risiko yang mengancam keamanan dirinya. Orang macam ini sulit diatur dan tekanan yang meningkat serta aturan yang ketat hanya akan menjadikannya lebih buruk lagi.
4.Tipe Sosio senstris
Orangnya rindu akan suasana kerja yang menyenangkan ia mendahulukan masalah-masalah sosial daripada masalah-masalah pribadi atau material.
5.Tipe Agresif dan gila kuasa
Ia lebih suka mengatur diri sendiri, dan menentang tradisi dan tata tertib yang telah mapan.
6.Tipe Agresif Individualistis
Orang yang mempercayakan dirinya sendiri, bertanggung jawab, berkiblat pada tujuan bukan pada sasaran. Ia benci akan perincian metode dan ia tidak menyukai tugas yang dipaksakan.
PERINTAH SATU ASPEK DARI KOMUNIKASI
Suatu perusahaan hanya akan merealisasi tujuannya jika setiap petugas bekerja secara efisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan petugas yang lainnya. Salah satu faktor yang memungkinkan terjadinya disebut terakhir ini ialah adanya hubungan yang baik antara petugas didalam perusahaan, terlebih-lebih antara pimpinan dengan bawahan.
Komunikasi kedalam itu sesuai dengan tujuan kepada siapa warta itu disampaikan, dibedakan pula atas dua macam, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal berarti proses penyampaian sesuatu warta dari pihak intinya kepada pihak pegawai atau sebaliknya.
Jenis-jenis Perintah
1.Perintah Lisan
Para penulis sependapat bahwa perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan apabila :
1.Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana
2.Dalam keadaan darurat
Selain dalam kedua hal tersebut diatas, perintah lisan dapat pula dipergunakan dalam keadaan-keadaan sebagai berikut :
a)Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah
b)Perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat
c)Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar
2.Perintah Tertulis
Perintah tertulis mengadung perbaikan-perbaikan sebagai berikut :
1.Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran
2.Adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya
3.Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan diseluruh unsur organisasi.
Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sebagai berikut :
a)Pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti.
b)Bila pegawai yang diperintah berada di daerah lain.
c)Jika pegawai yang diperintah sering lupa.
Pengertian actuating secara bahasa adalah pengarahan atau dengan kata lain pergerakan pelaksanaan, sedang pengertian secara istilah actuating (pengarahan) adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dengan kata lain actuating adalah suatu usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan dengan berpedoman pada perencanaan (planning) dan usaha pengorganisasian.
Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif melaksanakannya. Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya. Demikian juga proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.
Definisi fungsi pengarahan ini dikemukan para penulis sebagai berikut :
G.R. Terry
Pengarahan adalah membuat semua anggota kelompok, agar mau bekerjasama dan bekerja secara ikhlas serta bergairah untuk mencapai tujuan sesuai dengan perencanaan dan usaha pengorganisasian.
Koontz dan O’Donnel
Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata. Jadi pengarahan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur segala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakan sesuatu kegiatan usaha. Pengarahan ini dapat dilakukan dengan cara persuasif atau bujukan dan instrufi, tergantung cara mana yang paling efektif.
Pengarahan disebut efektif, jika dipersiapkan dan dikerjakan dengan baik serta benar oleh karyawan yang ditugasi untuk itu.
Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan atau Directing adalah :
•Tingkah laku manusia (Human Behaviour)
•Hubungan Manusiawi (Human Relation)
•Komunikasi (Communication)
•Kepemimpinan (Leaderships)
Tingkah Laku Manusia
Manajemen adalah mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain, ini berarti pimpinan menyuruh para bawahannya untuk mengerjakan sebagian dari tugas-tugasnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Pimpinan dalam membina kerja sama mengarahkan dan mendorong gairah kerja para bawahannya, perlu memahami tingkah laku manusia.
Tingkah laku manusia dapat kita ketahui dengan mempelajari psikologi, sosiologi, antropologi, psiologi social, psiologi manajemen.
Manusia dalam berkelompok mempunyai latar belakang yang heterogin, seperti jenis kelamin, umur, pendidikan, agama, kebudayaan, kepentingan dan lain sebagainya. Tetapi disamping perbedaan ini juga terdapat persamaan, seperti kebutuhan (needs) untuk makan, minum, keamanan, keturunan atau biologis, persamaan kebutuhan inilah yang membentuk kerjasama dan hidup berkelompok.
Needs atau kebutuhan adalah yang diperlukan oleh setiap orang, sedang wants (keinginan) adalah yang ditentukan oleh cita-cita seseorang.
Para penulis yang mengemukakan tingkah laku manusia, diantaranya :
Elton Mayo (1880 – 1049)
F.W Taylor dalam teori klasik, mengemukakan bahwa kebutuhan karyawan hanyalah kebutuhan tunggal atau biologis saja, yaitu gaji dan kesejahteraan (konpensasi) yang besar. Menurut teori klasik ini, jika kompensai dinaikan maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat. Hal ini mendorong Elton Mayo Cs. untuk mengadakan penelitian pada perusahaan lampu pijar. Penelitian ini disebut Hawton Study yang dilakukan dengan membagi karyawan kedalam dua ruangan A dan B.
Pada ruangan A diadakan perbaikan ventilasi, penerangan dan pengarahan secara persuasive, sedang pada ruangan B tidak. Hasilnya ternyata produktivitas kerja karyawan diruangan A meningkat walaupun kompensasi tidak dinaikan sedang di B tetap. Berdasarkan penelitian ini terbukti bahwa kebutuhan karyawan bukan hanya peningkatan konpesasi saja, tetapi mereka membutuhkan perlakuan yang baik, prasarana yang baik, dan sebagainya.
Elton Mayo menyimpulkan hasil penelitiannya sebagai berikut :
1.Masalah manusia hanya dapat diselesaikan secara manusiawi dan menggunakan data, informasi dan alat-alat kemanusiaan pula
2.Moral dan semangat kerja lebih besar peranan dan pengaruhnya untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan daripada kompensasi. Moral adalah suatu keadaan yang berhubungan erat dengan kondisi mental seseorang.
3.Perilaku yang baik dan wajar terhadap karyawan lebih besar pengaruhnya untuk peningkatan produktivitas kerja daripada tingkat kompensasi yang besar, walaupun kompensasi juga penting.
Douglas Mc. Gregor
Douglas Mc. Gregror mengemukakan Teory X dan Teory Y tentang tingkah laku manusia atau karyawan dalam perusahaan. Teori ini mengemukakan bahwa manusia secara jelas dan tegas dikelompokan atas manusia penganut Teori X dan Teori Y.
Teori X mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan itu malas dan tidak suka bekerja
2.Umumnya karyawan tidak berambisi dan menghindari tanggung jawab
3.Karyawan lebih suka dibimbing, diperintah, dan diawasi
4.Karyawan lebih suka mementingkan diri sendiri dan kurang memperdulikan sasaran perusahaan.
Oleh karena itulah para karyawan harus dikendalikan, dipaksa dan diarahkan agar perusahaan dapat mencapai sasarannya.
Teory Y mengemukakan, bahwa :
1.Rata-rata karyawan rajin dan sesungguhnya bekerja sama.
2.Lazimnya karyawan dapat memikul tanggung jawab dan berambisi untuk maju.
3.Karyawan selalu berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan mengembangkan dirinya untuk mencapai sasaran yang optimal.
D. Yung mengemukakan bahwa sifat dan tingkah laku manusia terbentuk dari “keturunan dan lingkungan” nya. Tipe tingkah laku seseorang menurut D. Yung dibagi dalam Introverse, Extroverse dan Ambiverse.
Tipe Introverse, jika perhatiannya terutama diarahkan kedalam dirinya sendiri. orang introverse ciri-cirinya adalah egoistis, pendiam, senang menyendiri, kurang bisa bergaul dan selalu mengutamakan kepentingan pribadinya daripada kepentingan umum.
Tipe Extroverse, jika perhatiannya ditujukan kesekelilingnya. Orang extroverse ini ciri-cirinya adalah berhati terbuka, sosial, gembira, ramah tamah, luas pergaulan dan mengutamakan kepentingan umum diatas kepentingan pribadi.
Tipe Ambiverse adalah orang-orang yang tingkah lakunya berada diantara Introverse dan Extroverse.
Clare W. Graves
Ia membedakan tujuh pola tingkah laku manusia yang disusunnya dengan urutan istimewa
1.Tipe Autistik
Hidupnya seperti tumbuh-tumbuhan. Ia kurang atau bahkan tidak punya daya uang dan dalam arti umum tidak dapat dikaryakan.
2.Tipe Animistik
Ia sadar akan lingkungannya, tetapi kurang memahaminya. Motifnya yang paling Dominan adalah mempertahankan kelangsungan hidup, tetapi ia dikuasai oleh hal-hal klenik dan praktek-praktek yang aneh-aneh.
3.Tipe Kejutan
Ia hanya akan memanfaatkan peluang jika tidak ada risiko yang mengancam keamanan dirinya. Orang macam ini sulit diatur dan tekanan yang meningkat serta aturan yang ketat hanya akan menjadikannya lebih buruk lagi.
4.Tipe Sosio senstris
Orangnya rindu akan suasana kerja yang menyenangkan ia mendahulukan masalah-masalah sosial daripada masalah-masalah pribadi atau material.
5.Tipe Agresif dan gila kuasa
Ia lebih suka mengatur diri sendiri, dan menentang tradisi dan tata tertib yang telah mapan.
6.Tipe Agresif Individualistis
Orang yang mempercayakan dirinya sendiri, bertanggung jawab, berkiblat pada tujuan bukan pada sasaran. Ia benci akan perincian metode dan ia tidak menyukai tugas yang dipaksakan.
PERINTAH SATU ASPEK DARI KOMUNIKASI
Suatu perusahaan hanya akan merealisasi tujuannya jika setiap petugas bekerja secara efisien dan ada kerjasama antara petugas yang satu dengan petugas yang lainnya. Salah satu faktor yang memungkinkan terjadinya disebut terakhir ini ialah adanya hubungan yang baik antara petugas didalam perusahaan, terlebih-lebih antara pimpinan dengan bawahan.
Komunikasi kedalam itu sesuai dengan tujuan kepada siapa warta itu disampaikan, dibedakan pula atas dua macam, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal berarti proses penyampaian sesuatu warta dari pihak intinya kepada pihak pegawai atau sebaliknya.
Jenis-jenis Perintah
1.Perintah Lisan
Para penulis sependapat bahwa perintah dapat diberikan dalam bentuk lisan apabila :
1.Tugas yang diperintahkan merupakan tugas yang sederhana
2.Dalam keadaan darurat
Selain dalam kedua hal tersebut diatas, perintah lisan dapat pula dipergunakan dalam keadaan-keadaan sebagai berikut :
a)Bawahan yang diperintah sudah pernah mengerjakan perintah
b)Perintah itu dapat selesai dalam waktu singkat
c)Apabila dalam mengerjakan tugas itu ada kekeliruan, tidak akan membawa akibat yang besar
2.Perintah Tertulis
Perintah tertulis mengadung perbaikan-perbaikan sebagai berikut :
1.Perintah tertulis dapat mudah diperiksa guna memelihara kebenaran
2.Adanya perintah tertulis menyebabkan orang yang menerima perintah mengetahui benar tanggung jawabnya
3.Perintah tertulis merupakan cara terbaik untuk menjamin persamaan dan keserupaan pelaksanaan diseluruh unsur organisasi.
Pada umumnya perintah tertulis dapat diberikan dalam hal-hal sebagai berikut :
a)Pada pekerjaan yang ruwet, memerlukan keterangan detail, angka-angka yang pasti dan teliti.
b)Bila pegawai yang diperintah berada di daerah lain.
c)Jika pegawai yang diperintah sering lupa.
Pengertian Pengawasan
Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :
1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.
2. Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan baik pula.
3. Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan
Pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of it’s plans (Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).
Menurut Harold Koontz
Controlling is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat terselenggara).
Menurut G.R. Terry
Controlling can be defined as the process determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure to that performance takes plase according to plans, that is, in comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar).
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat dimabil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.
Dengan pengawasan diharapkan juga agar pelaksanaan rencana memanfaatkan semua unsur manajemen (6M) secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna).
H. Emerson memberikan definisi tentang effectiveness dan efficience sebagai berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or objectives”. Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders words, it was the realition between what is accomplished and what might be accomplished.
Effisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.
Asas-asas Pengawasan/Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
Jenis-jenis Pengawasan
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.
Sifat dan Waktu Pengawasan
Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.
2. Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawab.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.
Cara-cara Pengawasan
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.
Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :
1. Pengawasan langsung (Pengawasan pribadi)
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.
Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.
2. Pengawasan tidak langsung secara lisan
Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.
3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis
Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.
Proses Pengawasan (Controlling Process)
Dalam melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, ataukualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses pengawasan. Walaupun pengawasan dengan standar kwalitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerja sama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagianya.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Seteleh frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan baik lisan dan tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.
Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :
1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :
1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.
2. Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan baik pula.
3. Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan atau pengukuran dilakukan
Pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Earl P. Strong
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise according to the requirement of it’s plans (Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).
Menurut Harold Koontz
Controlling is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat terselenggara).
Menurut G.R. Terry
Controlling can be defined as the process determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective measure to that performance takes plase according to plans, that is, in comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar).
Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.
Tujuan Pengawasan
Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat dimabil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.
Dengan pengawasan diharapkan juga agar pelaksanaan rencana memanfaatkan semua unsur manajemen (6M) secara efektif (berhasil guna) dan efisien (berdaya guna).
H. Emerson memberikan definisi tentang effectiveness dan efficience sebagai berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or objectives”. Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders words, it was the realition between what is accomplished and what might be accomplished.
Effisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.
Asas-asas Pengawasan/Controlling
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.
2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility). Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik harus ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.
10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control). Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem harus ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
Jenis-jenis Pengawasan
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian anggaran.
2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.
3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengawasan penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.
Sifat dan Waktu Pengawasan
Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :
1. Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.
2. Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :
a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawab.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.
3. Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi
4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.
Cara-cara Pengawasan
Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses pengawasan.
Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :
1. Pengawasan langsung (Pengawasan pribadi)
Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.
Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.
2. Pengawasan tidak langsung secara lisan
Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.
3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis
Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.
Proses Pengawasan (Controlling Process)
Dalam melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya, walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan (Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :
Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, ataukualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.
Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka yang bersangkutan.
Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting dalam proses pengawasan. Walaupun pengawasan dengan standar kwalitatif lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya. Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap kerja sama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagianya.
Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat – manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.
Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Seteleh frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara untuk melaksanakan pengukuran yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan baik lisan dan tertulis
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.
Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.
Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.
Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :
1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).
2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri.
3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
Monday, January 18, 2010
KOMUNIKASI (COMUNICATION)
Pengertian dan Dasar Komunikasi
Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen secara umumnya. Akan tetapi, komunikasi secara khususnya sangat penting dalam fungsi seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan tentang diperlukannya suatu komunikasi yang sangat efektif.
Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.
Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.
Ruang Lingkup dan unsur-unsur Komunikasi
Ruang Lingkup dalam komunikasi ada dua, yaitu :
1. Public Communication
Public communication adalah komunikasi yang ditujukan untuk masyarakat luas.
2. Business Communication
Yang dimaksud dengan business communication adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan.
Unsur-unsur Komunikasi
1. Komunikator/Pengirim/Giver
Komunikasi dimulai oleh pengirim yang memiliki pikiran atau ide. Pikiran atau ide ini, selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti. Komunikator adalah orang yang menjadi sumber berita/informasi dalam komunikasi
2. Pesan/isi berita/informasi
Adalah sesuatu yang menjadi inti dari komunikasi
3. Channel/media
Merupakan alat atau media yang akan digunakan dalam berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif agar berita atau informasi yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Media yang digunakan suatu waktu tertentu terdapat dua atau lebih saluran yang digunakan. Misal pembicaraan lewat telepon kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan dalam surat.
4. Komunikan atau Receiver
Yang dimaksud komunikasi adalah pihak yang menerima informasi atau berita.
5. Feed Back (Umpan balik)
Umpan balik sangat penting artinya karena kita tidak pernah dapat mengetahui secara pasti apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, diolah kembali oleh penerima dan dipahami. Atau dengan kata lain, feed back merupakan tindakan lanjut dari komunikasi dimana antara pengirim dan penerima terjadi interaksi.
Pengaruh umpan balik atas pelaksanaan tugas telah diperlihatkan dengan baik oleh Leavitt dan Mueller. Didalam laboratorium penelitian mereka dibutuhkan empat kelompok mahasiswa untuk merakit suatu disain dari beberapa empat persegi panjang yang digambarkan secara lisan oleh para periset. Keempat kelompok itu dibedakan satu dengan lainnya berdasarkan umpan balik pada instruktur.
Dengan meringkaskan hasil-hasil yang diperoleh, dijumpai pokok-pokok sebagai berikut yaitu :
1. umpan balik bertambah, ketepatan juga bertambah
2. mula-mula pertambahan umpan balik menambah waktu, tetapi kemudian ternyata waktu yang digunakan untuk mencoba memberi sedikit mungkin umpan balik sama saja.
3. tiadanya umpan balik dapat menimbulkan rasa permusuhan pada penerima
4. tiadanya umpan balik menciptakan keraguan pada penerima
Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Komunikasi berfungsi sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi dan untuk pengambilan keputusan menyampaikan keputusan dan usaha mengubah sikap.
Komunikasi juga dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk pencapaian tujuan. Sehingga, komunikasi merupakan inti dari organisasi dan merupakan proses pokok yang melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.
Tujuan Komunikasi
Dalam arti secara luas, tujuan dari komunikasi selain untuk menyampaikan ide, gagasan, berita adalah untuk mengadakan perubahan-perubahan, mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan, jika kita bicara tujuan komunikasi dalam perusahaan.
Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi kualitas, strategi pemasaran, gabungan faktor-faktor produk, dan arus informasi internal.
Secara khusus suatu komunikasi sangat diperlukan untuk :
a. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan,
b. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan,
c. Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.
d. Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi,
e. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusi, dan
f. Mengendalikan prestasi
Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tidak hanya untuk memperlancar suatu fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi juga menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternal dengan melalui pertukaran informasi dari para manajer untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelanggan, ketersediaan dari rekanan atau suppliers, tuntutan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, dan kerisauan dari masayrakat.
Proses Komunikasi
Proses yang terjadi dalam komunikasi secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :
Gangguan
Feed Back
Keterangan :
- Komunikator mengolah sumber berita dan memahami sumber berita dahulu.
- Hasil olahan dan pemahaman dari komunikator merupakan isi dari komunikasi.
- Komunikator memilih media atau sarana yang tepat untuk menyampaikan isi berita atau informasi.
- Komunikator menerima pesan, isi, informasi dari komunikator. Informasi yang diperoleh oleh komunikator diolah dan dipahami.
- Hasil olahan dan pemahaman komunikan akan ditindak lanjuti oleh komunikator dan komunikan itu sendiri dengan adanya komunikasi balik.
- Gangguan dalam proses komunikasi akan dibahas dalam bahasan berikutnya.
Jenis-jenis Komunikasi
Jenis-jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum. Komunikator mempersiapkan informasi dengan seksama dan menyampaikan informasi itu kepada jumlah komunikan dengan cara mengirimkan pers secara masal.
Adapun kelebihan komunikasi tertulis adalah sebagai berikut :
a. Ketepatan
Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut harus telah diteliti lebih dahulu.
b. Kelanggengan
Dengan komunikasi tertulis, keutuhan dan kelanggengan komunikasi dapat terjaga.
c. Komunikasi ulangan dapat diperbanyak secara tepat dan cepat
Jika komunikasi tertulis tidak bisa dimengerti secara jelas oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.
d. Daya peringatan tinggi
e. Menciptakan keseragaman kebijaksanaan
Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, kebijaksanaan.
Masalah umum yang dijumpai dalam komunikasi tertulis antara lain penulis menghilangkan atau mengubah kesimpulan dalam laporan atau penulis secara panjang lebar, penggunaan tata bahasa yang jelek, struktur hal yang tidak efektif dan ejaan yang salah. Kekurangan pokok dari komunikasi tertulis :
a. Kebijaksanaan yang bersifat rahasia dapat jatuh ke alamat yang salah.
b. Komunikasi yang telah beredar tidak memperhitungkan kemampuan baca masing-masing pembacanya.
c. Umpan balik lebih sulit dan tertangguhkan.
Pedoman yang disarankan Keith Davis untuk meningkatkan aktivitas komunikasi tertulis :
- Gunakan kata-kata dan ungkapan yang sederhana.
- Gunakan kata-kata singkat yang telah dikenal luas
- Gunakan kalimat dan paragraf pendek
- Gunakan kata sifat dengan hemat.
- Ungkapkan pikiran secara logis dan langsung.
- Hindari kata-kata yang tidak perlu
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi telah direncanakan atau kebetulan.
Adapun kelebihan dari komunikasi lisan sebagai berikut :
- Memberi kesempatan pertukaran informasi dengan cepat dan dengan balikan yang segera.
- Orang-orang dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan memperjelas hal-hal yang diperlukan.
- Dalam informasi tatap muka, efeknya dapat terlihat dengan jelas.
- Dengan melakukan pertemuan-pertemuan informal atau terencana dapat memberi kontribusi besar untuk pemahaman isyu-isyu yang timbul
Sedang kelemahan dari komunikasi lisan adalah :
- Jenis komunikasi lisan tidak selamanya menghemat waktu.
- Rapat-rapat tanpa hasil atau tidak ada kesepakatan yang tercapai.
- Memerlukan biaya dan waktu yang sedikit.
3. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi. Penekanan berarti menyorot tajam atau menekankan beberapa bagian pesan. Melengkapi berarti memperkuat sikap atau sifat, membantah berarti menunjukkan perilaku yang tidak mempercayai pesan lisan. Mengatur berarti mengendalikan atau menunjukan perubahan arah pesan, mengulang berarti mengulangi pernyataan pesan lisan dengan perilaku, mengganti berarti menggantikan pesan lisan dengan pesan tidak tertulis yang memiliki arti serupa. Maka sangat jelas sekali, komunikasi non verbal mendukung bertolak belakang dengan komunikasi lisan yang kemudian menimbulkan ungkapan bahwa sering berbicara dari pada kata-kata.
Arus Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam komunikasi yang efektif, komunikasi mengalir ke berbagai arah kebawah, keatas dan komunikasi silang.
1. Komunikasi ke atas (upward communication)
Komunikasi ke atas berasal dari bawahan kepada atasan dan berlanjut terus ke atas melalui hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering digunakan untuk sistem pengajuan saran, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.
Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dalam mata rantai komunikasi yang menyaring pesan-pesan & tidak menyampaikan semua informasi itu, terutama informasi/berita yang tidak menyenangkan, kepada atasan mereka.
Komunikasi ke atas yang efektif mengharuskan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat keleluasaan untuk berkomunikasi.
Tanggung jawab untuk menciptakan arus komunikasi ke atas bebas hambatan sebagian besar tergantung pada atasan.
2. Komunikasi ke bawah
Komunikasi kebawah mengalir dari orang-orang atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersifat autokratis.
Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras suara.
Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku pedoman, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kebijaksanaan.
Katz & Kahn mengidentifikasi 5 jenis komunikasi dari atasan pada bawahan yaitu :
a. Pengarahan untuk melakukan tugas
b. Informasi untuk memahami hubungan tugas
c. Prosedur dan informasi tentang praktek perusahaan.
d. Balikan tentang prestasi bawahan
e. Informasi tentang tujuan perusahaan
Halangan dalam komunikasi kebawah adalah bahwa informasi sering hilang/rusak pada saat menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan dan prosedur yang ditetapkan pimpinan tidak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yang tidak dipahami atau tidak dibaca.
Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yang penting untuk mengetahui apakah informasi telah dipersepsikan sama seperti yang diinginkan pengirim.
3. Komunikasi Bersilang
Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yang sama) dan arus informasi diagonal.
Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pemahaman dan mengkoordinasikan upaya-upaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Sebuah studi menunjukan bahwa hanya satu pertiga komunikasi yang diolah para manajer adalah vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal dan diagonal.
Komunikasi bersilang seyogyanya berdasarkan pada pemahaman bahwa :
1. Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai
2. Bawahan tidak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka
3. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka
4. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang aktivitas-aktivitas penting antar departemen
Gangguan dalam Berkomunikasi
Gangguan dalam komunikasi adalah hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi yang pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalam komunikasi yaitu pesan yang diterima tidak sesuai dengan pesan yang dikirim.
Gangguan dalam komunikasi bisa terjadi dalam pengiriman, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dalam komunikasi secara garis besar dibedakan menjadi tiga yaitu :
a) Gangguan fisik yaitu gangguan penglihatan dan suara-suara eksternal. Misalnya cetakan buram, suara-suara mesin.
b) Gangguan psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yang bertentangan.
c) Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yang dimaksud karena kosa kata yang dipakai tidak memadai, tidak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.
Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi organisasi adalah :
1. Tingkatan Hirarki
Bahwa setiap tingkatan dalam menilai komunikasi dapat menambah mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dengan aslinya.
2. Wewenang Manajerial
Seseorang yang mengendalikan orang lain yang akan menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Sering kali atasan merasa tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah kondisi/hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
3. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan & istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, sulit memahami, memberi dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan Komunikasi Antar Pribadi
1. Persepsi Selektif
Tiga aspek hambatan persepsi :
a. Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.
b. Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.
Ada beberapa langkah untuk mencegah gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini harus dikerjakan sebelum informasi disampaikan :
- Pengenalan Pendengar (Audensi)
Mengenali orang-orang yang akan menerima informasi, kita harus tahu karakteristik pendengar agar informasi yang akan kita sampaikan bisa diterima oleh komunikan.
- Keselarasan komunikasi
Menjelaskan keselarasan struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keselarasan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dengan kecerdasan, umur, pendidikan.
- Mengenali komunikator
Komunikan juga perlu mengenali komunikator karena komunikator yang baik tentu akan menyampaikan kebenaran.
Komunikator yang baik akan ditanggapi dengan baik pula oleh komunikan.
Komunikasi yang Efektif
Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro, yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan tujuan komunikasi.
2. Pedoman dan teknik komunikasi
Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam proses komunikasi.
American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication” (Sepuluh pedoman komunikasi yang baik) yang isinya yaitu :
1. Memperjelas ide sebelum dikomunikasikan.
2. Mengkaji tujuan komunikasi
3. Pertimbangkan keadaan fisik dari manusia secara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Komunikasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu.
5. Perhatikan tekanan dana dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu/untuk mendapatkan umpan balik.
7. Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.
8. Komunikasikan pesan-pesan yang memiliki kadar penting jangka pendek dan jangka panjang.
9. Tindakan harus serasi dan sejalan dengan komunikasi
10. Jadi pendengar yang baik.
Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen secara umumnya. Akan tetapi, komunikasi secara khususnya sangat penting dalam fungsi seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan tentang diperlukannya suatu komunikasi yang sangat efektif.
Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.
Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang, sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.
Ruang Lingkup dan unsur-unsur Komunikasi
Ruang Lingkup dalam komunikasi ada dua, yaitu :
1. Public Communication
Public communication adalah komunikasi yang ditujukan untuk masyarakat luas.
2. Business Communication
Yang dimaksud dengan business communication adalah komunikasi yang terjadi dalam perusahaan.
Unsur-unsur Komunikasi
1. Komunikator/Pengirim/Giver
Komunikasi dimulai oleh pengirim yang memiliki pikiran atau ide. Pikiran atau ide ini, selanjutnya diolah sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti. Komunikator adalah orang yang menjadi sumber berita/informasi dalam komunikasi
2. Pesan/isi berita/informasi
Adalah sesuatu yang menjadi inti dari komunikasi
3. Channel/media
Merupakan alat atau media yang akan digunakan dalam berkomunikasi didalam pemilihan media atau alat, komunikator harus selektif agar berita atau informasi yang ingin disampaikan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Media yang digunakan suatu waktu tertentu terdapat dua atau lebih saluran yang digunakan. Misal pembicaraan lewat telepon kedua pembicara dapat mencapai kesepakatan pokok yang kemudian ditegaskan dalam surat.
4. Komunikan atau Receiver
Yang dimaksud komunikasi adalah pihak yang menerima informasi atau berita.
5. Feed Back (Umpan balik)
Umpan balik sangat penting artinya karena kita tidak pernah dapat mengetahui secara pasti apakah suatu pesan telah diolah, disampaikan, diolah kembali oleh penerima dan dipahami. Atau dengan kata lain, feed back merupakan tindakan lanjut dari komunikasi dimana antara pengirim dan penerima terjadi interaksi.
Pengaruh umpan balik atas pelaksanaan tugas telah diperlihatkan dengan baik oleh Leavitt dan Mueller. Didalam laboratorium penelitian mereka dibutuhkan empat kelompok mahasiswa untuk merakit suatu disain dari beberapa empat persegi panjang yang digambarkan secara lisan oleh para periset. Keempat kelompok itu dibedakan satu dengan lainnya berdasarkan umpan balik pada instruktur.
Dengan meringkaskan hasil-hasil yang diperoleh, dijumpai pokok-pokok sebagai berikut yaitu :
1. umpan balik bertambah, ketepatan juga bertambah
2. mula-mula pertambahan umpan balik menambah waktu, tetapi kemudian ternyata waktu yang digunakan untuk mencoba memberi sedikit mungkin umpan balik sama saja.
3. tiadanya umpan balik dapat menimbulkan rasa permusuhan pada penerima
4. tiadanya umpan balik menciptakan keraguan pada penerima
Fungsi dan Tujuan Komunikasi
Komunikasi berfungsi sebagai sarana memadukan aktivitas-aktivitas yang terorganisasi dan untuk pengambilan keputusan menyampaikan keputusan dan usaha mengubah sikap.
Komunikasi juga dapat dipandang sebagai sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, dan sarana untuk pencapaian tujuan. Sehingga, komunikasi merupakan inti dari organisasi dan merupakan proses pokok yang melahirkan semua fungsi lain, baik untuk masalah agama, keluarga, suku bangsa, atau perusahaan.
Tujuan Komunikasi
Dalam arti secara luas, tujuan dari komunikasi selain untuk menyampaikan ide, gagasan, berita adalah untuk mengadakan perubahan-perubahan, mempengaruhi tindakan dan untuk mencapai kesejahteraan perusahaan, jika kita bicara tujuan komunikasi dalam perusahaan.
Dalam dunia bisnis komunikasi diperlukan untuk informasi tentang harga, kompetisi, teknologi dan keuangan serta aktivitas pemerintah. Informasi ini merupakan dasar bagi pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi kualitas, strategi pemasaran, gabungan faktor-faktor produk, dan arus informasi internal.
Secara khusus suatu komunikasi sangat diperlukan untuk :
a. Menetapkan dan menyebarluaskan tujuan perusahaan,
b. Menyusun rencana untuk mencapai tujuan,
c. Mengorganisasi sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dengan cara yang paling efektif dan efisien.
d. Menyeleksi, mengembangkan, dan menilai anggota organisasi,
e. Memimpin, mengarahkan, memotivasi, dan menciptakan iklim yang menimbulkan keinginan orang untuk memberi kontribusi, dan
f. Mengendalikan prestasi
Secara grafis menunjukkan bahwa komunikasi tidak hanya untuk memperlancar suatu fungsi manajemen, akan tetapi komunikasi juga menghubungkan perusahaan dengan lingkungan eksternal dengan melalui pertukaran informasi dari para manajer untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan pelanggan, ketersediaan dari rekanan atau suppliers, tuntutan pemegang saham, peraturan-peraturan pemerintah, dan kerisauan dari masayrakat.
Proses Komunikasi
Proses yang terjadi dalam komunikasi secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut :
Gangguan
Feed Back
Keterangan :
- Komunikator mengolah sumber berita dan memahami sumber berita dahulu.
- Hasil olahan dan pemahaman dari komunikator merupakan isi dari komunikasi.
- Komunikator memilih media atau sarana yang tepat untuk menyampaikan isi berita atau informasi.
- Komunikator menerima pesan, isi, informasi dari komunikator. Informasi yang diperoleh oleh komunikator diolah dan dipahami.
- Hasil olahan dan pemahaman komunikan akan ditindak lanjuti oleh komunikator dan komunikan itu sendiri dengan adanya komunikasi balik.
- Gangguan dalam proses komunikasi akan dibahas dalam bahasan berikutnya.
Jenis-jenis Komunikasi
Jenis-jenis komunikasi dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
1. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum. Komunikator mempersiapkan informasi dengan seksama dan menyampaikan informasi itu kepada jumlah komunikan dengan cara mengirimkan pers secara masal.
Adapun kelebihan komunikasi tertulis adalah sebagai berikut :
a. Ketepatan
Sebelum komunikasi tersebut disampaikan, komunikasi tersebut harus telah diteliti lebih dahulu.
b. Kelanggengan
Dengan komunikasi tertulis, keutuhan dan kelanggengan komunikasi dapat terjaga.
c. Komunikasi ulangan dapat diperbanyak secara tepat dan cepat
Jika komunikasi tertulis tidak bisa dimengerti secara jelas oleh komunikan kita dapat mengadakan komunikasi ulangan tanpa banyak memakan waktu.
d. Daya peringatan tinggi
e. Menciptakan keseragaman kebijaksanaan
Dengan adanya komunikasi tertulis maka akan tercipta keseragaman, kebijaksanaan.
Masalah umum yang dijumpai dalam komunikasi tertulis antara lain penulis menghilangkan atau mengubah kesimpulan dalam laporan atau penulis secara panjang lebar, penggunaan tata bahasa yang jelek, struktur hal yang tidak efektif dan ejaan yang salah. Kekurangan pokok dari komunikasi tertulis :
a. Kebijaksanaan yang bersifat rahasia dapat jatuh ke alamat yang salah.
b. Komunikasi yang telah beredar tidak memperhitungkan kemampuan baca masing-masing pembacanya.
c. Umpan balik lebih sulit dan tertangguhkan.
Pedoman yang disarankan Keith Davis untuk meningkatkan aktivitas komunikasi tertulis :
- Gunakan kata-kata dan ungkapan yang sederhana.
- Gunakan kata-kata singkat yang telah dikenal luas
- Gunakan kalimat dan paragraf pendek
- Gunakan kata sifat dengan hemat.
- Ungkapkan pikiran secara logis dan langsung.
- Hindari kata-kata yang tidak perlu
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi telah direncanakan atau kebetulan.
Adapun kelebihan dari komunikasi lisan sebagai berikut :
- Memberi kesempatan pertukaran informasi dengan cepat dan dengan balikan yang segera.
- Orang-orang dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan memperjelas hal-hal yang diperlukan.
- Dalam informasi tatap muka, efeknya dapat terlihat dengan jelas.
- Dengan melakukan pertemuan-pertemuan informal atau terencana dapat memberi kontribusi besar untuk pemahaman isyu-isyu yang timbul
Sedang kelemahan dari komunikasi lisan adalah :
- Jenis komunikasi lisan tidak selamanya menghemat waktu.
- Rapat-rapat tanpa hasil atau tidak ada kesepakatan yang tercapai.
- Memerlukan biaya dan waktu yang sedikit.
3. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi. Penekanan berarti menyorot tajam atau menekankan beberapa bagian pesan. Melengkapi berarti memperkuat sikap atau sifat, membantah berarti menunjukkan perilaku yang tidak mempercayai pesan lisan. Mengatur berarti mengendalikan atau menunjukan perubahan arah pesan, mengulang berarti mengulangi pernyataan pesan lisan dengan perilaku, mengganti berarti menggantikan pesan lisan dengan pesan tidak tertulis yang memiliki arti serupa. Maka sangat jelas sekali, komunikasi non verbal mendukung bertolak belakang dengan komunikasi lisan yang kemudian menimbulkan ungkapan bahwa sering berbicara dari pada kata-kata.
Arus Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam komunikasi yang efektif, komunikasi mengalir ke berbagai arah kebawah, keatas dan komunikasi silang.
1. Komunikasi ke atas (upward communication)
Komunikasi ke atas berasal dari bawahan kepada atasan dan berlanjut terus ke atas melalui hirarki organisasi. Tapi terkadang komunikasi keatas sering digunakan untuk sistem pengajuan saran, prosedur banding & keluhan, sistem pengaduan, rapat kelompok, wawancara berhenti kerja.
Namun arus komunikasi ini sering terganggu oleh orang-orang dalam mata rantai komunikasi yang menyaring pesan-pesan & tidak menyampaikan semua informasi itu, terutama informasi/berita yang tidak menyenangkan, kepada atasan mereka.
Komunikasi ke atas yang efektif mengharuskan adanya lingkungan dimana bawahan mendapat keleluasaan untuk berkomunikasi.
Tanggung jawab untuk menciptakan arus komunikasi ke atas bebas hambatan sebagian besar tergantung pada atasan.
2. Komunikasi ke bawah
Komunikasi kebawah mengalir dari orang-orang atas kepada orang-orang tingkat bawah dalam hirarki organisasi. Jenis komunikasi ke bawah dapat kita jumpai dalam organisasi-organisasi yang bersifat autokratis.
Contoh komunikasi lisan ke bawah : instruksi, pidato, penggunaan telpon pengeras suara.
Contoh komunikasi tulisan ke bawah : memorandum, surat, buku pedoman, perangkat surat kabar, jurnal perpustakaan, papan pengumuman, buletin, pernyataan kebijaksanaan.
Katz & Kahn mengidentifikasi 5 jenis komunikasi dari atasan pada bawahan yaitu :
a. Pengarahan untuk melakukan tugas
b. Informasi untuk memahami hubungan tugas
c. Prosedur dan informasi tentang praktek perusahaan.
d. Balikan tentang prestasi bawahan
e. Informasi tentang tujuan perusahaan
Halangan dalam komunikasi kebawah adalah bahwa informasi sering hilang/rusak pada saat menelusuri garis komando ke bawah. Kebijaksanaan dan prosedur yang ditetapkan pimpinan tidak menjamin komunikasi. Banyak pengarahan yang tidak dipahami atau tidak dibaca.
Konsekwensi sistem umpan balik (feed back) merupakan hal yang penting untuk mengetahui apakah informasi telah dipersepsikan sama seperti yang diinginkan pengirim.
3. Komunikasi Bersilang
Komunikasi bersilang mencakup arus informasi horizontal (organisasi-organisasi pada tingkat organisasi yang sama) dan arus informasi diagonal.
Jenis komunikasi ini digunakan untuk mempercepat arus informasi, meningkatkan pemahaman dan mengkoordinasikan upaya-upaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Sebuah studi menunjukan bahwa hanya satu pertiga komunikasi yang diolah para manajer adalah vertikal/kebawah sedang dua pertiganya bersilang yaitu horisontal dan diagonal.
Komunikasi bersilang seyogyanya berdasarkan pada pemahaman bahwa :
1. Hubungan bersilang akan didorong apabila sesuai
2. Bawahan tidak diperkenankan memberikan keterkaitan (commitment) diluar wewenang mereka
3. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang wewenang mereka
4. Bawahan perlu memberitahu atasan tentang aktivitas-aktivitas penting antar departemen
Gangguan dalam Berkomunikasi
Gangguan dalam komunikasi adalah hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi yang pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalam komunikasi yaitu pesan yang diterima tidak sesuai dengan pesan yang dikirim.
Gangguan dalam komunikasi bisa terjadi dalam pengiriman, penyampaian pesan, bahkan penerimaan pesan. Gangguan dalam komunikasi secara garis besar dibedakan menjadi tiga yaitu :
a) Gangguan fisik yaitu gangguan penglihatan dan suara-suara eksternal. Misalnya cetakan buram, suara-suara mesin.
b) Gangguan psikologis terjadi karena adanya prasangka dan penyimpangan dalam pikiran pengirim atau penerima. Misalnya adanya perbedaan sikap, opini yang bertentangan.
c) Gangguan semantik yaitu kesalahpahaman arti yang dimaksud karena kosa kata yang dipakai tidak memadai, tidak lazim atau penggunaan bahasa teknik atau golongan tertentu.
Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi organisasi adalah :
1. Tingkatan Hirarki
Bahwa setiap tingkatan dalam menilai komunikasi dapat menambah mengurangi, merubah atau bahkan sama sekali beda dengan aslinya.
2. Wewenang Manajerial
Seseorang yang mengendalikan orang lain yang akan menimbulkan hambatan terhadap komunikasi. Sering kali atasan merasa tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah kondisi/hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah.
3. Spesialisasi
Perbedaan fungsi, kepentingan & istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Sehingga hal tersebut menghalangi perasaan masyarakat, sulit memahami, memberi dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan Komunikasi Antar Pribadi
1. Persepsi Selektif
Tiga aspek hambatan persepsi :
a. Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka telah belajar untuk menanggapi sesuatu.
b. Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.
Ada beberapa langkah untuk mencegah gagalnya komunikasi. Langkah-langkah ini harus dikerjakan sebelum informasi disampaikan :
- Pengenalan Pendengar (Audensi)
Mengenali orang-orang yang akan menerima informasi, kita harus tahu karakteristik pendengar agar informasi yang akan kita sampaikan bisa diterima oleh komunikan.
- Keselarasan komunikasi
Menjelaskan keselarasan struktur untuk memungkinkan penerimaan maksimal para pendengar. Dalam keselarasan ini kita harus menyelaraskan tingkat informasi dengan kecerdasan, umur, pendidikan.
- Mengenali komunikator
Komunikan juga perlu mengenali komunikator karena komunikator yang baik tentu akan menyampaikan kebenaran.
Komunikator yang baik akan ditanggapi dengan baik pula oleh komunikan.
Komunikasi yang Efektif
Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro, yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi. Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan tujuan komunikasi.
2. Pedoman dan teknik komunikasi
Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam proses komunikasi.
American Management Associations (AMA), menyusun prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments of Good Communication” (Sepuluh pedoman komunikasi yang baik) yang isinya yaitu :
1. Memperjelas ide sebelum dikomunikasikan.
2. Mengkaji tujuan komunikasi
3. Pertimbangkan keadaan fisik dari manusia secara keseluruhan, kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Komunikasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu.
5. Perhatikan tekanan dana dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu/untuk mendapatkan umpan balik.
7. Agar efektif, komunikasi memerlukan tindak lanjut.
8. Komunikasikan pesan-pesan yang memiliki kadar penting jangka pendek dan jangka panjang.
9. Tindakan harus serasi dan sejalan dengan komunikasi
10. Jadi pendengar yang baik.
Monday, January 18, 2010
PENATAAN PEGAWAI (STAFFING)
PENGERTIAN PENATAAN PEGAWAI
Tahap pertama dari penataan pegawai adalah perencanaan sumberdaya manusia, yang melibatkan perkiraan kebutuhan sumberdaya manusia dan merencanakan langkah-langkah yang harus diambil guna memenuhi kebutuhan hal tersebut. Kebutuhan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi merupakan dasar teknik yang digunakan dengan perkiraan sebagai berikut :
1. Inventori Keterampilan Tenaga Kerja (Skill Inventory)
Skill Inventory adalah penyimpanan arsip karyawan yang sangat rinci, seperti tingkat pendidikan, pelatihan, pengalaman, lama kerja, dan demografi personal (umur, jenis kelamin, suku, dan status perkawinan).
2. Analisa Jabatan / Pekerjaan (Job Analysis)
Analisa jabatan dibutuhkan untuk dapat berkinerja dengan baik pada jabatan tersebut, yang mempunyai dua bagian penting yaitu :
a. Deskripsi jabatan/pekerjaan (job description) adalah rincian kerangka dari tugas utama dan tanggung jawab pada suatu jabatan/pekerjaan.
b. Spesifikasi jabatan/pekerjaan (job specification) adalah suatu daftar yang berisi karakteristik personal, keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan seorang pekerja untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
Tahap-tahap yang dilakukan melalui proses :
1) Recruiting atau merekrut adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk mengisi lowongan yang ada pada perusahaan. Dalam merekrut perlu dilakukan hal-hal berikut :
a. Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratannya.
b. Menginformasikan kepada masyarakat/pasar tenaga kerja melalui media masa dan elektronik.
c. Menentukan batas waktu serta alamat penerimaan lamaran.
d. Mengadministrasikan seperlunya lamaran tersebut.
2) Appraisal atau menilai dan mengevaluasi adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara membandingkan antara hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah ditentukan perusahaan.
3) Selection atau selesi adalah memilih dari antara para pelamar dari hasil penilaian melalui seleksi tulis, wawancara, test psikologi, kesehatan dan sebagainya.
4) Promotion atau promosi yaitu calon pegawai yang telah lulus dari masa percobaan, pendidikan atau latihan diangkat secara resmi melalui surat keputusan. Jabatan atau pangkat, gaji dan jaminan-jaminan sosial lainnya akan ditetapkan.
5) Retirement atau pengunduran diri adalah pemutusan hubungan kerja dengan pegawai setelah ia bekerja untuk jangka waktu tertentu dalam perusahaan.
Sumber pegawai dapat berasal dari perusahaan itu sendiri (internal) maupun dari luar perusahaan (eksternal).
Internal yaitu pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan berasal dari pegawai yang telah ada dalam perusahaan.
Eksternal yaitu pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan berasal dari luar perusahaan. Diantaranya dari lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja, referensi dari karyawan yang ada, referensi dari kawan manajer.
Pengembangan Pegawai (Developing)
Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan pegawai, melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai, sedangkan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan para pegawai.
Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai. Tanggung jawab pengembangan pegawai pada umumnya berada pada para manajer, khususnya para manajer personalia. Masalah pengembangan pegawai mula-mula kurang dapat perhatian dari para pemimpin perusahaan, karena mereka berpendapat bahwa pegawai yang diterima sudah siap pakai.
Latihan (Training) dibedakan atas :
1. Latihan magang (apprentice training)
Pada latihan seperti ini pegawai baru membantu pegawai lama yang berpengalaman selama jangka waktu tertentu, sampai tiba saatnya ia dipromosikan menjadi pegawai secara resmi. Dalam cara ini calon pegawai langsung ditempatkan, diberi tugas dan dalam pelaksanaan tugasnya ia mendapat petunjuk/bimbingan dari pegawai lama.
2. Latihan kerja khas (on the job training)
Latihan seperti ini dilakukan baik untuk pegawai baru maupun bagi pegawai lama, khusunya bagi mereka yang akan dipromosikan ketingkat jabatan yang lebih tinggi.
Metode-metode latihan bagi pegawai lama yang akan dipromosikan adalah sebagai berikut :
a) Metode berkuliah yaitu latihan dilakukan dengan penatar yang berperan aktif, mengajarkan para peserta pelatihan.
b) Metode konperensi yaitu penatar dan peserta latihan sama-sama berperan aktif, mereka membicarakan sesuatu masalah dan setiap peserta memberikan tanggapan serta saling tukar pendapat.
c) Metode rotasi jabatan yaitu direalisasikan dengan cara mempekerjakan manajer tersebut diberbagai bagian perusahaan secara bergilir, sehingga akhirnya ia mengetahui pekerjaan yang dilakukan pada setiap bagian.
d) Metode kasus yaitu dilakukan dengan cara penatar memberikan kepada peserta suatu kasus dan setiap peserta diharuskan mengambil keputusan atas kasus tersebut, kemudian datanya diberikan sepenuhnya.
e) Metode proses insiden yaitu hampir sama dengan metode kasus, perbedaannya terletak dalam hal bahwa data kasus yang disajikan tidak komplit, sehingga untuk pemecahan kasusnya peserta harus mencari data seperlunya.
Pemeliharaan Pegawai
Pemeliharaan pegawai perlu mendapat perhatian yang dari pimpinan perusahaan agar perputaran / turn over (arus pegawai yang masuk dan keluar perusahaan) tingkat absensi karyawan dapat minimal.
Absensi pegawai dapat menimbulkan kerugian terhadap perusahaan, misalnya pekerjaan yang terbengkalai. Agar absensi dan perputaran pegawai rendah manajer perusahaan harus memperhatikan masalah pemeliharaan pegawai, seperti pemberian gaji yang wajar, suasana kerja yang baik, perlakuan yang baik, jaminan-jaminan sosial yang lumayan serta penempatan dan promosi yang baik.
Dasar-dasar promosi :
1) Senioritas yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya/pengalaman kerja seorang pegawai. Kelemahannya adalah seseorang yang kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja dipromosikan.
2) Penilaian kecakapan (Ability) yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan penilaian kecakapan. Kesulitan yang timbul adalah mengenai tolok ukur kecakapannya, apakah nilai ijazah yang dipakai sebagai bahan pertimbangan mencerminkan kecerdasan dalam praktek kerja.
3) Kombinasi senioritas dan kecakapan yaitu promosi dilakukan berdasarkan kenaikan golongan. Jika lulus dalam ujian tersebut barulah yang bersangkutan dipromosikan.
Pemindahan Pegawai
Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai tersebut. Ini dapat terjadi baik karena keinginan pegawai sendiri ataupun karena keinginan atasan.
Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya terutama karena pegawai merasa tidak dapat bekerja sama dengan rekan-rekannya atau karena lingkungan tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisik atau keinginannya.
Keinginan atasan bahwa peagwai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dimaksudkan
untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang cakap dalam jabatan yang lama.
Perlu diingat bahwa tidak setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan pegawai, misalnya replacement transfer yaitu pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama. Dan temporary transfer yaitu pemindahan sementara pegawai yang memangku jabatan orang lain, karena orang tersebut tidak hadir.
Penilaian Pegawai
Penilaian pegawai harus dilakukan, karena hanya dengan penilaian ini dapat ditetapkan apakah seorang pegawai pantas untuk dipromosikan atau tidak. Penilaian ini harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus.
Penilaian kecakapan merupakan penilaian secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang benar-benar menguasai tugas-tugas pegawai yang akan dinilai.
Beberapa hal yang dinilai bagi pegawai operasional dibidang produksi yaitu :
1) Quality (kualitas hasil pekerjaan)
2) Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)
3) Knowledge of job (pengetahuan akan bidangnya)
4) Depentability (dapat dipercaya)
5) Cooperation (kerja sama)
6) Adaptability (penyesuaian diri)
7) Attendance (kehadiran)
8) Versatility (pengetahuan serba guna)
9) House keeping (pemeliharaan)
10) Safety (keamanan)
Sedangkan hal-hal yang dinilai bagi manajer (administrative management) adalah :
1) Knowledge (pengetahuan umum)
2) Cooperation (kerja sama)
3) Depentability (dapat dipercaya)
4) Quality or work (kualitas hasil pekerjaan)
5) Judgement (pemecahan masalah)
6) Initiative (inisiatif)
7) Quantity of work (kualitas hasil pekerjaan)
8) Leadership (kepemimpinannya)
9) Planning and organizing (perencanaan dan pengorganisasian)
10) Health (kesehatan)
Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian pegawai ada yang disebabkan permintaan sendiri, tetapi ada pula yang diberhentikan.Pemberhentian pegawai oleh perusahaan, bisa disebabkan karena pegawai tersebut tidak bermanfaat/merugikan perusahaan, baik ditinjau dari sudut material maupun moral. Dalam PHK ini harus meminta persetuan dari P4 D/P4 P (Penyelesaian Perselisihan Perburuhan Daerah/Pusat).
Mengenai pemensiunan pegawai. Ada aturan pemensiunan pegawai yang dapat dipelajari dalam undang-undang Pensiun Pegawai Negeri No. 20 Tahun 1952. Disini dinyatakan bahwa yang dapat dipensiunkan adalah antara lain : yang sudah tua, yang invalid, yang tidak dapat bekerja karena sakit, yang diremajakan dan yang diretooling. Mereka ini masih dapat uang pensiun sesuai dengan peraturan yang ada.
Tahap pertama dari penataan pegawai adalah perencanaan sumberdaya manusia, yang melibatkan perkiraan kebutuhan sumberdaya manusia dan merencanakan langkah-langkah yang harus diambil guna memenuhi kebutuhan hal tersebut. Kebutuhan sumberdaya manusia dalam suatu organisasi merupakan dasar teknik yang digunakan dengan perkiraan sebagai berikut :
1. Inventori Keterampilan Tenaga Kerja (Skill Inventory)
Skill Inventory adalah penyimpanan arsip karyawan yang sangat rinci, seperti tingkat pendidikan, pelatihan, pengalaman, lama kerja, dan demografi personal (umur, jenis kelamin, suku, dan status perkawinan).
2. Analisa Jabatan / Pekerjaan (Job Analysis)
Analisa jabatan dibutuhkan untuk dapat berkinerja dengan baik pada jabatan tersebut, yang mempunyai dua bagian penting yaitu :
a. Deskripsi jabatan/pekerjaan (job description) adalah rincian kerangka dari tugas utama dan tanggung jawab pada suatu jabatan/pekerjaan.
b. Spesifikasi jabatan/pekerjaan (job specification) adalah suatu daftar yang berisi karakteristik personal, keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan seorang pekerja untuk dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
Tahap-tahap yang dilakukan melalui proses :
1) Recruiting atau merekrut adalah mencari dan memperoleh pelamar-pelamar pekerjaan untuk mengisi lowongan yang ada pada perusahaan. Dalam merekrut perlu dilakukan hal-hal berikut :
a. Menentukan jumlah karyawan yang akan diterima dan persyaratannya.
b. Menginformasikan kepada masyarakat/pasar tenaga kerja melalui media masa dan elektronik.
c. Menentukan batas waktu serta alamat penerimaan lamaran.
d. Mengadministrasikan seperlunya lamaran tersebut.
2) Appraisal atau menilai dan mengevaluasi adalah menilai surat-surat lamaran dengan cara membandingkan antara hal-hal yang dimiliki pelamar dengan persyaratan yang telah ditentukan perusahaan.
3) Selection atau selesi adalah memilih dari antara para pelamar dari hasil penilaian melalui seleksi tulis, wawancara, test psikologi, kesehatan dan sebagainya.
4) Promotion atau promosi yaitu calon pegawai yang telah lulus dari masa percobaan, pendidikan atau latihan diangkat secara resmi melalui surat keputusan. Jabatan atau pangkat, gaji dan jaminan-jaminan sosial lainnya akan ditetapkan.
5) Retirement atau pengunduran diri adalah pemutusan hubungan kerja dengan pegawai setelah ia bekerja untuk jangka waktu tertentu dalam perusahaan.
Sumber pegawai dapat berasal dari perusahaan itu sendiri (internal) maupun dari luar perusahaan (eksternal).
Internal yaitu pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan berasal dari pegawai yang telah ada dalam perusahaan.
Eksternal yaitu pegawai yang akan mengisi lowongan jabatan berasal dari luar perusahaan. Diantaranya dari lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja, referensi dari karyawan yang ada, referensi dari kawan manajer.
Pengembangan Pegawai (Developing)
Pengembangan pegawai dimaksudkan untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan pegawai, melalui pendidikan dan latihan. Pendidikan meningkatkan keahlian teoritis, moral pegawai, sedangkan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan keterampilan teknis pelaksanaan pekerjaan para pegawai.
Tujuan pengembangan pegawai adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pegawai. Tanggung jawab pengembangan pegawai pada umumnya berada pada para manajer, khususnya para manajer personalia. Masalah pengembangan pegawai mula-mula kurang dapat perhatian dari para pemimpin perusahaan, karena mereka berpendapat bahwa pegawai yang diterima sudah siap pakai.
Latihan (Training) dibedakan atas :
1. Latihan magang (apprentice training)
Pada latihan seperti ini pegawai baru membantu pegawai lama yang berpengalaman selama jangka waktu tertentu, sampai tiba saatnya ia dipromosikan menjadi pegawai secara resmi. Dalam cara ini calon pegawai langsung ditempatkan, diberi tugas dan dalam pelaksanaan tugasnya ia mendapat petunjuk/bimbingan dari pegawai lama.
2. Latihan kerja khas (on the job training)
Latihan seperti ini dilakukan baik untuk pegawai baru maupun bagi pegawai lama, khusunya bagi mereka yang akan dipromosikan ketingkat jabatan yang lebih tinggi.
Metode-metode latihan bagi pegawai lama yang akan dipromosikan adalah sebagai berikut :
a) Metode berkuliah yaitu latihan dilakukan dengan penatar yang berperan aktif, mengajarkan para peserta pelatihan.
b) Metode konperensi yaitu penatar dan peserta latihan sama-sama berperan aktif, mereka membicarakan sesuatu masalah dan setiap peserta memberikan tanggapan serta saling tukar pendapat.
c) Metode rotasi jabatan yaitu direalisasikan dengan cara mempekerjakan manajer tersebut diberbagai bagian perusahaan secara bergilir, sehingga akhirnya ia mengetahui pekerjaan yang dilakukan pada setiap bagian.
d) Metode kasus yaitu dilakukan dengan cara penatar memberikan kepada peserta suatu kasus dan setiap peserta diharuskan mengambil keputusan atas kasus tersebut, kemudian datanya diberikan sepenuhnya.
e) Metode proses insiden yaitu hampir sama dengan metode kasus, perbedaannya terletak dalam hal bahwa data kasus yang disajikan tidak komplit, sehingga untuk pemecahan kasusnya peserta harus mencari data seperlunya.
Pemeliharaan Pegawai
Pemeliharaan pegawai perlu mendapat perhatian yang dari pimpinan perusahaan agar perputaran / turn over (arus pegawai yang masuk dan keluar perusahaan) tingkat absensi karyawan dapat minimal.
Absensi pegawai dapat menimbulkan kerugian terhadap perusahaan, misalnya pekerjaan yang terbengkalai. Agar absensi dan perputaran pegawai rendah manajer perusahaan harus memperhatikan masalah pemeliharaan pegawai, seperti pemberian gaji yang wajar, suasana kerja yang baik, perlakuan yang baik, jaminan-jaminan sosial yang lumayan serta penempatan dan promosi yang baik.
Dasar-dasar promosi :
1) Senioritas yaitu promosi yang didasarkan pada lamanya/pengalaman kerja seorang pegawai. Kelemahannya adalah seseorang yang kemampuannya sangat terbatas, tetapi karena sudah lama bekerja dipromosikan.
2) Penilaian kecakapan (Ability) yaitu seseorang dipromosikan berdasarkan penilaian kecakapan. Kesulitan yang timbul adalah mengenai tolok ukur kecakapannya, apakah nilai ijazah yang dipakai sebagai bahan pertimbangan mencerminkan kecerdasan dalam praktek kerja.
3) Kombinasi senioritas dan kecakapan yaitu promosi dilakukan berdasarkan kenaikan golongan. Jika lulus dalam ujian tersebut barulah yang bersangkutan dipromosikan.
Pemindahan Pegawai
Pemindahan pegawai dari satu jabatan ke jabatan lain bertujuan untuk memajukan pegawai tersebut. Ini dapat terjadi baik karena keinginan pegawai sendiri ataupun karena keinginan atasan.
Keinginan pegawai untuk dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya terutama karena pegawai merasa tidak dapat bekerja sama dengan rekan-rekannya atau karena lingkungan tempat ia bekerja kurang sesuai dengan keadaan fisik atau keinginannya.
Keinginan atasan bahwa peagwai dipindahkan dari satu jabatan ke jabatan lainnya dimaksudkan
untuk menjamin kepercayaan pegawai bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang cakap dalam jabatan yang lama.
Perlu diingat bahwa tidak setiap pemindahan pegawai dimaksudkan untuk memajukan pegawai, misalnya replacement transfer yaitu pemindahan pegawai yang sudah lama masa dinasnya ke departemen yang lain dalam jabatan yang sama. Dan temporary transfer yaitu pemindahan sementara pegawai yang memangku jabatan orang lain, karena orang tersebut tidak hadir.
Penilaian Pegawai
Penilaian pegawai harus dilakukan, karena hanya dengan penilaian ini dapat ditetapkan apakah seorang pegawai pantas untuk dipromosikan atau tidak. Penilaian ini harus dilakukan secara sistematis dan terus menerus.
Penilaian kecakapan merupakan penilaian secara sistematis terhadap seorang pegawai oleh atasannya atau oleh beberapa orang yang benar-benar menguasai tugas-tugas pegawai yang akan dinilai.
Beberapa hal yang dinilai bagi pegawai operasional dibidang produksi yaitu :
1) Quality (kualitas hasil pekerjaan)
2) Quantity of work (kuantitas hasil pekerjaan)
3) Knowledge of job (pengetahuan akan bidangnya)
4) Depentability (dapat dipercaya)
5) Cooperation (kerja sama)
6) Adaptability (penyesuaian diri)
7) Attendance (kehadiran)
8) Versatility (pengetahuan serba guna)
9) House keeping (pemeliharaan)
10) Safety (keamanan)
Sedangkan hal-hal yang dinilai bagi manajer (administrative management) adalah :
1) Knowledge (pengetahuan umum)
2) Cooperation (kerja sama)
3) Depentability (dapat dipercaya)
4) Quality or work (kualitas hasil pekerjaan)
5) Judgement (pemecahan masalah)
6) Initiative (inisiatif)
7) Quantity of work (kualitas hasil pekerjaan)
8) Leadership (kepemimpinannya)
9) Planning and organizing (perencanaan dan pengorganisasian)
10) Health (kesehatan)
Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian berarti pemutusan hubungan kerja dengan pegawai. Pemberhentian pegawai ada yang disebabkan permintaan sendiri, tetapi ada pula yang diberhentikan.Pemberhentian pegawai oleh perusahaan, bisa disebabkan karena pegawai tersebut tidak bermanfaat/merugikan perusahaan, baik ditinjau dari sudut material maupun moral. Dalam PHK ini harus meminta persetuan dari P4 D/P4 P (Penyelesaian Perselisihan Perburuhan Daerah/Pusat).
Mengenai pemensiunan pegawai. Ada aturan pemensiunan pegawai yang dapat dipelajari dalam undang-undang Pensiun Pegawai Negeri No. 20 Tahun 1952. Disini dinyatakan bahwa yang dapat dipensiunkan adalah antara lain : yang sudah tua, yang invalid, yang tidak dapat bekerja karena sakit, yang diremajakan dan yang diretooling. Mereka ini masih dapat uang pensiun sesuai dengan peraturan yang ada.
Monday, January 18, 2010
KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP)
Pengertian Pemimpin dan Kepemimpinan
Seorang pemimpin dalam kepemimpinan selalu mempunyai misi atau tujuan yang harus dicapai. Tujuan ini baru dapat direalisasi bilamana terdapat kerjasama diantara pemimpin dengan para bawahannya. Kerja sama yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut, disebabkan terbatasnya kemampuan fisik, mental dan waktu dari seseorang. Dengan demikian maka diadakanlah pembagian kerja diantara orang-orang yang ada ikatan formil dalam organisasi.
Pemimpin merupakan unsur yang sangat menentukan lancar tidaknya suatu organisasi dalam mewujudkan tujuannya, kepemimpinan merupakan inti dan penggerakan daripada administrasi dan manajemen.
Pemimpin (leader) adalah seseorang yang membimbing serta mengarahkan orang-orang dalam suatu kelompok untuk bekerja mencapai tujuan sampai berhasil dengan penuh rasa tanggung jawab. Dengan demikian, maka setiap pemimpin selamanya berhubungan dengan suatu aksi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam ikatan yang teratur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan yang dimaksud dengan kepemimpinan (leadership) adalah sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemipin agar ia dapat mengarahkan bawahannya kepada tingkatan dan tujuan yang akan dicapai.
Beberapa pendapat para ahli tentang kepemimpinan adalah sebagai berikut ::
1. Menurut G. R. Terry
Memberikan pengertian : ‘Leadership is the activity of influincing people to strix waillingly for mutual objective” artinya kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang asal mau bekerja sama dan bekerja secara sukarela untuk mencapait ujuan.
2. Menurut Howard W. Hoyt
“Leadership is the art of influencing human behaviour the ability to handle people’. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi tingkah laku manusia, kemampuan untuk membimbing orang-orang.
3. Menurut Pfiffner dan Presthus
“Leadership is the art of coordinating and motivating individuals and group to achieve the desired end”. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mengkoordinasikan dan memberi motivasi kepada individu- individu dan kelompok guna tujuan yang telah ditetapkan.
4. Menurut Chester Irving Barnand
Kepemimpinan adalah kemampuan pribadi untuk menegaskan keputusan yang memberikan dimensi mutu dan dimensi kesusilaan kepada koordinasi kegiatan terorganisasi dan kepada perumusan tujuan.
Jadi kepemimpinan pada dasarnya berarti seni atau kemampuan untuk mempengaruhi orang-orang yang ada disekelilingnya. Setelah kita perhatian pengertian kepemimpinan di atas, jelas bahwa kepemimpinan bersifat kegiatan atau kemampuan bertindak dan memimpin menyangkut orangnya atau orang yang menjalankan kepemimpinan dalam proses manajemen.
Sedangkan pengertian pemimpin , menurut pendapat para ahli, yaitu :
1. Menurut Herbert A. Simon
Pemimpin adalah seseoran gyang dapat mempersatukan orang-orang dalam mengejar suatu tujuan.
2. Menurut Prof. DR. H. Arifin Abdurachman
Pemimpin sebagai orang yang dapat menggerakan orang-orang yang ada disekelilingnya untuk mengikuti jejak pemimpin itu.
3. Menurut Prof. Dr. Sarwono Prawirotardjo
Pemimpin adalah orang yang berhasil menimbulkan pada bawahannya perasaan ikut serta, ikut bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sedang diselenggarakan dibawah pimpinannya.
4. Menurut Lao Tzu
Pemimpin yang terbaik adalah seseoran gyang dapat membantu mengembangkan orang lain, sehingga akhirnya mereka tidak lagi memerlukan pemimpinnya itu. Dengan kata lain, pemimpin yang terbaik jika dapat menumbuhkan dan mengembangkan bawahannya, sehingga akhirnya mereka memiliki keterampilan yang menyamainya malah kalau bisa bawahannya melebihi atasannya.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat diketahui bahwa pemimpin adalah setiap orang yang mempunyai bawahan, mampu membina, memberi contoh, menggerakkan serta dapat mempengaruhi tingkah laku orang lain.
Seseorang dapat dikatakan pemimpin (leader) bila ia dapat menunjukan kepandaiannya, kecerdasannya akan sanggup mempengaruhi dan menggerakan orang lain yang ada disekelilingnya, meskipun dirinya tidak ada ikatan formal (resmi) dalam suatu organsiasi.
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN
Terdapat berbagai pendapat tentang teori kepemimpinan yang berbeda satu dengan yang lainnya tentang terjadinya atau lahirnya seorang pemimpin dikalangan para ahli administrasi dan manajemen. namun dari sekian banyak teori kepemimpinan yang mungkin timbul disini akan ditampilkan 3 teori kepemimpinan, yaitu :
1. Teori Genetis (Pembawaan Kelahiran / Keturunan)
Ajaran teori pembawaan kelahiran bersumber kepada pendapat yang mengatakan bahwa munculnya seorang pemimpin karena pembawan kelahiran/keturunan. Inti dari teori ini seseorang akan menjadi pemimpin karena ia memang memiliki darah pemimpin, ia telah dilahirkan dengan bakat kepemimpinan yang diturunkan dari orang tuanya.
2. Teori Sosial (kemasyarakatan)
Ajaran atau teori sosial berpegang pada prinsip bahwa pada hakekatnya setiap orang dapat menjadi pemimpin. Penganut aliran ini berpendapat bahwa pemimpin bukan milik atau monopoli dari suatu kelompok/golongan orang-orang tertentu saja. Teori sosial berkeyakinan bahwa seseorang memiliki kecakapan dan kemampuan menjadi pemimpin karena pendidikan dan latihan yang diperoleh. Seseorang mampu menjadi pemimpin karena tekun dalam praktek dan mendapat dukungan dari masyrakat, serta adanya kesempatan yang tepat untuk menunjang timbulnya seorang pemimpin yang mengagumkan dan disegani.
3. Teori Ekologi (Pengaruh Lingkungan)
Pandangan teori ini merupakan gabungan dari teori genetis dan teori sosial, yaitu seseorang hanya akan berhasil menjadi pemimpin yang baik, apabila ia pada waktu lahir memiliki bakat kepemimpinan, bakat-bakat kepemimpinan tersebut harus dikembangkan dengan pendidikan yang teratur dan pengalaman yang cukup. Di samping itu juga dapat menunjukan prestise/kebanggaan, harga diri yang tinggi.
Koortz O’ Donnell mengatakan bahwa didalam menentukan hal tentang kepemimpinan ini dengan segala sifat-sifat kita dapati dua teori yang masing-masing mempunyai pengikut-pengikutnya.
Teori yang pertama memperinti sifat-sifat kepemimpinan teori itu bernama teori “traitist” (dari trait = sifat). Koortz menyebut diantara pendukung dari teori traitist ini sarjana-sarjana sebagai berikut :
1. Ordway Tead
2. Chester l. Barnard
3. Erwin H. Schell
Ad. 1. Ordway Tead telah sampai kepada 10 sifat-sifat yang dianggapnya perlu ada pada seorang pemimpin, sifat-sifat itu adalah : a) energi, b) selera memimpin, c) enthusiasme, d) ramah-tamah, e) integritet, f) kemahiran teknis, g) sanggup mengambil keputusan, h) intelligensi, i) kecakapan mengajar dan j) iman yang kuat.
Lebih lanjut kata Tead :
a. energi jasmani dan rohani, pemimpin umumnya memiliki keuletan yang mengagumkan, kegiatan dan kecerdasan yang melebihi manusia biasa.
b. Selera akan tujuan an tujuan
Ia memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang akan dilaksanakan, dan dengan cara bagaimana mencapainya.
c. Enthusiasme
Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk menimbulkan semangat untuk itu pada bawahannya harus digerakan, baik emosinya maupun harapan dan tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin, akan tetapi ia harus dapat memberi arah dan semangat pada orang-orangnya itu.
d. Ramah-tamah
Ini perlu untuk dapat menimbal-balikan simpati orang-orangnya itu.
e. Integritas
Orang-orang akan memberikan kepercayaan mereka kepada pemimpin mereka, apabila mereka yakin dan percaya, bahwa ia akan menepati janjinya.
f. Kemahiran teknis
Dalam setiap hal si pemimpin hendaklah berpengertian yang cukup tentang teknologi dan cara mencapai tujuannya, guna memberi pimpinan, semakin ia mengerti hal-hal teknis itu, semakin mudah ia menghadapi persoalannya pada perusahaannya.
g. Guna mencapai hasil yang nyata, pemimpin harus mengambil keputusan baik dalam mencapai persoalan yang besar maupun kadang-kadang dalam persoalan yang kecil, proses mengambil keputusan itu adalah menimbang-nimbang berbagai faktor, mungkin pula berbagai pendapat dari kepala-kepala bagiannya dan sebagainya dengan pengumpulan segala bahan keterangan dan faktor yang cukup.
h. Intelligensi adalah syarat yang mutlak pada seorang manajer tidak perlu diragu-ragukan.
i. Akan tetapi selain dari hal-hal tersebut diatas berperan sebagai guru penting pula. Si pemimpin dapat mengharapkan bantuan yang besar dari bawahannya, apabila mereka mengerti bahwa tujuannya itu adalah untuk kepentingan mereka pula.
j. Akhirnya iman yang kuat. Pimpinan harus berani menanggung resiko dari kepemimpinannya, jika perlu dengan mengorbankan segala yang berharga baginya. Di dalam sejarah dunia tidak sedikit contoh yang kita lihar dari pada orang-orang yang beriman pokok seperti itu.
Ad. 2. Chester Barnard (The Functions of the Executive) sebaliknya menunjukan pada dua segi saja dari pada kepemimpinan, yaitu :
a. Superioritasnya pribadi di bidang teknik kepemimpinan.
Ia maksudkan superioritas dalam fisik, kemahiran, teknologi, penanggapan (perception), pengetahuan, ingatan dan daya “imagination” verbeel dingskracth)
b. Superioritas pribadi dalam tekad, keuletan dan keberanian.
Tekad, keuletan dan keberanian seseorang dapat menentukan mutu tindakan yang menyebabkan orang memuji dan mematuhinya.
Ad. 3. Erwin Schell berpendapat, bahwa tidak ada gunanya untuk memperinci sifat-sifat yang essensial bagi pemimpin-pemimpin. Karena untuk itu kita harus menyebut semua budi manusia, mental, moral dan jasmani. Tapi satu hal ia dapat pastikan, jika seorang pemimpin tidak mempunyai priadi tertentu, maka ia akan gagal sebagai pemimpin
Sifat-sifat itu adalah :
a. Serba minat dan keramahan terhadap orang-orang.
Seorang pemimpin pada akhirnya adalah orang yang membentuk orang-orangnya. Yang menjadi soal baginya adalah “human relationship’ (hubungan dengan sesama manusia) yang selalu berubah-ubah dan menyimpang dari standard. Kita tidak dapat mengumpulkan sejumlah orang dan menempatkan seorang lelaki, seorang perempuan dan anak-anak di dalam satu rumah dan mengharapkan timbulnya suatu keluarga bahagia dari pada mereka.
b. Daya Kepribadian
Suatu organisasi memerlukan adanya eksekutif-eksekutif yang mempunyai kekuatan pribadi yang lebih dari pada biasa. Sifat ini memang merupakan satu dari pada unsur-unsur pokok yang agaknya membenarkan adanya hak wajar akan kekuasaan bagi seseorang.
c. Kecondongan Serba Ilmu
Masalah yang dihadapai oleh si eksekutif kebanyakan dapat diatasi oleh seorang yang mempunyai jiwa serba ilmu dalam arti ia harus dapat berencana dan berfikir secara ilmu pengetahuan.
Teori Serba Situasi Tentang Kepemimpinan
Teori ini hendak mencari jalan baru untuk mengidentifikasi pemimpin-pemimpin, ia bertolak dari pokok pangkal, bahwa ada beberapa hal yang sangat diperlukan pada tiap-tiap pemimpin, hal-hal itu adalah : cakap dan lincah, cerdas, stabil, dan ulet. Setelah itu ditetapkan, maka ia menempatkan seorang akndidat pemimpin dalam suatu kelompok dan melihat bagaimana ia bertindak dalam situasi yang dibuat serealistis mungkin, untuk mentest kecakapannya dalam menghadapi situasi itu.
Inti kepemimpinan adalah menggerakan orang-orang untuk bekerjasama untuk suatu tujuan, suatu cita-cita. Manajer yang memimpin perusahaan itu harus dapat meyakinkan bawahannya untuk mengikutinya. Ia harus mempunyai kepribadian. Tapi ini saja belum cukup, diantara orang-orangnya itu pasti ada yang tidak mau mengikuti apa saja yang dikatakan oleh pimpinan mereka. Mereka ituperlu diyakinkan, jika tidak hendak dipecat. Jika pimpinan itu tidak didalam satu tangan, melainkan dibagi-bagi berbagai anggota manajemen, maka bidang kepemimpinan mereka m asing-masing tidak pula leluasa, melainkan ada batas-batasnya, yakni dimana mulai wilayah kekuasaan rekannya.
Semua ini menujukkan betapa kompelksnya sifat seorang manajer, ia harus meyakinkan orang-orangnya, bahwa mereka dapat mencapai kepuasan sebenar-benarnya dengan bekerja sekeras-kerasnya. Artinya dan tidak kurang penting pula, adalah kepuasan kebutuhannya sendiri. diantara komponen-komponen itulah ia harus mencapai suatu keselarasan dan kesinambungan yang layak.
ASPEK-ASPEK KEPEMIMPINAN
Seorang pemimpin perlu menguasai dan mendalami aspek-aspek kepemimpinan agar supaya mencapai hasil yang seoptimal mungkin dalam mengemudikan organisasi yang dipimpinnya.
Aspek Internal
Aspek internal adalah kemampuan seorang pemimpin menguasai dan mendalami organisasi kedalam. Pemimpin harus memiliki kualitas yang memadai akan segala hal organsiasi secara menyeluruh dan garis besarnya, agar dapat menentukan kebijaksanaan dengan tepat dan dapat mengambil tindakan-tindakan yang paling sesuai dengan tuntutan dan perkembangan organisasi yang dipimpin.
Adapun yang diklasifikasikan atau digolongkan ke dalam aspek internal itu meliputi antara lain bahwa seorang pemimpin harus :
a. Memahami dan mendalami tujuan organisasi.
b. Memahami struktur organisasi dan tata kerja dari organisasi yang dipimpinnya.
c. Mampu mengikuti perkembangan organisasi
d. Mampu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul secara cepat dan tepat.
e. Dapat menciptakan iklim kerja yang menyenangkan.
f. Dapat menjamin keselamatan dan keamanan kerja.
g. Memberi dorongan kepada para pegawai untuk bekerja lebih produktif dan efisien.
h. Menjamin dipenuhinya kebutuhan fisik minimum pegawai beserta keluarganya.
i. Memberi jaminan hari tua kepada pegawai dan sebagainya.
Aspek Eksternal
Seorang pemimpin harus dapat dan mampu memahami serta mengikuti aspirasi dan perkembangan masyarakat yang secara langsung atau tidak langsung sangat berpengaruh kepada organisasi yang dipimpinnya. Dalam kaitannya dengan aspek eksternal ini, seorang pemimpin harus mempunyai kecakapan dan kemampuan yang antara lain untuk :
a. Mengadakan kontak atau hubungan dengan tokoh-tokoh atau pemuka-pemuka masyarakat.
b. Mewakili organisasi didepan pengadilan atau diluar pengadilan
c. Dapat mengikuti keinginan dan selera masyarakat.
d. Dapat mengikuti kemajuan dan perkembangan masyarakat.
e. Mendapat bantuan dan dukungan masyarakat.
f. Menyatu dengan masyarakat.
g. Turut membantu meringankan beban masyarakat disekitarnya.
h. Dapat menarik kesan dan tanggapan positif masyarakat terhadap organisasi yang dipimpinnya.
i. Dapat senantiasa menyesuiakan diri dengan apa yang hendak dicapai oleh organiasi dengan apa yang diinginkan oleh masyarakat.
Adapun inti dari aspek eksternal tidak lain merupakan manifestasi kelangsungan dari pada aspek internal. Keberhasilan pelaksanaan aspek eksternal akan sangat pengaruhnya kepada perkebangan dan kemajuan internal. Dengan demikian kegagalan aspek eksternal akan berakibat kemunduran aspek internal dari pada organsasi yang bersangkutan.
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
Kalau kita mengamati cara-cara pemimpin dalam melakukan kepemimpinannya, maka cara-cara kepemimpinan itu dilakukan ke dalam 5 (lima) tipe, yaitu :
1. Tipe Pemimpin Otokratis
Tipe pemimpin otokratis adalah suatu tipe dimana seorang pemimpin :
a. Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
c. Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata
d. Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat
e. Dalam tindakan penggerakannya sering mempergunakan approach (pendekatan) yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat menghukum).
Dari sifat-sifat tersebut diatas jelas terlihat bahwa tipe pemimpin yang demikian tidak tepat untuk suatu organisasi, dimana hak-hak azasi manusia yang menjadi bawahan itu harus dihormati.
2. Tipe Pemimpin Militeristis
Tipe pemimpin militeristis, perlu diperhatikan dahulu bahwa yang dimaksud dengan seorang pemimpin tipe militeristis berbeda dengan seorang pemimpin organisasi militer. Seorang pemimpin yang bertipe militeristis adalah seorang yang memiliki sifat-sifat :
a. Menggerakkan bawahannya dengan cara memerintah
b. Tergantung pada jabatan/pangkat yang dimilikinya
c. Menuntut disiplin yang tinggi
d. Sukar menerika kritikan dari bawahan
Terlihat pula dari sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang militeristis bukanlah seorang pemimpin yang ideal.
3. Tipe Pemimpin Paternalistis
Seorang pemimpin yang tergologn sebagai pemimpin yang paternalistis adalah seorang yang :
a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa
b. Bersikap terlalu melindungi (overly protective)
c. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahnnya untuk mengambil keputusan.
d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan kreatifitasnya.
e. Sering bersifat maha tahu dalam segala hal.
Harus diakui bahwa dalam keadaan tertentu seorang pemimin yang demikian sangat diperlukan, akan tetapi sifat-sifatnya yang negatif mengalahkan sifat-sifatnya yang positif.
4. Tipe Pemimpin Kharismatik
Pemimpin bertipe kharismatik adalah pemimpin yang mempunyai daya tarik yang amat besar. Pada umumnya tipe ini mempunyai pengikut yang jumlah besar, meskipun para pengikutnya tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin tersebut.
Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang kharismatik adalah sebagai berikut :
a. Dalam menggerakan bawahannya bersikap memberi keleluasaan sebab manusia merupakan makhluk yang mulia.
b. Selalu berusaha menyerasikan kepentingan organisasi dengan kepentingan priabdi bawahannya.
c. Bersedia menerima saran, pendapat dan kritik yang bersifat membangun.
d. Mengutamakan kerjasama dalam setiap usaha untuk mencapai tujuan.
e. Bawahan yang berbuat kekeliruan bukan dimarahi tetapi diberi kesempatan yang seluas-luasnya untuk mengadakan perbaikan agar tidak terulang pada waktu mendatang.
f. Berusaha meningkatkan kemampuan dan kreativitas semua orang yang menjadi bawahannya agar kesejahteraan hidup mereka meningkat pula.
g. Berusaha mengembangkan dirinya agar lebih cakap dan lebih bijaksana dalam memimpin bawahannya.
Terlihat pula dalam sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang kharismatik merupakan pemimpin yang disegani dan disenangi. Sedangkan kekayaan, umur, kesehatan dan profil tidak dapat dipergunakan sebagai kriteria kharisma.
5. Tipe Pemimpin Demokratis
Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe-tipe pemimpin yang demokratis yang paling tepat untuk sebuah organisasi, karena :
a. Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia didunia.
b. Selalu menyatukan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dari tujuan pribadi daripada bawahannya.
c. Ia senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik dari bawahannya.
d. Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan.
e. Berusaha mengembangkan diri pribadi sebagai pemimpin.
Dari tipe-tipe yang disebutkan diatas, tipe pemimpin demokratisilah yang paling sesuai juga cocok dengan situasi dan kondisi masyarakat seperti sekarang ini. Hanya pada tipe pemimpin demokratislah segala pikiran, pendapat, dan aspirasi sebagian besar anggota organisasi dapat disalurkan dan ditampung oelh pemimpin organisasi. Semua pendapat merupakan informasi yang amat berguna mengambil keputusan/kebijaksanaan dengan jalan masyarakat untuk terciptanya kata sepakat. Tipe pemimpin ini adalah merupakan ciri utama dari prinsip demokrasi.
Walaupun agak menyimpang sedikit, akan tetapi perlu kita selipkan sekedar keterangan tentang segi-segi psikhologis yang terdapat pada manajer-manajer seperti yang diuraikan oleh Dr. Erich Fromm dalam bukunya “Man for him self’
a. Tipe yang bertahan atau serba diterima
Jika seseorang mempunyai orientasi yang serba terima, maka ia merasa bahwa sumber segala kebaikannya itu ada diluar dan ia percaya, bahwa jalan satu-satunya untuk memperoleh apa yang diinginkannya itu adalah menerima dari sumber luar itu. Pada umumnya perusahaan yang dipimpin oleh tipe manajer yang demikian, menunjukan suatu struktur yang mengenal pembagian tanggung jawab.
b. Tipe yang bersifat menyerang dan menghisap
Pedoman dasarnya adalah perasaan bahwa sumber dari segala kebaikan itu ada diluar, yang harus direbut dari orang lain dengan jalan kekerasan atau secara tipu muslihat. Manajer demikian suka mempergunakan golongan-golongan dalam perusahaannya. Golongan-golongan itu sengaja diadakannya, agar mereka saling curiga dan iri hati, sehingga kerjasama antara mereka dapat dicegah.
c. Tipe yang serba menimbun
Orientasi yang demikian membuat orang-orang tidak mempunyai kepercayaan pada hal-hal yang baru yang mereka peroleh dari dunia luar. Organisasi yang demikian dianggap sebagai badan yang memperkuat kedudukan manajer. Meskipun demikian, ada juga segi yang baik padanya, yaitu tiap-tiap orang mengetahui tempatnya dan percaya pada kekuatan dan diri sendiri.
Tapi segi jeleknya, manajer yang bertipe serba menimbun ini, tidak akan merusak pengetahuan yang telah dipunyainya dan dialaminya itu kepada orang-orang bawahannya.
d. Tipe Marketing
Pedoman dasarnya adalahs iapa yang ingin maju, terus dapat menyesuaikan diri kepada organsiasi yang besar dan kecakapannya untuk memainkan peranan yang diharapkan dari padanya adalah modal yang besar dan segi yang penting dari padanya.
e. Tipe Produktif
Produktif adalah kecakapan seseorang untuk mempergunakan kekuatan dan tenaganya dan menjadikan potensi yang ada padanya, suatu kenyataan. Tipe manajer ini mendidik dan mengembangkan mereka yang dipimpin, sehingga mereka dapat tumbuh sebagai manajer yang baik.
Seorang pemimpin dalam kepemimpinan selalu mempunyai misi atau tujuan yang harus dicapai. Tujuan ini baru dapat direalisasi bilamana terdapat kerjasama diantara pemimpin dengan para bawahannya. Kerja sama yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut, disebabkan terbatasnya kemampuan fisik, mental dan waktu dari seseorang. Dengan demikian maka diadakanlah pembagian kerja diantara orang-orang yang ada ikatan formil dalam organisasi.
Pemimpin merupakan unsur yang sangat menentukan lancar tidaknya suatu organisasi dalam mewujudkan tujuannya, kepemimpinan merupakan inti dan penggerakan daripada administrasi dan manajemen.
Pemimpin (leader) adalah seseorang yang membimbing serta mengarahkan orang-orang dalam suatu kelompok untuk bekerja mencapai tujuan sampai berhasil dengan penuh rasa tanggung jawab. Dengan demikian, maka setiap pemimpin selamanya berhubungan dengan suatu aksi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam ikatan yang teratur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan yang dimaksud dengan kepemimpinan (leadership) adalah sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemipin agar ia dapat mengarahkan bawahannya kepada tingkatan dan tujuan yang akan dicapai.
Beberapa pendapat para ahli tentang kepemimpinan adalah sebagai berikut ::
1. Menurut G. R. Terry
Memberikan pengertian : ‘Leadership is the activity of influincing people to strix waillingly for mutual objective” artinya kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang asal mau bekerja sama dan bekerja secara sukarela untuk mencapait ujuan.
2. Menurut Howard W. Hoyt
“Leadership is the art of influencing human behaviour the ability to handle people’. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi tingkah laku manusia, kemampuan untuk membimbing orang-orang.
3. Menurut Pfiffner dan Presthus
“Leadership is the art of coordinating and motivating individuals and group to achieve the desired end”. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mengkoordinasikan dan memberi motivasi kepada individu- individu dan kelompok guna tujuan yang telah ditetapkan.
4. Menurut Chester Irving Barnand
Kepemimpinan adalah kemampuan pribadi untuk menegaskan keputusan yang memberikan dimensi mutu dan dimensi kesusilaan kepada koordinasi kegiatan terorganisasi dan kepada perumusan tujuan.
Jadi kepemimpinan pada dasarnya berarti seni atau kemampuan untuk mempengaruhi orang-orang yang ada disekelilingnya. Setelah kita perhatian pengertian kepemimpinan di atas, jelas bahwa kepemimpinan bersifat kegiatan atau kemampuan bertindak dan memimpin menyangkut orangnya atau orang yang menjalankan kepemimpinan dalam proses manajemen.
Sedangkan pengertian pemimpin , menurut pendapat para ahli, yaitu :
1. Menurut Herbert A. Simon
Pemimpin adalah seseoran gyang dapat mempersatukan orang-orang dalam mengejar suatu tujuan.
2. Menurut Prof. DR. H. Arifin Abdurachman
Pemimpin sebagai orang yang dapat menggerakan orang-orang yang ada disekelilingnya untuk mengikuti jejak pemimpin itu.
3. Menurut Prof. Dr. Sarwono Prawirotardjo
Pemimpin adalah orang yang berhasil menimbulkan pada bawahannya perasaan ikut serta, ikut bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sedang diselenggarakan dibawah pimpinannya.
4. Menurut Lao Tzu
Pemimpin yang terbaik adalah seseoran gyang dapat membantu mengembangkan orang lain, sehingga akhirnya mereka tidak lagi memerlukan pemimpinnya itu. Dengan kata lain, pemimpin yang terbaik jika dapat menumbuhkan dan mengembangkan bawahannya, sehingga akhirnya mereka memiliki keterampilan yang menyamainya malah kalau bisa bawahannya melebihi atasannya.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat diketahui bahwa pemimpin adalah setiap orang yang mempunyai bawahan, mampu membina, memberi contoh, menggerakkan serta dapat mempengaruhi tingkah laku orang lain.
Seseorang dapat dikatakan pemimpin (leader) bila ia dapat menunjukan kepandaiannya, kecerdasannya akan sanggup mempengaruhi dan menggerakan orang lain yang ada disekelilingnya, meskipun dirinya tidak ada ikatan formal (resmi) dalam suatu organsiasi.
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN
Terdapat berbagai pendapat tentang teori kepemimpinan yang berbeda satu dengan yang lainnya tentang terjadinya atau lahirnya seorang pemimpin dikalangan para ahli administrasi dan manajemen. namun dari sekian banyak teori kepemimpinan yang mungkin timbul disini akan ditampilkan 3 teori kepemimpinan, yaitu :
1. Teori Genetis (Pembawaan Kelahiran / Keturunan)
Ajaran teori pembawaan kelahiran bersumber kepada pendapat yang mengatakan bahwa munculnya seorang pemimpin karena pembawan kelahiran/keturunan. Inti dari teori ini seseorang akan menjadi pemimpin karena ia memang memiliki darah pemimpin, ia telah dilahirkan dengan bakat kepemimpinan yang diturunkan dari orang tuanya.
2. Teori Sosial (kemasyarakatan)
Ajaran atau teori sosial berpegang pada prinsip bahwa pada hakekatnya setiap orang dapat menjadi pemimpin. Penganut aliran ini berpendapat bahwa pemimpin bukan milik atau monopoli dari suatu kelompok/golongan orang-orang tertentu saja. Teori sosial berkeyakinan bahwa seseorang memiliki kecakapan dan kemampuan menjadi pemimpin karena pendidikan dan latihan yang diperoleh. Seseorang mampu menjadi pemimpin karena tekun dalam praktek dan mendapat dukungan dari masyrakat, serta adanya kesempatan yang tepat untuk menunjang timbulnya seorang pemimpin yang mengagumkan dan disegani.
3. Teori Ekologi (Pengaruh Lingkungan)
Pandangan teori ini merupakan gabungan dari teori genetis dan teori sosial, yaitu seseorang hanya akan berhasil menjadi pemimpin yang baik, apabila ia pada waktu lahir memiliki bakat kepemimpinan, bakat-bakat kepemimpinan tersebut harus dikembangkan dengan pendidikan yang teratur dan pengalaman yang cukup. Di samping itu juga dapat menunjukan prestise/kebanggaan, harga diri yang tinggi.
Koortz O’ Donnell mengatakan bahwa didalam menentukan hal tentang kepemimpinan ini dengan segala sifat-sifat kita dapati dua teori yang masing-masing mempunyai pengikut-pengikutnya.
Teori yang pertama memperinti sifat-sifat kepemimpinan teori itu bernama teori “traitist” (dari trait = sifat). Koortz menyebut diantara pendukung dari teori traitist ini sarjana-sarjana sebagai berikut :
1. Ordway Tead
2. Chester l. Barnard
3. Erwin H. Schell
Ad. 1. Ordway Tead telah sampai kepada 10 sifat-sifat yang dianggapnya perlu ada pada seorang pemimpin, sifat-sifat itu adalah : a) energi, b) selera memimpin, c) enthusiasme, d) ramah-tamah, e) integritet, f) kemahiran teknis, g) sanggup mengambil keputusan, h) intelligensi, i) kecakapan mengajar dan j) iman yang kuat.
Lebih lanjut kata Tead :
a. energi jasmani dan rohani, pemimpin umumnya memiliki keuletan yang mengagumkan, kegiatan dan kecerdasan yang melebihi manusia biasa.
b. Selera akan tujuan an tujuan
Ia memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang akan dilaksanakan, dan dengan cara bagaimana mencapainya.
c. Enthusiasme
Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk menimbulkan semangat untuk itu pada bawahannya harus digerakan, baik emosinya maupun harapan dan tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin, akan tetapi ia harus dapat memberi arah dan semangat pada orang-orangnya itu.
d. Ramah-tamah
Ini perlu untuk dapat menimbal-balikan simpati orang-orangnya itu.
e. Integritas
Orang-orang akan memberikan kepercayaan mereka kepada pemimpin mereka, apabila mereka yakin dan percaya, bahwa ia akan menepati janjinya.
f. Kemahiran teknis
Dalam setiap hal si pemimpin hendaklah berpengertian yang cukup tentang teknologi dan cara mencapai tujuannya, guna memberi pimpinan, semakin ia mengerti hal-hal teknis itu, semakin mudah ia menghadapi persoalannya pada perusahaannya.
g. Guna mencapai hasil yang nyata, pemimpin harus mengambil keputusan baik dalam mencapai persoalan yang besar maupun kadang-kadang dalam persoalan yang kecil, proses mengambil keputusan itu adalah menimbang-nimbang berbagai faktor, mungkin pula berbagai pendapat dari kepala-kepala bagiannya dan sebagainya dengan pengumpulan segala bahan keterangan dan faktor yang cukup.
h. Intelligensi adalah syarat yang mutlak pada seorang manajer tidak perlu diragu-ragukan.
i. Akan tetapi selain dari hal-hal tersebut diatas berperan sebagai guru penting pula. Si pemimpin dapat mengharapkan bantuan yang besar dari bawahannya, apabila mereka mengerti bahwa tujuannya itu adalah untuk kepentingan mereka pula.
j. Akhirnya iman yang kuat. Pimpinan harus berani menanggung resiko dari kepemimpinannya, jika perlu dengan mengorbankan segala yang berharga baginya. Di dalam sejarah dunia tidak sedikit contoh yang kita lihar dari pada orang-orang yang beriman pokok seperti itu.
Ad. 2. Chester Barnard (The Functions of the Executive) sebaliknya menunjukan pada dua segi saja dari pada kepemimpinan, yaitu :
a. Superioritasnya pribadi di bidang teknik kepemimpinan.
Ia maksudkan superioritas dalam fisik, kemahiran, teknologi, penanggapan (perception), pengetahuan, ingatan dan daya “imagination” verbeel dingskracth)
b. Superioritas pribadi dalam tekad, keuletan dan keberanian.
Tekad, keuletan dan keberanian seseorang dapat menentukan mutu tindakan yang menyebabkan orang memuji dan mematuhinya.
Ad. 3. Erwin Schell berpendapat, bahwa tidak ada gunanya untuk memperinci sifat-sifat yang essensial bagi pemimpin-pemimpin. Karena untuk itu kita harus menyebut semua budi manusia, mental, moral dan jasmani. Tapi satu hal ia dapat pastikan, jika seorang pemimpin tidak mempunyai priadi tertentu, maka ia akan gagal sebagai pemimpin
Sifat-sifat itu adalah :
a. Serba minat dan keramahan terhadap orang-orang.
Seorang pemimpin pada akhirnya adalah orang yang membentuk orang-orangnya. Yang menjadi soal baginya adalah “human relationship’ (hubungan dengan sesama manusia) yang selalu berubah-ubah dan menyimpang dari standard. Kita tidak dapat mengumpulkan sejumlah orang dan menempatkan seorang lelaki, seorang perempuan dan anak-anak di dalam satu rumah dan mengharapkan timbulnya suatu keluarga bahagia dari pada mereka.
b. Daya Kepribadian
Suatu organisasi memerlukan adanya eksekutif-eksekutif yang mempunyai kekuatan pribadi yang lebih dari pada biasa. Sifat ini memang merupakan satu dari pada unsur-unsur pokok yang agaknya membenarkan adanya hak wajar akan kekuasaan bagi seseorang.
c. Kecondongan Serba Ilmu
Masalah yang dihadapai oleh si eksekutif kebanyakan dapat diatasi oleh seorang yang mempunyai jiwa serba ilmu dalam arti ia harus dapat berencana dan berfikir secara ilmu pengetahuan.
Teori Serba Situasi Tentang Kepemimpinan
Teori ini hendak mencari jalan baru untuk mengidentifikasi pemimpin-pemimpin, ia bertolak dari pokok pangkal, bahwa ada beberapa hal yang sangat diperlukan pada tiap-tiap pemimpin, hal-hal itu adalah : cakap dan lincah, cerdas, stabil, dan ulet. Setelah itu ditetapkan, maka ia menempatkan seorang akndidat pemimpin dalam suatu kelompok dan melihat bagaimana ia bertindak dalam situasi yang dibuat serealistis mungkin, untuk mentest kecakapannya dalam menghadapi situasi itu.
Inti kepemimpinan adalah menggerakan orang-orang untuk bekerjasama untuk suatu tujuan, suatu cita-cita. Manajer yang memimpin perusahaan itu harus dapat meyakinkan bawahannya untuk mengikutinya. Ia harus mempunyai kepribadian. Tapi ini saja belum cukup, diantara orang-orangnya itu pasti ada yang tidak mau mengikuti apa saja yang dikatakan oleh pimpinan mereka. Mereka ituperlu diyakinkan, jika tidak hendak dipecat. Jika pimpinan itu tidak didalam satu tangan, melainkan dibagi-bagi berbagai anggota manajemen, maka bidang kepemimpinan mereka m asing-masing tidak pula leluasa, melainkan ada batas-batasnya, yakni dimana mulai wilayah kekuasaan rekannya.
Semua ini menujukkan betapa kompelksnya sifat seorang manajer, ia harus meyakinkan orang-orangnya, bahwa mereka dapat mencapai kepuasan sebenar-benarnya dengan bekerja sekeras-kerasnya. Artinya dan tidak kurang penting pula, adalah kepuasan kebutuhannya sendiri. diantara komponen-komponen itulah ia harus mencapai suatu keselarasan dan kesinambungan yang layak.
ASPEK-ASPEK KEPEMIMPINAN
Seorang pemimpin perlu menguasai dan mendalami aspek-aspek kepemimpinan agar supaya mencapai hasil yang seoptimal mungkin dalam mengemudikan organisasi yang dipimpinnya.
Aspek Internal
Aspek internal adalah kemampuan seorang pemimpin menguasai dan mendalami organisasi kedalam. Pemimpin harus memiliki kualitas yang memadai akan segala hal organsiasi secara menyeluruh dan garis besarnya, agar dapat menentukan kebijaksanaan dengan tepat dan dapat mengambil tindakan-tindakan yang paling sesuai dengan tuntutan dan perkembangan organisasi yang dipimpin.
Adapun yang diklasifikasikan atau digolongkan ke dalam aspek internal itu meliputi antara lain bahwa seorang pemimpin harus :
a. Memahami dan mendalami tujuan organisasi.
b. Memahami struktur organisasi dan tata kerja dari organisasi yang dipimpinnya.
c. Mampu mengikuti perkembangan organisasi
d. Mampu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul secara cepat dan tepat.
e. Dapat menciptakan iklim kerja yang menyenangkan.
f. Dapat menjamin keselamatan dan keamanan kerja.
g. Memberi dorongan kepada para pegawai untuk bekerja lebih produktif dan efisien.
h. Menjamin dipenuhinya kebutuhan fisik minimum pegawai beserta keluarganya.
i. Memberi jaminan hari tua kepada pegawai dan sebagainya.
Aspek Eksternal
Seorang pemimpin harus dapat dan mampu memahami serta mengikuti aspirasi dan perkembangan masyarakat yang secara langsung atau tidak langsung sangat berpengaruh kepada organisasi yang dipimpinnya. Dalam kaitannya dengan aspek eksternal ini, seorang pemimpin harus mempunyai kecakapan dan kemampuan yang antara lain untuk :
a. Mengadakan kontak atau hubungan dengan tokoh-tokoh atau pemuka-pemuka masyarakat.
b. Mewakili organisasi didepan pengadilan atau diluar pengadilan
c. Dapat mengikuti keinginan dan selera masyarakat.
d. Dapat mengikuti kemajuan dan perkembangan masyarakat.
e. Mendapat bantuan dan dukungan masyarakat.
f. Menyatu dengan masyarakat.
g. Turut membantu meringankan beban masyarakat disekitarnya.
h. Dapat menarik kesan dan tanggapan positif masyarakat terhadap organisasi yang dipimpinnya.
i. Dapat senantiasa menyesuiakan diri dengan apa yang hendak dicapai oleh organiasi dengan apa yang diinginkan oleh masyarakat.
Adapun inti dari aspek eksternal tidak lain merupakan manifestasi kelangsungan dari pada aspek internal. Keberhasilan pelaksanaan aspek eksternal akan sangat pengaruhnya kepada perkebangan dan kemajuan internal. Dengan demikian kegagalan aspek eksternal akan berakibat kemunduran aspek internal dari pada organsasi yang bersangkutan.
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
Kalau kita mengamati cara-cara pemimpin dalam melakukan kepemimpinannya, maka cara-cara kepemimpinan itu dilakukan ke dalam 5 (lima) tipe, yaitu :
1. Tipe Pemimpin Otokratis
Tipe pemimpin otokratis adalah suatu tipe dimana seorang pemimpin :
a. Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
c. Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata
d. Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat
e. Dalam tindakan penggerakannya sering mempergunakan approach (pendekatan) yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat menghukum).
Dari sifat-sifat tersebut diatas jelas terlihat bahwa tipe pemimpin yang demikian tidak tepat untuk suatu organisasi, dimana hak-hak azasi manusia yang menjadi bawahan itu harus dihormati.
2. Tipe Pemimpin Militeristis
Tipe pemimpin militeristis, perlu diperhatikan dahulu bahwa yang dimaksud dengan seorang pemimpin tipe militeristis berbeda dengan seorang pemimpin organisasi militer. Seorang pemimpin yang bertipe militeristis adalah seorang yang memiliki sifat-sifat :
a. Menggerakkan bawahannya dengan cara memerintah
b. Tergantung pada jabatan/pangkat yang dimilikinya
c. Menuntut disiplin yang tinggi
d. Sukar menerika kritikan dari bawahan
Terlihat pula dari sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang militeristis bukanlah seorang pemimpin yang ideal.
3. Tipe Pemimpin Paternalistis
Seorang pemimpin yang tergologn sebagai pemimpin yang paternalistis adalah seorang yang :
a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa
b. Bersikap terlalu melindungi (overly protective)
c. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahnnya untuk mengambil keputusan.
d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan kreatifitasnya.
e. Sering bersifat maha tahu dalam segala hal.
Harus diakui bahwa dalam keadaan tertentu seorang pemimin yang demikian sangat diperlukan, akan tetapi sifat-sifatnya yang negatif mengalahkan sifat-sifatnya yang positif.
4. Tipe Pemimpin Kharismatik
Pemimpin bertipe kharismatik adalah pemimpin yang mempunyai daya tarik yang amat besar. Pada umumnya tipe ini mempunyai pengikut yang jumlah besar, meskipun para pengikutnya tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin tersebut.
Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang kharismatik adalah sebagai berikut :
a. Dalam menggerakan bawahannya bersikap memberi keleluasaan sebab manusia merupakan makhluk yang mulia.
b. Selalu berusaha menyerasikan kepentingan organisasi dengan kepentingan priabdi bawahannya.
c. Bersedia menerima saran, pendapat dan kritik yang bersifat membangun.
d. Mengutamakan kerjasama dalam setiap usaha untuk mencapai tujuan.
e. Bawahan yang berbuat kekeliruan bukan dimarahi tetapi diberi kesempatan yang seluas-luasnya untuk mengadakan perbaikan agar tidak terulang pada waktu mendatang.
f. Berusaha meningkatkan kemampuan dan kreativitas semua orang yang menjadi bawahannya agar kesejahteraan hidup mereka meningkat pula.
g. Berusaha mengembangkan dirinya agar lebih cakap dan lebih bijaksana dalam memimpin bawahannya.
Terlihat pula dalam sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang kharismatik merupakan pemimpin yang disegani dan disenangi. Sedangkan kekayaan, umur, kesehatan dan profil tidak dapat dipergunakan sebagai kriteria kharisma.
5. Tipe Pemimpin Demokratis
Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe-tipe pemimpin yang demokratis yang paling tepat untuk sebuah organisasi, karena :
a. Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia didunia.
b. Selalu menyatukan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dari tujuan pribadi daripada bawahannya.
c. Ia senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik dari bawahannya.
d. Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan.
e. Berusaha mengembangkan diri pribadi sebagai pemimpin.
Dari tipe-tipe yang disebutkan diatas, tipe pemimpin demokratisilah yang paling sesuai juga cocok dengan situasi dan kondisi masyarakat seperti sekarang ini. Hanya pada tipe pemimpin demokratislah segala pikiran, pendapat, dan aspirasi sebagian besar anggota organisasi dapat disalurkan dan ditampung oelh pemimpin organisasi. Semua pendapat merupakan informasi yang amat berguna mengambil keputusan/kebijaksanaan dengan jalan masyarakat untuk terciptanya kata sepakat. Tipe pemimpin ini adalah merupakan ciri utama dari prinsip demokrasi.
Walaupun agak menyimpang sedikit, akan tetapi perlu kita selipkan sekedar keterangan tentang segi-segi psikhologis yang terdapat pada manajer-manajer seperti yang diuraikan oleh Dr. Erich Fromm dalam bukunya “Man for him self’
a. Tipe yang bertahan atau serba diterima
Jika seseorang mempunyai orientasi yang serba terima, maka ia merasa bahwa sumber segala kebaikannya itu ada diluar dan ia percaya, bahwa jalan satu-satunya untuk memperoleh apa yang diinginkannya itu adalah menerima dari sumber luar itu. Pada umumnya perusahaan yang dipimpin oleh tipe manajer yang demikian, menunjukan suatu struktur yang mengenal pembagian tanggung jawab.
b. Tipe yang bersifat menyerang dan menghisap
Pedoman dasarnya adalah perasaan bahwa sumber dari segala kebaikan itu ada diluar, yang harus direbut dari orang lain dengan jalan kekerasan atau secara tipu muslihat. Manajer demikian suka mempergunakan golongan-golongan dalam perusahaannya. Golongan-golongan itu sengaja diadakannya, agar mereka saling curiga dan iri hati, sehingga kerjasama antara mereka dapat dicegah.
c. Tipe yang serba menimbun
Orientasi yang demikian membuat orang-orang tidak mempunyai kepercayaan pada hal-hal yang baru yang mereka peroleh dari dunia luar. Organisasi yang demikian dianggap sebagai badan yang memperkuat kedudukan manajer. Meskipun demikian, ada juga segi yang baik padanya, yaitu tiap-tiap orang mengetahui tempatnya dan percaya pada kekuatan dan diri sendiri.
Tapi segi jeleknya, manajer yang bertipe serba menimbun ini, tidak akan merusak pengetahuan yang telah dipunyainya dan dialaminya itu kepada orang-orang bawahannya.
d. Tipe Marketing
Pedoman dasarnya adalahs iapa yang ingin maju, terus dapat menyesuaikan diri kepada organsiasi yang besar dan kecakapannya untuk memainkan peranan yang diharapkan dari padanya adalah modal yang besar dan segi yang penting dari padanya.
e. Tipe Produktif
Produktif adalah kecakapan seseorang untuk mempergunakan kekuatan dan tenaganya dan menjadikan potensi yang ada padanya, suatu kenyataan. Tipe manajer ini mendidik dan mengembangkan mereka yang dipimpin, sehingga mereka dapat tumbuh sebagai manajer yang baik.
Monday, January 18, 2010
KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP)
Pengertian Pemimpin dan Kepemimpinan
Seorang pemimpin dalam kepemimpinan selalu mempunyai misi atau tujuan yang harus dicapai. Tujuan ini baru dapat direalisasi bilamana terdapat kerjasama diantara pemimpin dengan para bawahannya. Kerja sama yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut, disebabkan terbatasnya kemampuan fisik, mental dan waktu dari seseorang. Dengan demikian maka diadakanlah pembagian kerja diantara orang-orang yang ada ikatan formil dalam organisasi.
Pemimpin merupakan unsur yang sangat menentukan lancar tidaknya suatu organisasi dalam mewujudkan tujuannya, kepemimpinan merupakan inti dan penggerakan daripada administrasi dan manajemen.
Pemimpin (leader) adalah seseorang yang membimbing serta mengarahkan orang-orang dalam suatu kelompok untuk bekerja mencapai tujuan sampai berhasil dengan penuh rasa tanggung jawab. Dengan demikian, maka setiap pemimpin selamanya berhubungan dengan suatu aksi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam ikatan yang teratur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan yang dimaksud dengan kepemimpinan (leadership) adalah sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemipin agar ia dapat mengarahkan bawahannya kepada tingkatan dan tujuan yang akan dicapai.
Beberapa pendapat para ahli tentang kepemimpinan adalah sebagai berikut ::
1. Menurut G. R. Terry
Memberikan pengertian : ‘Leadership is the activity of influincing people to strix waillingly for mutual objective” artinya kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang asal mau bekerja sama dan bekerja secara sukarela untuk mencapait ujuan.
2. Menurut Howard W. Hoyt
“Leadership is the art of influencing human behaviour the ability to handle people’. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi tingkah laku manusia, kemampuan untuk membimbing orang-orang.
3. Menurut Pfiffner dan Presthus
“Leadership is the art of coordinating and motivating individuals and group to achieve the desired end”. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mengkoordinasikan dan memberi motivasi kepada individu- individu dan kelompok guna tujuan yang telah ditetapkan.
4. Menurut Chester Irving Barnand
Kepemimpinan adalah kemampuan pribadi untuk menegaskan keputusan yang memberikan dimensi mutu dan dimensi kesusilaan kepada koordinasi kegiatan terorganisasi dan kepada perumusan tujuan.
Jadi kepemimpinan pada dasarnya berarti seni atau kemampuan untuk mempengaruhi orang-orang yang ada disekelilingnya. Setelah kita perhatian pengertian kepemimpinan di atas, jelas bahwa kepemimpinan bersifat kegiatan atau kemampuan bertindak dan memimpin menyangkut orangnya atau orang yang menjalankan kepemimpinan dalam proses manajemen.
Sedangkan pengertian pemimpin , menurut pendapat para ahli, yaitu :
1. Menurut Herbert A. Simon
Pemimpin adalah seseoran gyang dapat mempersatukan orang-orang dalam mengejar suatu tujuan.
2. Menurut Prof. DR. H. Arifin Abdurachman
Pemimpin sebagai orang yang dapat menggerakan orang-orang yang ada disekelilingnya untuk mengikuti jejak pemimpin itu.
3. Menurut Prof. Dr. Sarwono Prawirotardjo
Pemimpin adalah orang yang berhasil menimbulkan pada bawahannya perasaan ikut serta, ikut bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sedang diselenggarakan dibawah pimpinannya.
4. Menurut Lao Tzu
Pemimpin yang terbaik adalah seseoran gyang dapat membantu mengembangkan orang lain, sehingga akhirnya mereka tidak lagi memerlukan pemimpinnya itu. Dengan kata lain, pemimpin yang terbaik jika dapat menumbuhkan dan mengembangkan bawahannya, sehingga akhirnya mereka memiliki keterampilan yang menyamainya malah kalau bisa bawahannya melebihi atasannya.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat diketahui bahwa pemimpin adalah setiap orang yang mempunyai bawahan, mampu membina, memberi contoh, menggerakkan serta dapat mempengaruhi tingkah laku orang lain.
Seseorang dapat dikatakan pemimpin (leader) bila ia dapat menunjukan kepandaiannya, kecerdasannya akan sanggup mempengaruhi dan menggerakan orang lain yang ada disekelilingnya, meskipun dirinya tidak ada ikatan formal (resmi) dalam suatu organsiasi.
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN
Terdapat berbagai pendapat tentang teori kepemimpinan yang berbeda satu dengan yang lainnya tentang terjadinya atau lahirnya seorang pemimpin dikalangan para ahli administrasi dan manajemen. namun dari sekian banyak teori kepemimpinan yang mungkin timbul disini akan ditampilkan 3 teori kepemimpinan, yaitu :
1. Teori Genetis (Pembawaan Kelahiran / Keturunan)
Ajaran teori pembawaan kelahiran bersumber kepada pendapat yang mengatakan bahwa munculnya seorang pemimpin karena pembawan kelahiran/keturunan. Inti dari teori ini seseorang akan menjadi pemimpin karena ia memang memiliki darah pemimpin, ia telah dilahirkan dengan bakat kepemimpinan yang diturunkan dari orang tuanya.
2. Teori Sosial (kemasyarakatan)
Ajaran atau teori sosial berpegang pada prinsip bahwa pada hakekatnya setiap orang dapat menjadi pemimpin. Penganut aliran ini berpendapat bahwa pemimpin bukan milik atau monopoli dari suatu kelompok/golongan orang-orang tertentu saja. Teori sosial berkeyakinan bahwa seseorang memiliki kecakapan dan kemampuan menjadi pemimpin karena pendidikan dan latihan yang diperoleh. Seseorang mampu menjadi pemimpin karena tekun dalam praktek dan mendapat dukungan dari masyrakat, serta adanya kesempatan yang tepat untuk menunjang timbulnya seorang pemimpin yang mengagumkan dan disegani.
3. Teori Ekologi (Pengaruh Lingkungan)
Pandangan teori ini merupakan gabungan dari teori genetis dan teori sosial, yaitu seseorang hanya akan berhasil menjadi pemimpin yang baik, apabila ia pada waktu lahir memiliki bakat kepemimpinan, bakat-bakat kepemimpinan tersebut harus dikembangkan dengan pendidikan yang teratur dan pengalaman yang cukup. Di samping itu juga dapat menunjukan prestise/kebanggaan, harga diri yang tinggi.
Koortz O’ Donnell mengatakan bahwa didalam menentukan hal tentang kepemimpinan ini dengan segala sifat-sifat kita dapati dua teori yang masing-masing mempunyai pengikut-pengikutnya.
Teori yang pertama memperinti sifat-sifat kepemimpinan teori itu bernama teori “traitist” (dari trait = sifat). Koortz menyebut diantara pendukung dari teori traitist ini sarjana-sarjana sebagai berikut :
1. Ordway Tead
2. Chester l. Barnard
3. Erwin H. Schell
Ad. 1. Ordway Tead telah sampai kepada 10 sifat-sifat yang dianggapnya perlu ada pada seorang pemimpin, sifat-sifat itu adalah : a) energi, b) selera memimpin, c) enthusiasme, d) ramah-tamah, e) integritet, f) kemahiran teknis, g) sanggup mengambil keputusan, h) intelligensi, i) kecakapan mengajar dan j) iman yang kuat.
Lebih lanjut kata Tead :
a. energi jasmani dan rohani, pemimpin umumnya memiliki keuletan yang mengagumkan, kegiatan dan kecerdasan yang melebihi manusia biasa.
b. Selera akan tujuan an tujuan
Ia memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang akan dilaksanakan, dan dengan cara bagaimana mencapainya.
c. Enthusiasme
Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk menimbulkan semangat untuk itu pada bawahannya harus digerakan, baik emosinya maupun harapan dan tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin, akan tetapi ia harus dapat memberi arah dan semangat pada orang-orangnya itu.
d. Ramah-tamah
Ini perlu untuk dapat menimbal-balikan simpati orang-orangnya itu.
e. Integritas
Orang-orang akan memberikan kepercayaan mereka kepada pemimpin mereka, apabila mereka yakin dan percaya, bahwa ia akan menepati janjinya.
f. Kemahiran teknis
Dalam setiap hal si pemimpin hendaklah berpengertian yang cukup tentang teknologi dan cara mencapai tujuannya, guna memberi pimpinan, semakin ia mengerti hal-hal teknis itu, semakin mudah ia menghadapi persoalannya pada perusahaannya.
g. Guna mencapai hasil yang nyata, pemimpin harus mengambil keputusan baik dalam mencapai persoalan yang besar maupun kadang-kadang dalam persoalan yang kecil, proses mengambil keputusan itu adalah menimbang-nimbang berbagai faktor, mungkin pula berbagai pendapat dari kepala-kepala bagiannya dan sebagainya dengan pengumpulan segala bahan keterangan dan faktor yang cukup.
h. Intelligensi adalah syarat yang mutlak pada seorang manajer tidak perlu diragu-ragukan.
i. Akan tetapi selain dari hal-hal tersebut diatas berperan sebagai guru penting pula. Si pemimpin dapat mengharapkan bantuan yang besar dari bawahannya, apabila mereka mengerti bahwa tujuannya itu adalah untuk kepentingan mereka pula.
j. Akhirnya iman yang kuat. Pimpinan harus berani menanggung resiko dari kepemimpinannya, jika perlu dengan mengorbankan segala yang berharga baginya. Di dalam sejarah dunia tidak sedikit contoh yang kita lihar dari pada orang-orang yang beriman pokok seperti itu.
Ad. 2. Chester Barnard (The Functions of the Executive) sebaliknya menunjukan pada dua segi saja dari pada kepemimpinan, yaitu :
a. Superioritasnya pribadi di bidang teknik kepemimpinan.
Ia maksudkan superioritas dalam fisik, kemahiran, teknologi, penanggapan (perception), pengetahuan, ingatan dan daya “imagination” verbeel dingskracth)
b. Superioritas pribadi dalam tekad, keuletan dan keberanian.
Tekad, keuletan dan keberanian seseorang dapat menentukan mutu tindakan yang menyebabkan orang memuji dan mematuhinya.
Ad. 3. Erwin Schell berpendapat, bahwa tidak ada gunanya untuk memperinci sifat-sifat yang essensial bagi pemimpin-pemimpin. Karena untuk itu kita harus menyebut semua budi manusia, mental, moral dan jasmani. Tapi satu hal ia dapat pastikan, jika seorang pemimpin tidak mempunyai priadi tertentu, maka ia akan gagal sebagai pemimpin
Sifat-sifat itu adalah :
a. Serba minat dan keramahan terhadap orang-orang.
Seorang pemimpin pada akhirnya adalah orang yang membentuk orang-orangnya. Yang menjadi soal baginya adalah “human relationship’ (hubungan dengan sesama manusia) yang selalu berubah-ubah dan menyimpang dari standard. Kita tidak dapat mengumpulkan sejumlah orang dan menempatkan seorang lelaki, seorang perempuan dan anak-anak di dalam satu rumah dan mengharapkan timbulnya suatu keluarga bahagia dari pada mereka.
b. Daya Kepribadian
Suatu organisasi memerlukan adanya eksekutif-eksekutif yang mempunyai kekuatan pribadi yang lebih dari pada biasa. Sifat ini memang merupakan satu dari pada unsur-unsur pokok yang agaknya membenarkan adanya hak wajar akan kekuasaan bagi seseorang.
c. Kecondongan Serba Ilmu
Masalah yang dihadapai oleh si eksekutif kebanyakan dapat diatasi oleh seorang yang mempunyai jiwa serba ilmu dalam arti ia harus dapat berencana dan berfikir secara ilmu pengetahuan.
Teori Serba Situasi Tentang Kepemimpinan
Teori ini hendak mencari jalan baru untuk mengidentifikasi pemimpin-pemimpin, ia bertolak dari pokok pangkal, bahwa ada beberapa hal yang sangat diperlukan pada tiap-tiap pemimpin, hal-hal itu adalah : cakap dan lincah, cerdas, stabil, dan ulet. Setelah itu ditetapkan, maka ia menempatkan seorang akndidat pemimpin dalam suatu kelompok dan melihat bagaimana ia bertindak dalam situasi yang dibuat serealistis mungkin, untuk mentest kecakapannya dalam menghadapi situasi itu.
Inti kepemimpinan adalah menggerakan orang-orang untuk bekerjasama untuk suatu tujuan, suatu cita-cita. Manajer yang memimpin perusahaan itu harus dapat meyakinkan bawahannya untuk mengikutinya. Ia harus mempunyai kepribadian. Tapi ini saja belum cukup, diantara orang-orangnya itu pasti ada yang tidak mau mengikuti apa saja yang dikatakan oleh pimpinan mereka. Mereka ituperlu diyakinkan, jika tidak hendak dipecat. Jika pimpinan itu tidak didalam satu tangan, melainkan dibagi-bagi berbagai anggota manajemen, maka bidang kepemimpinan mereka m asing-masing tidak pula leluasa, melainkan ada batas-batasnya, yakni dimana mulai wilayah kekuasaan rekannya.
Semua ini menujukkan betapa kompelksnya sifat seorang manajer, ia harus meyakinkan orang-orangnya, bahwa mereka dapat mencapai kepuasan sebenar-benarnya dengan bekerja sekeras-kerasnya. Artinya dan tidak kurang penting pula, adalah kepuasan kebutuhannya sendiri. diantara komponen-komponen itulah ia harus mencapai suatu keselarasan dan kesinambungan yang layak.
ASPEK-ASPEK KEPEMIMPINAN
Seorang pemimpin perlu menguasai dan mendalami aspek-aspek kepemimpinan agar supaya mencapai hasil yang seoptimal mungkin dalam mengemudikan organisasi yang dipimpinnya.
Aspek Internal
Aspek internal adalah kemampuan seorang pemimpin menguasai dan mendalami organisasi kedalam. Pemimpin harus memiliki kualitas yang memadai akan segala hal organsiasi secara menyeluruh dan garis besarnya, agar dapat menentukan kebijaksanaan dengan tepat dan dapat mengambil tindakan-tindakan yang paling sesuai dengan tuntutan dan perkembangan organisasi yang dipimpin.
Adapun yang diklasifikasikan atau digolongkan ke dalam aspek internal itu meliputi antara lain bahwa seorang pemimpin harus :
a. Memahami dan mendalami tujuan organisasi.
b. Memahami struktur organisasi dan tata kerja dari organisasi yang dipimpinnya.
c. Mampu mengikuti perkembangan organisasi
d. Mampu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul secara cepat dan tepat.
e. Dapat menciptakan iklim kerja yang menyenangkan.
f. Dapat menjamin keselamatan dan keamanan kerja.
g. Memberi dorongan kepada para pegawai untuk bekerja lebih produktif dan efisien.
h. Menjamin dipenuhinya kebutuhan fisik minimum pegawai beserta keluarganya.
i. Memberi jaminan hari tua kepada pegawai dan sebagainya.
Aspek Eksternal
Seorang pemimpin harus dapat dan mampu memahami serta mengikuti aspirasi dan perkembangan masyarakat yang secara langsung atau tidak langsung sangat berpengaruh kepada organisasi yang dipimpinnya. Dalam kaitannya dengan aspek eksternal ini, seorang pemimpin harus mempunyai kecakapan dan kemampuan yang antara lain untuk :
a. Mengadakan kontak atau hubungan dengan tokoh-tokoh atau pemuka-pemuka masyarakat.
b. Mewakili organisasi didepan pengadilan atau diluar pengadilan
c. Dapat mengikuti keinginan dan selera masyarakat.
d. Dapat mengikuti kemajuan dan perkembangan masyarakat.
e. Mendapat bantuan dan dukungan masyarakat.
f. Menyatu dengan masyarakat.
g. Turut membantu meringankan beban masyarakat disekitarnya.
h. Dapat menarik kesan dan tanggapan positif masyarakat terhadap organisasi yang dipimpinnya.
i. Dapat senantiasa menyesuiakan diri dengan apa yang hendak dicapai oleh organiasi dengan apa yang diinginkan oleh masyarakat.
Adapun inti dari aspek eksternal tidak lain merupakan manifestasi kelangsungan dari pada aspek internal. Keberhasilan pelaksanaan aspek eksternal akan sangat pengaruhnya kepada perkebangan dan kemajuan internal. Dengan demikian kegagalan aspek eksternal akan berakibat kemunduran aspek internal dari pada organsasi yang bersangkutan.
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
Kalau kita mengamati cara-cara pemimpin dalam melakukan kepemimpinannya, maka cara-cara kepemimpinan itu dilakukan ke dalam 5 (lima) tipe, yaitu :
1. Tipe Pemimpin Otokratis
Tipe pemimpin otokratis adalah suatu tipe dimana seorang pemimpin :
a. Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
c. Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata
d. Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat
e. Dalam tindakan penggerakannya sering mempergunakan approach (pendekatan) yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat menghukum).
Dari sifat-sifat tersebut diatas jelas terlihat bahwa tipe pemimpin yang demikian tidak tepat untuk suatu organisasi, dimana hak-hak azasi manusia yang menjadi bawahan itu harus dihormati.
2. Tipe Pemimpin Militeristis
Tipe pemimpin militeristis, perlu diperhatikan dahulu bahwa yang dimaksud dengan seorang pemimpin tipe militeristis berbeda dengan seorang pemimpin organisasi militer. Seorang pemimpin yang bertipe militeristis adalah seorang yang memiliki sifat-sifat :
a. Menggerakkan bawahannya dengan cara memerintah
b. Tergantung pada jabatan/pangkat yang dimilikinya
c. Menuntut disiplin yang tinggi
d. Sukar menerika kritikan dari bawahan
Terlihat pula dari sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang militeristis bukanlah seorang pemimpin yang ideal.
3. Tipe Pemimpin Paternalistis
Seorang pemimpin yang tergologn sebagai pemimpin yang paternalistis adalah seorang yang :
a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa
b. Bersikap terlalu melindungi (overly protective)
c. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahnnya untuk mengambil keputusan.
d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan kreatifitasnya.
e. Sering bersifat maha tahu dalam segala hal.
Harus diakui bahwa dalam keadaan tertentu seorang pemimin yang demikian sangat diperlukan, akan tetapi sifat-sifatnya yang negatif mengalahkan sifat-sifatnya yang positif.
4. Tipe Pemimpin Kharismatik
Pemimpin bertipe kharismatik adalah pemimpin yang mempunyai daya tarik yang amat besar. Pada umumnya tipe ini mempunyai pengikut yang jumlah besar, meskipun para pengikutnya tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin tersebut.
Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang kharismatik adalah sebagai berikut :
a. Dalam menggerakan bawahannya bersikap memberi keleluasaan sebab manusia merupakan makhluk yang mulia.
b. Selalu berusaha menyerasikan kepentingan organisasi dengan kepentingan priabdi bawahannya.
c. Bersedia menerima saran, pendapat dan kritik yang bersifat membangun.
d. Mengutamakan kerjasama dalam setiap usaha untuk mencapai tujuan.
e. Bawahan yang berbuat kekeliruan bukan dimarahi tetapi diberi kesempatan yang seluas-luasnya untuk mengadakan perbaikan agar tidak terulang pada waktu mendatang.
f. Berusaha meningkatkan kemampuan dan kreativitas semua orang yang menjadi bawahannya agar kesejahteraan hidup mereka meningkat pula.
g. Berusaha mengembangkan dirinya agar lebih cakap dan lebih bijaksana dalam memimpin bawahannya.
Terlihat pula dalam sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang kharismatik merupakan pemimpin yang disegani dan disenangi. Sedangkan kekayaan, umur, kesehatan dan profil tidak dapat dipergunakan sebagai kriteria kharisma.
5. Tipe Pemimpin Demokratis
Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe-tipe pemimpin yang demokratis yang paling tepat untuk sebuah organisasi, karena :
a. Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia didunia.
b. Selalu menyatukan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dari tujuan pribadi daripada bawahannya.
c. Ia senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik dari bawahannya.
d. Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan.
e. Berusaha mengembangkan diri pribadi sebagai pemimpin.
Dari tipe-tipe yang disebutkan diatas, tipe pemimpin demokratisilah yang paling sesuai juga cocok dengan situasi dan kondisi masyarakat seperti sekarang ini. Hanya pada tipe pemimpin demokratislah segala pikiran, pendapat, dan aspirasi sebagian besar anggota organisasi dapat disalurkan dan ditampung oelh pemimpin organisasi. Semua pendapat merupakan informasi yang amat berguna mengambil keputusan/kebijaksanaan dengan jalan masyarakat untuk terciptanya kata sepakat. Tipe pemimpin ini adalah merupakan ciri utama dari prinsip demokrasi.
Walaupun agak menyimpang sedikit, akan tetapi perlu kita selipkan sekedar keterangan tentang segi-segi psikhologis yang terdapat pada manajer-manajer seperti yang diuraikan oleh Dr. Erich Fromm dalam bukunya “Man for him self’
a. Tipe yang bertahan atau serba diterima
Jika seseorang mempunyai orientasi yang serba terima, maka ia merasa bahwa sumber segala kebaikannya itu ada diluar dan ia percaya, bahwa jalan satu-satunya untuk memperoleh apa yang diinginkannya itu adalah menerima dari sumber luar itu. Pada umumnya perusahaan yang dipimpin oleh tipe manajer yang demikian, menunjukan suatu struktur yang mengenal pembagian tanggung jawab.
b. Tipe yang bersifat menyerang dan menghisap
Pedoman dasarnya adalah perasaan bahwa sumber dari segala kebaikan itu ada diluar, yang harus direbut dari orang lain dengan jalan kekerasan atau secara tipu muslihat. Manajer demikian suka mempergunakan golongan-golongan dalam perusahaannya. Golongan-golongan itu sengaja diadakannya, agar mereka saling curiga dan iri hati, sehingga kerjasama antara mereka dapat dicegah.
c. Tipe yang serba menimbun
Orientasi yang demikian membuat orang-orang tidak mempunyai kepercayaan pada hal-hal yang baru yang mereka peroleh dari dunia luar. Organisasi yang demikian dianggap sebagai badan yang memperkuat kedudukan manajer. Meskipun demikian, ada juga segi yang baik padanya, yaitu tiap-tiap orang mengetahui tempatnya dan percaya pada kekuatan dan diri sendiri.
Tapi segi jeleknya, manajer yang bertipe serba menimbun ini, tidak akan merusak pengetahuan yang telah dipunyainya dan dialaminya itu kepada orang-orang bawahannya.
d. Tipe Marketing
Pedoman dasarnya adalahs iapa yang ingin maju, terus dapat menyesuaikan diri kepada organsiasi yang besar dan kecakapannya untuk memainkan peranan yang diharapkan dari padanya adalah modal yang besar dan segi yang penting dari padanya.
e. Tipe Produktif
Produktif adalah kecakapan seseorang untuk mempergunakan kekuatan dan tenaganya dan menjadikan potensi yang ada padanya, suatu kenyataan. Tipe manajer ini mendidik dan mengembangkan mereka yang dipimpin, sehingga mereka dapat tumbuh sebagai manajer yang baik.
Seorang pemimpin dalam kepemimpinan selalu mempunyai misi atau tujuan yang harus dicapai. Tujuan ini baru dapat direalisasi bilamana terdapat kerjasama diantara pemimpin dengan para bawahannya. Kerja sama yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut, disebabkan terbatasnya kemampuan fisik, mental dan waktu dari seseorang. Dengan demikian maka diadakanlah pembagian kerja diantara orang-orang yang ada ikatan formil dalam organisasi.
Pemimpin merupakan unsur yang sangat menentukan lancar tidaknya suatu organisasi dalam mewujudkan tujuannya, kepemimpinan merupakan inti dan penggerakan daripada administrasi dan manajemen.
Pemimpin (leader) adalah seseorang yang membimbing serta mengarahkan orang-orang dalam suatu kelompok untuk bekerja mencapai tujuan sampai berhasil dengan penuh rasa tanggung jawab. Dengan demikian, maka setiap pemimpin selamanya berhubungan dengan suatu aksi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam ikatan yang teratur untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan yang dimaksud dengan kepemimpinan (leadership) adalah sifat-sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemipin agar ia dapat mengarahkan bawahannya kepada tingkatan dan tujuan yang akan dicapai.
Beberapa pendapat para ahli tentang kepemimpinan adalah sebagai berikut ::
1. Menurut G. R. Terry
Memberikan pengertian : ‘Leadership is the activity of influincing people to strix waillingly for mutual objective” artinya kepemimpinan adalah kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang asal mau bekerja sama dan bekerja secara sukarela untuk mencapait ujuan.
2. Menurut Howard W. Hoyt
“Leadership is the art of influencing human behaviour the ability to handle people’. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi tingkah laku manusia, kemampuan untuk membimbing orang-orang.
3. Menurut Pfiffner dan Presthus
“Leadership is the art of coordinating and motivating individuals and group to achieve the desired end”. Artinya kepemimpinan adalah seni untuk mengkoordinasikan dan memberi motivasi kepada individu- individu dan kelompok guna tujuan yang telah ditetapkan.
4. Menurut Chester Irving Barnand
Kepemimpinan adalah kemampuan pribadi untuk menegaskan keputusan yang memberikan dimensi mutu dan dimensi kesusilaan kepada koordinasi kegiatan terorganisasi dan kepada perumusan tujuan.
Jadi kepemimpinan pada dasarnya berarti seni atau kemampuan untuk mempengaruhi orang-orang yang ada disekelilingnya. Setelah kita perhatian pengertian kepemimpinan di atas, jelas bahwa kepemimpinan bersifat kegiatan atau kemampuan bertindak dan memimpin menyangkut orangnya atau orang yang menjalankan kepemimpinan dalam proses manajemen.
Sedangkan pengertian pemimpin , menurut pendapat para ahli, yaitu :
1. Menurut Herbert A. Simon
Pemimpin adalah seseoran gyang dapat mempersatukan orang-orang dalam mengejar suatu tujuan.
2. Menurut Prof. DR. H. Arifin Abdurachman
Pemimpin sebagai orang yang dapat menggerakan orang-orang yang ada disekelilingnya untuk mengikuti jejak pemimpin itu.
3. Menurut Prof. Dr. Sarwono Prawirotardjo
Pemimpin adalah orang yang berhasil menimbulkan pada bawahannya perasaan ikut serta, ikut bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sedang diselenggarakan dibawah pimpinannya.
4. Menurut Lao Tzu
Pemimpin yang terbaik adalah seseoran gyang dapat membantu mengembangkan orang lain, sehingga akhirnya mereka tidak lagi memerlukan pemimpinnya itu. Dengan kata lain, pemimpin yang terbaik jika dapat menumbuhkan dan mengembangkan bawahannya, sehingga akhirnya mereka memiliki keterampilan yang menyamainya malah kalau bisa bawahannya melebihi atasannya.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat diketahui bahwa pemimpin adalah setiap orang yang mempunyai bawahan, mampu membina, memberi contoh, menggerakkan serta dapat mempengaruhi tingkah laku orang lain.
Seseorang dapat dikatakan pemimpin (leader) bila ia dapat menunjukan kepandaiannya, kecerdasannya akan sanggup mempengaruhi dan menggerakan orang lain yang ada disekelilingnya, meskipun dirinya tidak ada ikatan formal (resmi) dalam suatu organsiasi.
TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN
Terdapat berbagai pendapat tentang teori kepemimpinan yang berbeda satu dengan yang lainnya tentang terjadinya atau lahirnya seorang pemimpin dikalangan para ahli administrasi dan manajemen. namun dari sekian banyak teori kepemimpinan yang mungkin timbul disini akan ditampilkan 3 teori kepemimpinan, yaitu :
1. Teori Genetis (Pembawaan Kelahiran / Keturunan)
Ajaran teori pembawaan kelahiran bersumber kepada pendapat yang mengatakan bahwa munculnya seorang pemimpin karena pembawan kelahiran/keturunan. Inti dari teori ini seseorang akan menjadi pemimpin karena ia memang memiliki darah pemimpin, ia telah dilahirkan dengan bakat kepemimpinan yang diturunkan dari orang tuanya.
2. Teori Sosial (kemasyarakatan)
Ajaran atau teori sosial berpegang pada prinsip bahwa pada hakekatnya setiap orang dapat menjadi pemimpin. Penganut aliran ini berpendapat bahwa pemimpin bukan milik atau monopoli dari suatu kelompok/golongan orang-orang tertentu saja. Teori sosial berkeyakinan bahwa seseorang memiliki kecakapan dan kemampuan menjadi pemimpin karena pendidikan dan latihan yang diperoleh. Seseorang mampu menjadi pemimpin karena tekun dalam praktek dan mendapat dukungan dari masyrakat, serta adanya kesempatan yang tepat untuk menunjang timbulnya seorang pemimpin yang mengagumkan dan disegani.
3. Teori Ekologi (Pengaruh Lingkungan)
Pandangan teori ini merupakan gabungan dari teori genetis dan teori sosial, yaitu seseorang hanya akan berhasil menjadi pemimpin yang baik, apabila ia pada waktu lahir memiliki bakat kepemimpinan, bakat-bakat kepemimpinan tersebut harus dikembangkan dengan pendidikan yang teratur dan pengalaman yang cukup. Di samping itu juga dapat menunjukan prestise/kebanggaan, harga diri yang tinggi.
Koortz O’ Donnell mengatakan bahwa didalam menentukan hal tentang kepemimpinan ini dengan segala sifat-sifat kita dapati dua teori yang masing-masing mempunyai pengikut-pengikutnya.
Teori yang pertama memperinti sifat-sifat kepemimpinan teori itu bernama teori “traitist” (dari trait = sifat). Koortz menyebut diantara pendukung dari teori traitist ini sarjana-sarjana sebagai berikut :
1. Ordway Tead
2. Chester l. Barnard
3. Erwin H. Schell
Ad. 1. Ordway Tead telah sampai kepada 10 sifat-sifat yang dianggapnya perlu ada pada seorang pemimpin, sifat-sifat itu adalah : a) energi, b) selera memimpin, c) enthusiasme, d) ramah-tamah, e) integritet, f) kemahiran teknis, g) sanggup mengambil keputusan, h) intelligensi, i) kecakapan mengajar dan j) iman yang kuat.
Lebih lanjut kata Tead :
a. energi jasmani dan rohani, pemimpin umumnya memiliki keuletan yang mengagumkan, kegiatan dan kecerdasan yang melebihi manusia biasa.
b. Selera akan tujuan an tujuan
Ia memiliki kekuatan dan keyakinan tentang apa yang akan dilaksanakan, dan dengan cara bagaimana mencapainya.
c. Enthusiasme
Tujuan yang sehat dan baik belum cukup untuk menimbulkan semangat untuk itu pada bawahannya harus digerakan, baik emosinya maupun harapan dan tekadnya. Semangat adalah alat yang penting untuk seorang pemimpin, akan tetapi ia harus dapat memberi arah dan semangat pada orang-orangnya itu.
d. Ramah-tamah
Ini perlu untuk dapat menimbal-balikan simpati orang-orangnya itu.
e. Integritas
Orang-orang akan memberikan kepercayaan mereka kepada pemimpin mereka, apabila mereka yakin dan percaya, bahwa ia akan menepati janjinya.
f. Kemahiran teknis
Dalam setiap hal si pemimpin hendaklah berpengertian yang cukup tentang teknologi dan cara mencapai tujuannya, guna memberi pimpinan, semakin ia mengerti hal-hal teknis itu, semakin mudah ia menghadapi persoalannya pada perusahaannya.
g. Guna mencapai hasil yang nyata, pemimpin harus mengambil keputusan baik dalam mencapai persoalan yang besar maupun kadang-kadang dalam persoalan yang kecil, proses mengambil keputusan itu adalah menimbang-nimbang berbagai faktor, mungkin pula berbagai pendapat dari kepala-kepala bagiannya dan sebagainya dengan pengumpulan segala bahan keterangan dan faktor yang cukup.
h. Intelligensi adalah syarat yang mutlak pada seorang manajer tidak perlu diragu-ragukan.
i. Akan tetapi selain dari hal-hal tersebut diatas berperan sebagai guru penting pula. Si pemimpin dapat mengharapkan bantuan yang besar dari bawahannya, apabila mereka mengerti bahwa tujuannya itu adalah untuk kepentingan mereka pula.
j. Akhirnya iman yang kuat. Pimpinan harus berani menanggung resiko dari kepemimpinannya, jika perlu dengan mengorbankan segala yang berharga baginya. Di dalam sejarah dunia tidak sedikit contoh yang kita lihar dari pada orang-orang yang beriman pokok seperti itu.
Ad. 2. Chester Barnard (The Functions of the Executive) sebaliknya menunjukan pada dua segi saja dari pada kepemimpinan, yaitu :
a. Superioritasnya pribadi di bidang teknik kepemimpinan.
Ia maksudkan superioritas dalam fisik, kemahiran, teknologi, penanggapan (perception), pengetahuan, ingatan dan daya “imagination” verbeel dingskracth)
b. Superioritas pribadi dalam tekad, keuletan dan keberanian.
Tekad, keuletan dan keberanian seseorang dapat menentukan mutu tindakan yang menyebabkan orang memuji dan mematuhinya.
Ad. 3. Erwin Schell berpendapat, bahwa tidak ada gunanya untuk memperinci sifat-sifat yang essensial bagi pemimpin-pemimpin. Karena untuk itu kita harus menyebut semua budi manusia, mental, moral dan jasmani. Tapi satu hal ia dapat pastikan, jika seorang pemimpin tidak mempunyai priadi tertentu, maka ia akan gagal sebagai pemimpin
Sifat-sifat itu adalah :
a. Serba minat dan keramahan terhadap orang-orang.
Seorang pemimpin pada akhirnya adalah orang yang membentuk orang-orangnya. Yang menjadi soal baginya adalah “human relationship’ (hubungan dengan sesama manusia) yang selalu berubah-ubah dan menyimpang dari standard. Kita tidak dapat mengumpulkan sejumlah orang dan menempatkan seorang lelaki, seorang perempuan dan anak-anak di dalam satu rumah dan mengharapkan timbulnya suatu keluarga bahagia dari pada mereka.
b. Daya Kepribadian
Suatu organisasi memerlukan adanya eksekutif-eksekutif yang mempunyai kekuatan pribadi yang lebih dari pada biasa. Sifat ini memang merupakan satu dari pada unsur-unsur pokok yang agaknya membenarkan adanya hak wajar akan kekuasaan bagi seseorang.
c. Kecondongan Serba Ilmu
Masalah yang dihadapai oleh si eksekutif kebanyakan dapat diatasi oleh seorang yang mempunyai jiwa serba ilmu dalam arti ia harus dapat berencana dan berfikir secara ilmu pengetahuan.
Teori Serba Situasi Tentang Kepemimpinan
Teori ini hendak mencari jalan baru untuk mengidentifikasi pemimpin-pemimpin, ia bertolak dari pokok pangkal, bahwa ada beberapa hal yang sangat diperlukan pada tiap-tiap pemimpin, hal-hal itu adalah : cakap dan lincah, cerdas, stabil, dan ulet. Setelah itu ditetapkan, maka ia menempatkan seorang akndidat pemimpin dalam suatu kelompok dan melihat bagaimana ia bertindak dalam situasi yang dibuat serealistis mungkin, untuk mentest kecakapannya dalam menghadapi situasi itu.
Inti kepemimpinan adalah menggerakan orang-orang untuk bekerjasama untuk suatu tujuan, suatu cita-cita. Manajer yang memimpin perusahaan itu harus dapat meyakinkan bawahannya untuk mengikutinya. Ia harus mempunyai kepribadian. Tapi ini saja belum cukup, diantara orang-orangnya itu pasti ada yang tidak mau mengikuti apa saja yang dikatakan oleh pimpinan mereka. Mereka ituperlu diyakinkan, jika tidak hendak dipecat. Jika pimpinan itu tidak didalam satu tangan, melainkan dibagi-bagi berbagai anggota manajemen, maka bidang kepemimpinan mereka m asing-masing tidak pula leluasa, melainkan ada batas-batasnya, yakni dimana mulai wilayah kekuasaan rekannya.
Semua ini menujukkan betapa kompelksnya sifat seorang manajer, ia harus meyakinkan orang-orangnya, bahwa mereka dapat mencapai kepuasan sebenar-benarnya dengan bekerja sekeras-kerasnya. Artinya dan tidak kurang penting pula, adalah kepuasan kebutuhannya sendiri. diantara komponen-komponen itulah ia harus mencapai suatu keselarasan dan kesinambungan yang layak.
ASPEK-ASPEK KEPEMIMPINAN
Seorang pemimpin perlu menguasai dan mendalami aspek-aspek kepemimpinan agar supaya mencapai hasil yang seoptimal mungkin dalam mengemudikan organisasi yang dipimpinnya.
Aspek Internal
Aspek internal adalah kemampuan seorang pemimpin menguasai dan mendalami organisasi kedalam. Pemimpin harus memiliki kualitas yang memadai akan segala hal organsiasi secara menyeluruh dan garis besarnya, agar dapat menentukan kebijaksanaan dengan tepat dan dapat mengambil tindakan-tindakan yang paling sesuai dengan tuntutan dan perkembangan organisasi yang dipimpin.
Adapun yang diklasifikasikan atau digolongkan ke dalam aspek internal itu meliputi antara lain bahwa seorang pemimpin harus :
a. Memahami dan mendalami tujuan organisasi.
b. Memahami struktur organisasi dan tata kerja dari organisasi yang dipimpinnya.
c. Mampu mengikuti perkembangan organisasi
d. Mampu mengatasi dan memecahkan masalah yang timbul secara cepat dan tepat.
e. Dapat menciptakan iklim kerja yang menyenangkan.
f. Dapat menjamin keselamatan dan keamanan kerja.
g. Memberi dorongan kepada para pegawai untuk bekerja lebih produktif dan efisien.
h. Menjamin dipenuhinya kebutuhan fisik minimum pegawai beserta keluarganya.
i. Memberi jaminan hari tua kepada pegawai dan sebagainya.
Aspek Eksternal
Seorang pemimpin harus dapat dan mampu memahami serta mengikuti aspirasi dan perkembangan masyarakat yang secara langsung atau tidak langsung sangat berpengaruh kepada organisasi yang dipimpinnya. Dalam kaitannya dengan aspek eksternal ini, seorang pemimpin harus mempunyai kecakapan dan kemampuan yang antara lain untuk :
a. Mengadakan kontak atau hubungan dengan tokoh-tokoh atau pemuka-pemuka masyarakat.
b. Mewakili organisasi didepan pengadilan atau diluar pengadilan
c. Dapat mengikuti keinginan dan selera masyarakat.
d. Dapat mengikuti kemajuan dan perkembangan masyarakat.
e. Mendapat bantuan dan dukungan masyarakat.
f. Menyatu dengan masyarakat.
g. Turut membantu meringankan beban masyarakat disekitarnya.
h. Dapat menarik kesan dan tanggapan positif masyarakat terhadap organisasi yang dipimpinnya.
i. Dapat senantiasa menyesuiakan diri dengan apa yang hendak dicapai oleh organiasi dengan apa yang diinginkan oleh masyarakat.
Adapun inti dari aspek eksternal tidak lain merupakan manifestasi kelangsungan dari pada aspek internal. Keberhasilan pelaksanaan aspek eksternal akan sangat pengaruhnya kepada perkebangan dan kemajuan internal. Dengan demikian kegagalan aspek eksternal akan berakibat kemunduran aspek internal dari pada organsasi yang bersangkutan.
TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
Kalau kita mengamati cara-cara pemimpin dalam melakukan kepemimpinannya, maka cara-cara kepemimpinan itu dilakukan ke dalam 5 (lima) tipe, yaitu :
1. Tipe Pemimpin Otokratis
Tipe pemimpin otokratis adalah suatu tipe dimana seorang pemimpin :
a. Menganggap organisasi sebagai milik pribadi
b. Mengidentikkan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi
c. Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata
d. Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat
e. Dalam tindakan penggerakannya sering mempergunakan approach (pendekatan) yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat menghukum).
Dari sifat-sifat tersebut diatas jelas terlihat bahwa tipe pemimpin yang demikian tidak tepat untuk suatu organisasi, dimana hak-hak azasi manusia yang menjadi bawahan itu harus dihormati.
2. Tipe Pemimpin Militeristis
Tipe pemimpin militeristis, perlu diperhatikan dahulu bahwa yang dimaksud dengan seorang pemimpin tipe militeristis berbeda dengan seorang pemimpin organisasi militer. Seorang pemimpin yang bertipe militeristis adalah seorang yang memiliki sifat-sifat :
a. Menggerakkan bawahannya dengan cara memerintah
b. Tergantung pada jabatan/pangkat yang dimilikinya
c. Menuntut disiplin yang tinggi
d. Sukar menerika kritikan dari bawahan
Terlihat pula dari sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang militeristis bukanlah seorang pemimpin yang ideal.
3. Tipe Pemimpin Paternalistis
Seorang pemimpin yang tergologn sebagai pemimpin yang paternalistis adalah seorang yang :
a. Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa
b. Bersikap terlalu melindungi (overly protective)
c. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahnnya untuk mengambil keputusan.
d. Jarang memberikan kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan kreatifitasnya.
e. Sering bersifat maha tahu dalam segala hal.
Harus diakui bahwa dalam keadaan tertentu seorang pemimin yang demikian sangat diperlukan, akan tetapi sifat-sifatnya yang negatif mengalahkan sifat-sifatnya yang positif.
4. Tipe Pemimpin Kharismatik
Pemimpin bertipe kharismatik adalah pemimpin yang mempunyai daya tarik yang amat besar. Pada umumnya tipe ini mempunyai pengikut yang jumlah besar, meskipun para pengikutnya tidak dapat menjelaskan mengapa mereka menjadi pengikut pemimpin tersebut.
Seorang pemimpin yang tergolong sebagai pemimpin yang kharismatik adalah sebagai berikut :
a. Dalam menggerakan bawahannya bersikap memberi keleluasaan sebab manusia merupakan makhluk yang mulia.
b. Selalu berusaha menyerasikan kepentingan organisasi dengan kepentingan priabdi bawahannya.
c. Bersedia menerima saran, pendapat dan kritik yang bersifat membangun.
d. Mengutamakan kerjasama dalam setiap usaha untuk mencapai tujuan.
e. Bawahan yang berbuat kekeliruan bukan dimarahi tetapi diberi kesempatan yang seluas-luasnya untuk mengadakan perbaikan agar tidak terulang pada waktu mendatang.
f. Berusaha meningkatkan kemampuan dan kreativitas semua orang yang menjadi bawahannya agar kesejahteraan hidup mereka meningkat pula.
g. Berusaha mengembangkan dirinya agar lebih cakap dan lebih bijaksana dalam memimpin bawahannya.
Terlihat pula dalam sifat-sifat tersebut bahwa seorang pemimpin yang kharismatik merupakan pemimpin yang disegani dan disenangi. Sedangkan kekayaan, umur, kesehatan dan profil tidak dapat dipergunakan sebagai kriteria kharisma.
5. Tipe Pemimpin Demokratis
Pengetahuan tentang kepemimpinan telah membuktikan bahwa tipe-tipe pemimpin yang demokratis yang paling tepat untuk sebuah organisasi, karena :
a. Dalam proses penggerakkan bawahan selalu bertitik tolak dari pendapat bahwa manusia itu adalah makhluk yang termulia didunia.
b. Selalu menyatukan kepentingan dan tujuan organisasi dengan kepentingan dari tujuan pribadi daripada bawahannya.
c. Ia senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik dari bawahannya.
d. Selalu berusaha mengutamakan kerjasama dalam usaha mencapai tujuan.
e. Berusaha mengembangkan diri pribadi sebagai pemimpin.
Dari tipe-tipe yang disebutkan diatas, tipe pemimpin demokratisilah yang paling sesuai juga cocok dengan situasi dan kondisi masyarakat seperti sekarang ini. Hanya pada tipe pemimpin demokratislah segala pikiran, pendapat, dan aspirasi sebagian besar anggota organisasi dapat disalurkan dan ditampung oelh pemimpin organisasi. Semua pendapat merupakan informasi yang amat berguna mengambil keputusan/kebijaksanaan dengan jalan masyarakat untuk terciptanya kata sepakat. Tipe pemimpin ini adalah merupakan ciri utama dari prinsip demokrasi.
Walaupun agak menyimpang sedikit, akan tetapi perlu kita selipkan sekedar keterangan tentang segi-segi psikhologis yang terdapat pada manajer-manajer seperti yang diuraikan oleh Dr. Erich Fromm dalam bukunya “Man for him self’
a. Tipe yang bertahan atau serba diterima
Jika seseorang mempunyai orientasi yang serba terima, maka ia merasa bahwa sumber segala kebaikannya itu ada diluar dan ia percaya, bahwa jalan satu-satunya untuk memperoleh apa yang diinginkannya itu adalah menerima dari sumber luar itu. Pada umumnya perusahaan yang dipimpin oleh tipe manajer yang demikian, menunjukan suatu struktur yang mengenal pembagian tanggung jawab.
b. Tipe yang bersifat menyerang dan menghisap
Pedoman dasarnya adalah perasaan bahwa sumber dari segala kebaikan itu ada diluar, yang harus direbut dari orang lain dengan jalan kekerasan atau secara tipu muslihat. Manajer demikian suka mempergunakan golongan-golongan dalam perusahaannya. Golongan-golongan itu sengaja diadakannya, agar mereka saling curiga dan iri hati, sehingga kerjasama antara mereka dapat dicegah.
c. Tipe yang serba menimbun
Orientasi yang demikian membuat orang-orang tidak mempunyai kepercayaan pada hal-hal yang baru yang mereka peroleh dari dunia luar. Organisasi yang demikian dianggap sebagai badan yang memperkuat kedudukan manajer. Meskipun demikian, ada juga segi yang baik padanya, yaitu tiap-tiap orang mengetahui tempatnya dan percaya pada kekuatan dan diri sendiri.
Tapi segi jeleknya, manajer yang bertipe serba menimbun ini, tidak akan merusak pengetahuan yang telah dipunyainya dan dialaminya itu kepada orang-orang bawahannya.
d. Tipe Marketing
Pedoman dasarnya adalahs iapa yang ingin maju, terus dapat menyesuaikan diri kepada organsiasi yang besar dan kecakapannya untuk memainkan peranan yang diharapkan dari padanya adalah modal yang besar dan segi yang penting dari padanya.
e. Tipe Produktif
Produktif adalah kecakapan seseorang untuk mempergunakan kekuatan dan tenaganya dan menjadikan potensi yang ada padanya, suatu kenyataan. Tipe manajer ini mendidik dan mengembangkan mereka yang dipimpin, sehingga mereka dapat tumbuh sebagai manajer yang baik.
Monday, January 18, 2010
KOORDINASI (COORDINATION)
Pengertian dan Pentingnya Koordinasi
Koordinasi adalah tindakan seorang manajer untuk mengusahakan terjadinya keselarasan, antara tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang lain. Dengan koordinasi ini diartikan suatu usaha kearah keselarasan kerja antara yang satu dengan yang lain, sehingga diharapkan tidak akan terjadi kesimpangsiuran, ketidaktepatan, serta dobel pekerjaan antara yang satu dengan yang lain. Hal ini berarti bahwa pekerjaan akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Misalnya dalam suatu perusahaan, dapat terjadi bagian produksi telah meningkatkan jumlah produksinya, tetapi ternyata karena tidak adanya tambahan kegiatan dari bagian penjualan, maka dapat menyebabkan terjadinya over produksi. Hal ini sebenarnya tidak perlu terjadi kalau seandainya antara bagian produksi dan bagian penjualan terjalin koordinasi yang baik.
Perbedaan antara koordinasi dan kooperasi dapat dirumuskan seperti dibawah ini :
- Koordinasi berhubungan dengan pengintegrasian, sinkronisasi, mempunyai jumlah, waktu, arah dan arti yang lebih luas daripada koperasi.
- Kooperasi merupakan tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan bersama (tujuan umum).
Beberapa definisi koordinasi yang dikemukan oleh para ahli sebagai berikut :
- E.F.L. Brech : Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakan tim dengan memberikan kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya diantara para anggota itu sendiri.
- James Mooney : Koordinasi sebagai pengaturan dengan tertib daya upaya kelompok demi terwujudnya kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama.
- G.R. Terry : Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Definisi G.R. Terry ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi ciri-ciri sebagai berikut :
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif.
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini.
3. Pengarahan usaha-usaha ini.
- Dr. Awaluddin Djamin, MPA :
Manajer yang sukses adalah manajer yang dapat melakukan “koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)” dengan baik.
1. Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, uniut dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.
2. Integrasi adalah suatu usaha menyatukan tindakan-tindakan berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan dan disepakati bersama.
3. Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan kegiatan-kegiatan, tindakan-tindakan, unit-unit, sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan tugas atau kerja.
B. Tipe-tipe dan Tujuan Koordinasi
1. Koordinasi Vertikal (Vertical Coordination) adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
Tegasnya, atasan mengkoordinasikan semua aparat yang ada di bawah tanggung jawabnya secara langsung. Koordinasi vertikal ini secara relatif mudah dilakukan, karena atasan dapat memberikan sanksi kepada aparat yang sulit diatur.
2. Koordinasi Horizontal (Horizontal Coordination) adalah mengkoordinasikan tindakan- rarki) artinmya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lainnya.
Tujuan koordinasi adalah :
1. Untuk mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.
2. Untuk menjuruskan ketrampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan.
3. Untuk menghindari kekosongan dan tumpang tindih perusahaan.
4. Untuk menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran
5. Untuk mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan 6M ke arah sasaran organisasi atau perusahaan
6. Untuk menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan.
Syarat-syarat .
a. Sense of Cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini berarti harus dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
b. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
c. Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus harga menghargai.
d. Esprit de Corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.
Cara-cara Mengadakan Koordinasi
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tetap harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang baik.
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya.
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
5. Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.
6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
Bagaimana Hubungan Koordinasi dengan Fungsi-fungsi Manajemen
• Perencanaan dan Koordinasi (Planning and Coordination)
Perencanaan akan mempengaruhi koordinasi artinya semakin baik dan terincinya rencana maka akan semakin mudah melakukan koordinasi. Jika perencanaan disusun dengan baik dan hubungan rencana jangka panjang (Long range planning) dan rencana jangka pendek (short range planning) terintegrasi dengan baik serta harmonis, maka penerapan koordinasi akan lebih mudah.
• Pengorganisasian dan Koordinasi (Organizing and Coordination)
Pengorganisasian berhubungan dengan koordinasi, artinya jika organisasi baik, maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah. Organisasi yang baik, apabila hubungan-hubungan antara individu dan karyawan baik, hubungan pekerjaan baik, job description setiap pejabat jelas.
• Pengarahan dan Koordinasi (Directing and Coordination)
Pengarahan mempengaruhi koordinasi, artinya dengan menggunakan bermacam-macam variasi dan intensitas directing force akan membantu menciptakan koordinasi.
• Pengisian Jabatan dan Koordinasi (Staffing and Coordination)
Penempatan karyawan membantu koordinasi, artinya jika setiap pejabat sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya, maka koordinasi akan lebih mudah.
• Pengendalian dan Koordinasi (Controlling and Coordination)
Pengendalian berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas kemajuan pekerjaan akan membantu menyelaraskan usaha-usaha, sehingga tujuan yang ditentukan semula dihasilkan, diperoleh, dan tercapai dengan baik. Dengan demikian tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi karena membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.
Koordinasi dan Komunikasi
Salah satu alat yang penting dalam melaksanakan koordinasi adalah bilamana dalam perusahaan/instansi tersebut dapat diciptakan adanya komunikasi yang baik. Tanpa adanya komunikasi yang baik secara timbal balik, maka sulitlah dilaksanakan koordinasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka dapat diharapkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya, dapat disampaikan secara cepat dan jelas. Sebenarnya komunikasi yang baik tidak hanya sekedar cepat dan jelas tetapi dapat dimengerti oleh penerima komunikasi untuk dilaksanakan dengan baik.
Untuk itulah maka sebelum kita melaksanakan koordinasi kita harus dapat menciptakan komunikasi yang baik secara timbal balik, secara horizontal dan secara vertikal.
• Komunikasi timbal balik secara horisontal adalah komunikasi timbal balik antara bagian-bagian yang sejajar, misalnya antara bagian produksi dan bagian penjualan.
• Komunikasi timbal balik secara vertikal adalah komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan.
Suatu perusahaan yang menggunakan alat-alat komunikasi mutakhir/modern, belum tentu menyebabkan komunikasi yang baik dalam perusahaan/instansi tersebut. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat antara lain : jelas, singkat, dan tepat waktu.
Pentinyang Pengetahuan Akibat Kekurangan Koordinasi
Seseorang manajer harus dapat menjelaskan kepada tiap-tiap orang/bagian akibat-akibat yang di timbulkan apabila karena tidak ada/kurangnya koordinasi antara yang satu dengan yang lain. Akibat-akibat itu perlu dijelaskan supaya mereka tahu, sampai seberapa jauh akibat-akibat yang ditimbulkan apabila mereka tidak mau melakukan koordinasi dengan pihak yang lain yang ada kaitannya dengan kegiatannya sendiri. Misalnya bagian produksi yang mengusahakan tambahan jumlah produksi, tapi tanpa melakukan koordinasi dengan bagian penjualan maka dapat mengakibatkan over produksi. Demikian pula sebaliknya bagian penjualan dalam usaha meningkatkan omzet penjualannya harus selalu melakukan koordinasi dengan bagian produksi, sebab bila tidak demikian dapat menyebabkan pengorbanan yang sia-sia baik tenaga, pikiran maupun keuangan karena ternyata tambahan permintaan ini tidak dapat dipenuhi oleh bagian produksi.
Sebenarnya dapat terjadi tidak hanya pada dua belah pihak misalnya bagian produksi dan bagian penjualan, akan tetapi dapat jalin menjalin dengan bagian-bagian yang lain misalnya keuangan, bagian personalia dan sebagainya. Dengan pengetahuan tentang akibat ini, akan timbul kesadaran pada masing-masing pihak perlunya pelaksanaan koordinasi. Meskipun demikian, hal ini tidak dapat menjamin sepenuhnya bahwa dengan pengetahuan akibat tidak ada/kurangnya koordinasi, mereka akan secara otomatis akan melaksanakan koordinasi, bahkan ada beberapa pendapat bahwa dengan cara yang demikian, koordinasi yang di inginkan hanya akan tinggal di atas kertas. Betulkah pendapat yang demikian?
Pendapat yang ini ada juga kebenarannya, apabila mereka itu semua tidak ikut merasa bertanggung jawab atas tujuan perusahaan/instansi dimana mereka itu bekerja. Hal ini dapat terjadi mungkin karena kurangnya motivasi dan partisipasi yang diberikan cukup baik, sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab atas tercapainya tujuan dari perusahaan/instansi di mana mereka bekerja, maka dengan pengetahuan tentang akibat yang akan timbul karena tidak ada/kurangnya koordinasi antara yang satu dengan yang lainnyua. Disamping itu, perlu dicatat disini bahwa koordinasi yang satu dengan yang lain tidak mesti dapat ditangani secara langsung oleh manajer.
Meskipun demikian, untuk koordinasi apabila penanganan dapat dilaksanakan oleh manajer, maka hendaknya usaha pelaksanaan koordinasi tidak hanya didasarkan pada pengetahuan tentang akibat-akibat yang timbul dari tidak ada/kurangnya koordinasi antara mereka. Meskipun demikian, bagaimanapun juga pengetahuan tentang akibat yang timbul karena kurang/tidak adanya koordinasi merupakan sumbangan yang cukup besar kearah usaha mengadakan koordinasi.
Koordinasi Memerlukan Perhatian Secara Terus Menerus
Mungkin kita telah menjelaskan para pekerja akibat yang ditimbulkannya karena tidak ada/kurangnya koordinasi antar mereka. Meskipun demikian, tidak setiap hal dapat dijelaskan akibat-akibatnya secara jelas. Mungkin juga mereka telah mengetahui akibat-akibatnya, tapi karena tidak ada/kurangnya koordinasi, mereka tetap melaksanakan koordinasi antar mereka.
Berdasarkan penjelasan diatas maka dalam melaksanakan koordinasi perlu suatu landasan yang kuat, yaitu adanya kedisiplinan dari setiap pekerja. Dengan adanya kedisiplinan tersebut maka dapat diharapkan semua instruksi, saran dan sebagainya ditaati oleh mereka dengan baik.
Dengan disiplin yang hidup disini adalah kedisiplinan tersebut dilaksanakan dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dan tidak hanya sekedar melaksanakan perintah. Sedang dengan disiplin mati yang dimaksudkan adalah disiplin yang hanya didasarkan para perintah-perintah saja. Padahal dalam praktek untuk terlaksananya koordinasi yang baik inisiatif dan kreatif masih diperlukan.
Disiplin antara lain dapat ditimbulkan karena adanya sanksi-sanksi tertentu kalau mereka tidak melaksanakan. Dan untuk mengusahakan disiplin tersebut maka sanksi-sanksi tersebut dilaksanakan secara konsekuen.
Perencanaan ,Wewenang dan Koordinasi
Meskipun telah ada perencanaan, organizing, directing dan controlling, tetapi tidak berarti secara otomatis akan terjalin koordinasi. Hal ini disebabkan dalam praktek terjadi kecenderungan tiap-tiap orang/bagian untuk memperhatikan pekerjaannya sendiri berlebih-lebihan, lepas dari kaitan kegiatan-kegiatan lain sebagai keseluruhan. Untuk mengadakan koordinasi memerlukan perhatian secara terus menerus.
Di samping itu, dengan perhatian secara terus menerus maka bilamana terjadi penyimpangan-penyimpangan atau kegiatan-kegiatan yang tidak memperhatikan koordinasi dengan bagian-bagian yang lain, dapat segera diketahui dan diatasi sehingga kemungkinan-kemungkinan kerugian yang timbul dapat dieliminir seawal mungkin.
Perencanaan dan Koordinasi
Seharusnya dalam membuat suatu perencanaan, manajer harus sudah memasukan unsur-unsur koordinasi di dalamnya. Dengan demikian, berarti perencanaan tersebut akan membantu pelaksanaan koordinasi secara lebih baik, sebab untuk melaksanakan koordinasi sudah ada pedoman yang kongkret.
Suatu perencanaan yang dibuat sepotong-sepotong dan tanpa memperhatikan antara yang satu dengan yang lain hanya akan cenderung menyulitkan koordinasi. Hal ini dapat terjadi karena manajer selain melihat kegiatan perusahaan sepotong-sepotong, karena perusahaan tidak mengikutsertakan kepala-kepala bagian dalam membuat suatu perencanaan. Kesalahan ini dapat pula terjadi karena manajer tidak mempunyai pandangan secara menyeluruh terhadap perusahaan/instansi yang dipimpinnya.
Dengan demikian, jelaslah bahwa perencanaan yang sudah mengandung unsur-unsur koordinasi akan membantu pelaksanaan koordinasi yang baik. Sebaliknya, perencanaan yang tidak mengadung unsur-unsur koordinasi akan menyulitkan pelaksanaan koordinasi.
Pendelegasian Wewenang dan Koordinasi
Dalam perusahaan yang makin besar dan makin kompleks persoalannya, maka perlu peningkatkan pendelegasian wewenang kepada bawahan-bawahannya. Dengan peningkatkan pendelegasian wewenang ini manajer mengharapkan agar tugas-tugasnya yang tidak begitu penting dan bersifat rutin dapat dikurangi.
Peningkatan pendelegasian wewenang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan, meskipun demikian tidak berarti tidak ada efek-efek sampingan yang harus ditanggulangi. Dengan kekuasaan, tanggung jawab dan kebebasan yang lebih besar maka kemungkinan terjadi ketidakselarasan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Oleh karena itulah untuk menghindari efek sampingan dari peningkatan pendelegasian wewenang, yaitu timbulnya gap antara kegiatan yang satu dengan yang lain, perlu bagi manajer untuk meningkatkan koordinasi antarmereka. Jadi sebenarnya bila perusahaan ingin meningkatkan koordinasi antarmereka agar side efeknya dapat dihindarkan, atau setikda-tidaknya dapat dieliminir.
Pentingnya Moral yang Tinggi Dalam Koordinasi
Dalam koordinasi diperlukan moral yang tinggi, yaitu moral yang lebih mengutamakan kepentingan perusahaan/instansi daripada kepentingan individu-individu. Dengan kata lain semua kegiatan dalam arti koordinasi harus diarahkan agar tujuan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
Hal ini terutama bilamana koordinasi tersebut dapat diawasi langsung oleh manajer, sehingga mereka harus sepenuhnya menyadari arti pentingnya koordinasi dan mau dengan ikhlas melakukan koordinasi. Bila tidak demikian maka kemungkinan masing-masing individu atau kelompok hanya memperhatikan kepentingannya sendiri tanpa melihat kaitan dengan yang lain dapat pula terjadi dalam peruahaan/instansi karena tidak adanya moral yang tinggi untuk lebih mengutamakan tujuan bersama daripada tujuan sendiri.
Koordinasi adalah tindakan seorang manajer untuk mengusahakan terjadinya keselarasan, antara tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang lain. Dengan koordinasi ini diartikan suatu usaha kearah keselarasan kerja antara yang satu dengan yang lain, sehingga diharapkan tidak akan terjadi kesimpangsiuran, ketidaktepatan, serta dobel pekerjaan antara yang satu dengan yang lain. Hal ini berarti bahwa pekerjaan akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Misalnya dalam suatu perusahaan, dapat terjadi bagian produksi telah meningkatkan jumlah produksinya, tetapi ternyata karena tidak adanya tambahan kegiatan dari bagian penjualan, maka dapat menyebabkan terjadinya over produksi. Hal ini sebenarnya tidak perlu terjadi kalau seandainya antara bagian produksi dan bagian penjualan terjalin koordinasi yang baik.
Perbedaan antara koordinasi dan kooperasi dapat dirumuskan seperti dibawah ini :
- Koordinasi berhubungan dengan pengintegrasian, sinkronisasi, mempunyai jumlah, waktu, arah dan arti yang lebih luas daripada koperasi.
- Kooperasi merupakan tindakan bersama oleh sejumlah orang terhadap tujuan bersama (tujuan umum).
Beberapa definisi koordinasi yang dikemukan oleh para ahli sebagai berikut :
- E.F.L. Brech : Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakan tim dengan memberikan kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya diantara para anggota itu sendiri.
- James Mooney : Koordinasi sebagai pengaturan dengan tertib daya upaya kelompok demi terwujudnya kesatuan tindakan dalam usaha pencapaian tujuan bersama.
- G.R. Terry : Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Definisi G.R. Terry ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyataan usaha dan meliputi ciri-ciri sebagai berikut :
1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif.
2. Waktu yang tepat dari usaha-usaha ini.
3. Pengarahan usaha-usaha ini.
- Dr. Awaluddin Djamin, MPA :
Manajer yang sukses adalah manajer yang dapat melakukan “koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)” dengan baik.
1. Koordinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, uniut dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu sedemikian rupa, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.
2. Integrasi adalah suatu usaha menyatukan tindakan-tindakan berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan dan disepakati bersama.
3. Sinkronisasi adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan kegiatan-kegiatan, tindakan-tindakan, unit-unit, sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan tugas atau kerja.
B. Tipe-tipe dan Tujuan Koordinasi
1. Koordinasi Vertikal (Vertical Coordination) adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh atasan terhadap kegiatan unit-unit, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
Tegasnya, atasan mengkoordinasikan semua aparat yang ada di bawah tanggung jawabnya secara langsung. Koordinasi vertikal ini secara relatif mudah dilakukan, karena atasan dapat memberikan sanksi kepada aparat yang sulit diatur.
2. Koordinasi Horizontal (Horizontal Coordination) adalah mengkoordinasikan tindakan- rarki) artinmya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggung jawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lainnya.
Tujuan koordinasi adalah :
1. Untuk mengarahkan dan menyatukan semua tindakan serta pemikiran ke arah tercapainya sasaran perusahaan.
2. Untuk menjuruskan ketrampilan spesialis ke arah sasaran perusahaan.
3. Untuk menghindari kekosongan dan tumpang tindih perusahaan.
4. Untuk menghindari kekacauan dan penyimpangan tugas dari sasaran
5. Untuk mengintegrasikan tindakan dan pemanfaatan 6M ke arah sasaran organisasi atau perusahaan
6. Untuk menghindari tindakan overlapping dari sasaran perusahaan.
Syarat-syarat .
a. Sense of Cooperation (perasaan untuk bekerja sama), ini berarti harus dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
b. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
c. Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus harga menghargai.
d. Esprit de Corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.
Cara-cara Mengadakan Koordinasi
1. Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tetap harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang baik.
2. Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
3. Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya.
4. Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingkat perumusan dan penciptaan sasaran.
5. Membina human relations yang baik antara sesama karyawan.
6. Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para bawahan.
Bagaimana Hubungan Koordinasi dengan Fungsi-fungsi Manajemen
• Perencanaan dan Koordinasi (Planning and Coordination)
Perencanaan akan mempengaruhi koordinasi artinya semakin baik dan terincinya rencana maka akan semakin mudah melakukan koordinasi. Jika perencanaan disusun dengan baik dan hubungan rencana jangka panjang (Long range planning) dan rencana jangka pendek (short range planning) terintegrasi dengan baik serta harmonis, maka penerapan koordinasi akan lebih mudah.
• Pengorganisasian dan Koordinasi (Organizing and Coordination)
Pengorganisasian berhubungan dengan koordinasi, artinya jika organisasi baik, maka pelaksanaan koordinasi akan lebih mudah. Organisasi yang baik, apabila hubungan-hubungan antara individu dan karyawan baik, hubungan pekerjaan baik, job description setiap pejabat jelas.
• Pengarahan dan Koordinasi (Directing and Coordination)
Pengarahan mempengaruhi koordinasi, artinya dengan menggunakan bermacam-macam variasi dan intensitas directing force akan membantu menciptakan koordinasi.
• Pengisian Jabatan dan Koordinasi (Staffing and Coordination)
Penempatan karyawan membantu koordinasi, artinya jika setiap pejabat sudah ditempatkan sesuai dengan keahliannya, maka koordinasi akan lebih mudah.
• Pengendalian dan Koordinasi (Controlling and Coordination)
Pengendalian berhubungan langsung dengan koordinasi. Penilaian yang terus menerus atas kemajuan pekerjaan akan membantu menyelaraskan usaha-usaha, sehingga tujuan yang ditentukan semula dihasilkan, diperoleh, dan tercapai dengan baik. Dengan demikian tindakan-tindakan perbaikan yang terjadi karena membantu dalam mendapatkan koordinasi yang dibutuhkan.
Koordinasi dan Komunikasi
Salah satu alat yang penting dalam melaksanakan koordinasi adalah bilamana dalam perusahaan/instansi tersebut dapat diciptakan adanya komunikasi yang baik. Tanpa adanya komunikasi yang baik secara timbal balik, maka sulitlah dilaksanakan koordinasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, maka dapat diharapkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya, dapat disampaikan secara cepat dan jelas. Sebenarnya komunikasi yang baik tidak hanya sekedar cepat dan jelas tetapi dapat dimengerti oleh penerima komunikasi untuk dilaksanakan dengan baik.
Untuk itulah maka sebelum kita melaksanakan koordinasi kita harus dapat menciptakan komunikasi yang baik secara timbal balik, secara horizontal dan secara vertikal.
• Komunikasi timbal balik secara horisontal adalah komunikasi timbal balik antara bagian-bagian yang sejajar, misalnya antara bagian produksi dan bagian penjualan.
• Komunikasi timbal balik secara vertikal adalah komunikasi timbal balik antara atasan dan bawahan.
Suatu perusahaan yang menggunakan alat-alat komunikasi mutakhir/modern, belum tentu menyebabkan komunikasi yang baik dalam perusahaan/instansi tersebut. Hal ini disebabkan karena komunikasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat antara lain : jelas, singkat, dan tepat waktu.
Pentinyang Pengetahuan Akibat Kekurangan Koordinasi
Seseorang manajer harus dapat menjelaskan kepada tiap-tiap orang/bagian akibat-akibat yang di timbulkan apabila karena tidak ada/kurangnya koordinasi antara yang satu dengan yang lain. Akibat-akibat itu perlu dijelaskan supaya mereka tahu, sampai seberapa jauh akibat-akibat yang ditimbulkan apabila mereka tidak mau melakukan koordinasi dengan pihak yang lain yang ada kaitannya dengan kegiatannya sendiri. Misalnya bagian produksi yang mengusahakan tambahan jumlah produksi, tapi tanpa melakukan koordinasi dengan bagian penjualan maka dapat mengakibatkan over produksi. Demikian pula sebaliknya bagian penjualan dalam usaha meningkatkan omzet penjualannya harus selalu melakukan koordinasi dengan bagian produksi, sebab bila tidak demikian dapat menyebabkan pengorbanan yang sia-sia baik tenaga, pikiran maupun keuangan karena ternyata tambahan permintaan ini tidak dapat dipenuhi oleh bagian produksi.
Sebenarnya dapat terjadi tidak hanya pada dua belah pihak misalnya bagian produksi dan bagian penjualan, akan tetapi dapat jalin menjalin dengan bagian-bagian yang lain misalnya keuangan, bagian personalia dan sebagainya. Dengan pengetahuan tentang akibat ini, akan timbul kesadaran pada masing-masing pihak perlunya pelaksanaan koordinasi. Meskipun demikian, hal ini tidak dapat menjamin sepenuhnya bahwa dengan pengetahuan akibat tidak ada/kurangnya koordinasi, mereka akan secara otomatis akan melaksanakan koordinasi, bahkan ada beberapa pendapat bahwa dengan cara yang demikian, koordinasi yang di inginkan hanya akan tinggal di atas kertas. Betulkah pendapat yang demikian?
Pendapat yang ini ada juga kebenarannya, apabila mereka itu semua tidak ikut merasa bertanggung jawab atas tujuan perusahaan/instansi dimana mereka itu bekerja. Hal ini dapat terjadi mungkin karena kurangnya motivasi dan partisipasi yang diberikan cukup baik, sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab atas tercapainya tujuan dari perusahaan/instansi di mana mereka bekerja, maka dengan pengetahuan tentang akibat yang akan timbul karena tidak ada/kurangnya koordinasi antara yang satu dengan yang lainnyua. Disamping itu, perlu dicatat disini bahwa koordinasi yang satu dengan yang lain tidak mesti dapat ditangani secara langsung oleh manajer.
Meskipun demikian, untuk koordinasi apabila penanganan dapat dilaksanakan oleh manajer, maka hendaknya usaha pelaksanaan koordinasi tidak hanya didasarkan pada pengetahuan tentang akibat-akibat yang timbul dari tidak ada/kurangnya koordinasi antara mereka. Meskipun demikian, bagaimanapun juga pengetahuan tentang akibat yang timbul karena kurang/tidak adanya koordinasi merupakan sumbangan yang cukup besar kearah usaha mengadakan koordinasi.
Koordinasi Memerlukan Perhatian Secara Terus Menerus
Mungkin kita telah menjelaskan para pekerja akibat yang ditimbulkannya karena tidak ada/kurangnya koordinasi antar mereka. Meskipun demikian, tidak setiap hal dapat dijelaskan akibat-akibatnya secara jelas. Mungkin juga mereka telah mengetahui akibat-akibatnya, tapi karena tidak ada/kurangnya koordinasi, mereka tetap melaksanakan koordinasi antar mereka.
Berdasarkan penjelasan diatas maka dalam melaksanakan koordinasi perlu suatu landasan yang kuat, yaitu adanya kedisiplinan dari setiap pekerja. Dengan adanya kedisiplinan tersebut maka dapat diharapkan semua instruksi, saran dan sebagainya ditaati oleh mereka dengan baik.
Dengan disiplin yang hidup disini adalah kedisiplinan tersebut dilaksanakan dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dan tidak hanya sekedar melaksanakan perintah. Sedang dengan disiplin mati yang dimaksudkan adalah disiplin yang hanya didasarkan para perintah-perintah saja. Padahal dalam praktek untuk terlaksananya koordinasi yang baik inisiatif dan kreatif masih diperlukan.
Disiplin antara lain dapat ditimbulkan karena adanya sanksi-sanksi tertentu kalau mereka tidak melaksanakan. Dan untuk mengusahakan disiplin tersebut maka sanksi-sanksi tersebut dilaksanakan secara konsekuen.
Perencanaan ,Wewenang dan Koordinasi
Meskipun telah ada perencanaan, organizing, directing dan controlling, tetapi tidak berarti secara otomatis akan terjalin koordinasi. Hal ini disebabkan dalam praktek terjadi kecenderungan tiap-tiap orang/bagian untuk memperhatikan pekerjaannya sendiri berlebih-lebihan, lepas dari kaitan kegiatan-kegiatan lain sebagai keseluruhan. Untuk mengadakan koordinasi memerlukan perhatian secara terus menerus.
Di samping itu, dengan perhatian secara terus menerus maka bilamana terjadi penyimpangan-penyimpangan atau kegiatan-kegiatan yang tidak memperhatikan koordinasi dengan bagian-bagian yang lain, dapat segera diketahui dan diatasi sehingga kemungkinan-kemungkinan kerugian yang timbul dapat dieliminir seawal mungkin.
Perencanaan dan Koordinasi
Seharusnya dalam membuat suatu perencanaan, manajer harus sudah memasukan unsur-unsur koordinasi di dalamnya. Dengan demikian, berarti perencanaan tersebut akan membantu pelaksanaan koordinasi secara lebih baik, sebab untuk melaksanakan koordinasi sudah ada pedoman yang kongkret.
Suatu perencanaan yang dibuat sepotong-sepotong dan tanpa memperhatikan antara yang satu dengan yang lain hanya akan cenderung menyulitkan koordinasi. Hal ini dapat terjadi karena manajer selain melihat kegiatan perusahaan sepotong-sepotong, karena perusahaan tidak mengikutsertakan kepala-kepala bagian dalam membuat suatu perencanaan. Kesalahan ini dapat pula terjadi karena manajer tidak mempunyai pandangan secara menyeluruh terhadap perusahaan/instansi yang dipimpinnya.
Dengan demikian, jelaslah bahwa perencanaan yang sudah mengandung unsur-unsur koordinasi akan membantu pelaksanaan koordinasi yang baik. Sebaliknya, perencanaan yang tidak mengadung unsur-unsur koordinasi akan menyulitkan pelaksanaan koordinasi.
Pendelegasian Wewenang dan Koordinasi
Dalam perusahaan yang makin besar dan makin kompleks persoalannya, maka perlu peningkatkan pendelegasian wewenang kepada bawahan-bawahannya. Dengan peningkatkan pendelegasian wewenang ini manajer mengharapkan agar tugas-tugasnya yang tidak begitu penting dan bersifat rutin dapat dikurangi.
Peningkatan pendelegasian wewenang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan, meskipun demikian tidak berarti tidak ada efek-efek sampingan yang harus ditanggulangi. Dengan kekuasaan, tanggung jawab dan kebebasan yang lebih besar maka kemungkinan terjadi ketidakselarasan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Oleh karena itulah untuk menghindari efek sampingan dari peningkatan pendelegasian wewenang, yaitu timbulnya gap antara kegiatan yang satu dengan yang lain, perlu bagi manajer untuk meningkatkan koordinasi antarmereka. Jadi sebenarnya bila perusahaan ingin meningkatkan koordinasi antarmereka agar side efeknya dapat dihindarkan, atau setikda-tidaknya dapat dieliminir.
Pentingnya Moral yang Tinggi Dalam Koordinasi
Dalam koordinasi diperlukan moral yang tinggi, yaitu moral yang lebih mengutamakan kepentingan perusahaan/instansi daripada kepentingan individu-individu. Dengan kata lain semua kegiatan dalam arti koordinasi harus diarahkan agar tujuan dapat dicapai secara efisien dan efektif.
Hal ini terutama bilamana koordinasi tersebut dapat diawasi langsung oleh manajer, sehingga mereka harus sepenuhnya menyadari arti pentingnya koordinasi dan mau dengan ikhlas melakukan koordinasi. Bila tidak demikian maka kemungkinan masing-masing individu atau kelompok hanya memperhatikan kepentingannya sendiri tanpa melihat kaitan dengan yang lain dapat pula terjadi dalam peruahaan/instansi karena tidak adanya moral yang tinggi untuk lebih mengutamakan tujuan bersama daripada tujuan sendiri.
Monday, January 18, 2010
MOTIVASI (MOTIVATION )
Pengertian Motivasi
Tingkah laku seseorang dipengaruhi serta dirangsang oleh keinginan, kebutuhan, tujuan dan kepuasannya. Rangsangan timbul dari diri senidri (internal) dan dari luar (eksternal) lingkungannya. Rangsangan (material dan non material) ini akan diciptakan “motif dan motifasi” yang mampu mendorong orang untuk bekerja (beraktivitas) agar memperoleh kebutuhan dan kepuasan dari hasil kerja kerasnya.
Motif dapat diartikan sebagai “Driving Force” yang menggerakan manusia untuk bertingkah laku dan berbuat dengan tujuan tertentu.
Pengertian Motif menurut Para Ahli :
Drs. Moekijat
Motif adalah suatu pengertian yang mengandung semua alat penggerak alasan-alasan atau dorongan-dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan ia berbuat sesuatu.
Drs. Malayu S.P. Hasibuan
Motif adalah suatu perangsang keinginan (want) dan daya penggerakn kemauan bekerja seseorang. Setiap motif mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai.
Motivasi berasal dari kata Latin yaitu Mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak. Motivasi ini hanya diberikan kepada orang-orang yang mampu mengerjakan suatu pekerjaan. Motifasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan atau pengikut, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi.
Pengertian Motivasi menurut para Ahli :
Harold Kont
Motivation refers to the drive and effort to satisfy a want or goal.
Artinya :
Motifasi mengacu pada dorongan dan usaha untuk memuaskan kebutuhan atau suatu tujuan.
Stephen P. Robbine
We will define motivation as the wilingness to exert high levels of effort toward organizational goals, conditional by efforts ability to satisfy some individual need.
Artinya :
Kita akan mendefinisikan motifasi sebagai suatu kerelaan untuk berusaha seoptimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi yang dipengaruhi oleh kemampuan usaha untuk memuaskan beberapa kebutuhan individu.
Wayne F. Cascio
Motivation is a force that results from an individuals desire to satisfi their needs (e.g. hunger, thirst, social approval)
Artinya :
Motifasi suatu kekuatan yang dihasilkan dari keinginan seseorang untuk memuaskan kebutuhannya (misalnya : rasa lapar, haus dan bermasyarakat).
American Encyclopedia
Motivation : That predisposition (it self the subject of much controvency) within the individual which arouses sustain and direct his behaviour.
Artinya :
Motifasi adalah kecenderungan (suatu sifat yang merupakan pokok pertentangan) dalam diri seseorang yang membangkitkan topangan dan mengarahkan tindak tanduknya.
Aspek , Pola dan Motivasi
Aspek dibedakan antara dua (2) aspek, yaitu :
1. Aspek Aktifadan Dinamis Dalam aspek ini, motivasi tampak sebagai usaha positif dalam menggerakan dan mengarahkan sumber daya manusia agar secara produktif berhasil mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Aspek Pasit atau Statis Dalam aspek ini, motivasi tampak sebagai kebutuhan dan juga sekaligus sebagai perangsang untuk dapat mengerahkan dan menggerakan potensi sumber daya manusia ke arah tujuan yang diinginkan.
Dr. David Mc Clelland mengemukakan pola motivasi sebagai berikut :
- Suatu keinginan untuk mengatasi atau mengalahkan suatu tantangan, untuk kemajuan dan pertumbuhan.
- Dorongan untuk melakukan hubungan-hubungan dengan orang lain.
- Dorongan untuk berprestasi dengan melakukan pekerjaan yang bermutu tinggi.
Jenis-jenis Motivasi :
1. Motivasi positif (insentif positif), manajer memotivasi dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi baik. Dengan motivasi positif ini semangat kerja bawahan akan meningkat, karena manusia pada umumnya senang menerima yang baik-baik saja. Motivasi ini efektif untuk jangka waktu panjang.
2. Motivasi Negatif (insentif negatif), manajer memotivasi bawahannya dengan memberikan hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik (prestasinya rendah). Dengan motivasi negatif ini semangat kerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat, karena mereka takut di hukum; tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik. Motivasi efektif untuk jangka waktu pendek.
Tujuan Motivasi
Tujuan pemberian motivasi, yaitu :
1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan
2. Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan
3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan
4. Mengefektifkan pengadaan karyawan
5. Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan
6. Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
7. Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan
8. Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan
9. Meningkatkan kedisiplinan dan menurunkan tingkat absensi karyawan
10. Meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan baku
11. Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya
12. Dan lain-lain.
Asas Motivasi
Asas-asas motivasi, yaitu :
• Asas mengikut sertakan, artinya mengajak bawahan untuk ikut berpartisipasi dan memberikan kesempatan kepada mereka mengajukan pendapat, rekomendasi dalam proses pengambilan keputusan.
• Asas komunikasi, artinya menginformasikan secara jelas tentang tujuan yang ingin di capai, cara-cara mengerjakannya dan kendala-kendala yang dihadapi.
• Asas pengakuan, artinya memberikan penghargaan, pujian dan pengakuan yang tepat serta wajar kepada bawahan atas prestasi kerja yang dicapainya.
• Asas wewenang yang didelegasikan, artinya memberikan kewenangan dan kepercayaan diri pada bawahan, bahwa dengan kemampuan dan kreativitasnya ia mampu mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.
• Asas perhatian timbal balik, artinya bawahan yang berhasil mencapai tujuan dengan baik, maka pimpinan harus bersedia memberikan bonus dan jenis motivasi.
Model-model Motivasi, yaitu :
• Motivasi tradisional, yaitu bahwa untuk memotivasi agar gairah bekerjanya meningkat dilakukan dengan sistim insentif, yaitu memberikan material kepada karyawan yang berprestasi baik. Semakin berprestasi maka semakin banyak balas jasa yang akan diterimanya. Jadi motivasi bawahan untuk mendapatkan insentif berupa uang, barang, atau jasa.
• Model hubungan manusia, yaitu bahwa untuk memotivasi bawahan supaya gairah bekerjanya meningkat, dilakukan dengan mengakui kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa berguna serta penting. Sebagai akibatnya, karyawan mendapatkan beberapa kebebasan membuat keputusan dan kreativitas dalam melakukan pekerjaannya. Dengan memperhatikan kebutuhan material dan non-material karyawan, maka motivasi bekerjanya akan meningkat pula. Jadi motivasi karyawan adalah untuk mendapatkan kebutuhan material dan non-material.
• Model Sumber Daya Manusia, yaitu bahwa karyawan di motivasi oleh banyak faktor, bukan hanya uang/barang keinginan akan kepuasan saja, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang berarti. Menurut model ini karyawan cenderung memperoleh kepuasan dari prestasi kerjanya yang baik. Karyawan bukanlah berprestasi baik karena merasa puas, melainkan termotivasi oleh rasa tanggung jawab yang lebih luas untuk membuat keputusan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Jadi menurut model sumber daya manusia ini untuk memotivasi bawahan dilakukan dengan memberikan tanggung jawab dan kesempatan yang luas bagi mereka untuk mengambil keputusan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Motivasi gairah seseorang akan meningkat, jika kepada mereka diberikan kepercayaan dan kesempatan untuk membuktikan kemampuannya.
Metode dan teri Motivasi
Metode-metode motivasi, yaitu :
• Metode Langsung (Direct Motivation), yaitu motivasi (material non-material) yang diberikan secara langsung kepada individu karyawan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasannya. Jadi sifatnya khusus seperti memberikan pujian, penghargaan, bonus, piagam, dll.
• Motivasi Tidak Langsung (Indirect Motivation), yaitu motivasi yang diberikan hanya merupakan fasilitas-fasilitas yang mendukung serta menunjang gairah kerja atau kelancaran tugas, sehingga para karyawan betah dan bersemangat melakukan pekerjaannya. Motivasi tidak langsung ini besar pengaruhnya untuk merangsang semangat kerja karyawan, sehingga produktivitas kerja pun meningkat dengan baik.
Teori-teori Motivasi
Teori-teori Motivasi di kelompokkan menjadi tiga (3), yaitu :
1. Teori Kepuasan (content Theory)
2. Teori Proses (Process Theory)
3. Teori Pengukuhan (Reinforcement Theory)
1. Teori Kepuasan (Content Theory)
Teori ini mengemukakan bahwa seseorang akan bertindak (semangat bekerja) untuk dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasannya. Semakin tinggi standar kebutuhan dan kepuasan yang diinginkan, maka semakin giat orang itu bekerja.
Teori kepuasan ini dikenal antara lain :
1) Teori motivasi klasik (teori kebutuhan tunggal) oleh Frederick Winslow Taylor, menurut teori ini motivasi para pekerja hanya untuk dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan biologis saja.
2) Theory of Human Motivation (1943) kelanjutan dari Human Science Theory Elton Mayo (1880-1949) oleh A.H. Maslow.
Ad.1 Teori ini menyatakan bahwa kebutuhan dan kepuasan seseorang itu jamak, yaitu kebutuhan biologis dan psikologis berupa material dan non-material.
Dasar-dasar Maslow’s Need Hierarchy Theory, yaitu :
a. Manusia adalah makhluk sosial yang berkeinginan.
b. Suatu kebutuhan yang telah dipuaskan tidak menjadi alat motivasi bagi pelakunya.
c. Kebutuhan manusia itu bertingkat-tingkat (hierarchy) sebagai berikut :
• Phisiological Needs (kebutuhan fisik = biologis) yaitu kebutuhan yang diperlukan untuk mempertahankan kelangsungan hidup seseorang atau tingkat kebutuhan yang bobotnya paling rendah, seperti : makan, minum, air, udara, perumahan dan lain sebagainya.
• Safety and Security Needs (keamanan dan keselamatan), yaitu kebutuhan keamanan dari ancaman, seperti merasa aman dari ancaman kecelakaan dan keselamatan dalam melakukan pekerjaan.
• Affiliation or Acceptance Needs, yaitu kebutuhan sosial, teman, dicintai dan mencintai serta diterima dalam pergaulan dan lingkungannya.
• Esteen of Status or Egoistic Needs, yaitu kebutuhan akan penghargaan diri, pengakuan serta penghargaan prestise dari karyawan dan masyarakat lingkungannya.
• Self Actualization, yaitu kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan kecakapan, kemampuan prestasi kerja yang sangat memuaskan atau luar biasa yang sulit dicapai oleh orang lain.
Ad.(2) .Theory of Human Motivation mempunyai kebaikan dan kelemahan sebagai berikut :
Kebaikannya, yaitu :
• Memberikan informasi yang dibutuhkan manusia
• Mengetahui prilaku seseorang dalam bekerja
• Mengetahui kebutuhan manusia yang berjenjang sesuai dengan kedudukan atau sosial ekonominya.
• Memudahkan untuk memberikan alat motivasi yang sesuai.
Kelemahannya, yaitu ;
• Teori ini bertolak belakang dengan kenyataan.
• Belum pernah dicoba kebenarannya.
2. Teori Proses
Teori ini pada dasarnya berusaha untuk menjawab pertanyaan, bagaimana menguatkan, mengarahkan, memelihara dan menghentikan perilaku individu, agar setiap individu bekerja giat sesuai dengan keinginan manajer. Bila diperhatikan secara mendalam, teori ini merupakan proses sebab dan akibat bagaimana seseorang bekerja serta hasil apa yang diperolehnya.
Teori Proses ini, dikenal atas :
1) Teori Harapan (Expectancy Theory)
Teori harapan ini dikemukakan oleh Victor H. Vroom yang menyatakan kekuatan yang memotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang ia inginkan dan butuhkan dari hasil pekerjaan itu. Bila keyakinan yang diharapkan cukup besar untuk memperoleh kepuasannya, maka ia akan bekerja keras dan sebaliknya.
2) Teori Keadilan (Exuity Theory)
Keadilan merupakan daya penggerak yang memotivasi seseorang, jadi atasan harus bertindak adil terhadap semua bawahannya. Penilaian mengenai perilaku bawahan harus dilakukan secara obyektif (baik atau salah), bukan atas suka atau tidak. Pemberian kompensasi harus berdasarkan atas penilaian yang obyektif dan adil. Jika prinsif keadilan ini diterapkan dengan baik oleh pimpinan maka semangat kerja bawahan cenderung akan meningkat.
3. Teori Pengukuhan
Teori ini berdasarkan atas hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian kompensasi. Misalnya promosi tergantung dari prestasi yang selalu dapat dipertahankan. Teori pengukuhan ini terdiri dari dua (2) jenis, yaitu :
1) Pengukuhan Positif, yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh positif diterapkan secara bersyarat.
2) Pengukuhan Negatif, yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh negatif dihilangkan secara bersyarat.
Tingkah laku seseorang dipengaruhi serta dirangsang oleh keinginan, kebutuhan, tujuan dan kepuasannya. Rangsangan timbul dari diri senidri (internal) dan dari luar (eksternal) lingkungannya. Rangsangan (material dan non material) ini akan diciptakan “motif dan motifasi” yang mampu mendorong orang untuk bekerja (beraktivitas) agar memperoleh kebutuhan dan kepuasan dari hasil kerja kerasnya.
Motif dapat diartikan sebagai “Driving Force” yang menggerakan manusia untuk bertingkah laku dan berbuat dengan tujuan tertentu.
Pengertian Motif menurut Para Ahli :
Drs. Moekijat
Motif adalah suatu pengertian yang mengandung semua alat penggerak alasan-alasan atau dorongan-dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan ia berbuat sesuatu.
Drs. Malayu S.P. Hasibuan
Motif adalah suatu perangsang keinginan (want) dan daya penggerakn kemauan bekerja seseorang. Setiap motif mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai.
Motivasi berasal dari kata Latin yaitu Mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak. Motivasi ini hanya diberikan kepada orang-orang yang mampu mengerjakan suatu pekerjaan. Motifasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan atau pengikut, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi.
Pengertian Motivasi menurut para Ahli :
Harold Kont
Motivation refers to the drive and effort to satisfy a want or goal.
Artinya :
Motifasi mengacu pada dorongan dan usaha untuk memuaskan kebutuhan atau suatu tujuan.
Stephen P. Robbine
We will define motivation as the wilingness to exert high levels of effort toward organizational goals, conditional by efforts ability to satisfy some individual need.
Artinya :
Kita akan mendefinisikan motifasi sebagai suatu kerelaan untuk berusaha seoptimal mungkin dalam mencapai tujuan organisasi yang dipengaruhi oleh kemampuan usaha untuk memuaskan beberapa kebutuhan individu.
Wayne F. Cascio
Motivation is a force that results from an individuals desire to satisfi their needs (e.g. hunger, thirst, social approval)
Artinya :
Motifasi suatu kekuatan yang dihasilkan dari keinginan seseorang untuk memuaskan kebutuhannya (misalnya : rasa lapar, haus dan bermasyarakat).
American Encyclopedia
Motivation : That predisposition (it self the subject of much controvency) within the individual which arouses sustain and direct his behaviour.
Artinya :
Motifasi adalah kecenderungan (suatu sifat yang merupakan pokok pertentangan) dalam diri seseorang yang membangkitkan topangan dan mengarahkan tindak tanduknya.
Aspek , Pola dan Motivasi
Aspek dibedakan antara dua (2) aspek, yaitu :
1. Aspek Aktifadan Dinamis Dalam aspek ini, motivasi tampak sebagai usaha positif dalam menggerakan dan mengarahkan sumber daya manusia agar secara produktif berhasil mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Aspek Pasit atau Statis Dalam aspek ini, motivasi tampak sebagai kebutuhan dan juga sekaligus sebagai perangsang untuk dapat mengerahkan dan menggerakan potensi sumber daya manusia ke arah tujuan yang diinginkan.
Dr. David Mc Clelland mengemukakan pola motivasi sebagai berikut :
- Suatu keinginan untuk mengatasi atau mengalahkan suatu tantangan, untuk kemajuan dan pertumbuhan.
- Dorongan untuk melakukan hubungan-hubungan dengan orang lain.
- Dorongan untuk berprestasi dengan melakukan pekerjaan yang bermutu tinggi.
Jenis-jenis Motivasi :
1. Motivasi positif (insentif positif), manajer memotivasi dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi baik. Dengan motivasi positif ini semangat kerja bawahan akan meningkat, karena manusia pada umumnya senang menerima yang baik-baik saja. Motivasi ini efektif untuk jangka waktu panjang.
2. Motivasi Negatif (insentif negatif), manajer memotivasi bawahannya dengan memberikan hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik (prestasinya rendah). Dengan motivasi negatif ini semangat kerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat, karena mereka takut di hukum; tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik. Motivasi efektif untuk jangka waktu pendek.
Tujuan Motivasi
Tujuan pemberian motivasi, yaitu :
1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan
2. Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan
3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan
4. Mengefektifkan pengadaan karyawan
5. Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan
6. Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
7. Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan
8. Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan
9. Meningkatkan kedisiplinan dan menurunkan tingkat absensi karyawan
10. Meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan baku
11. Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya
12. Dan lain-lain.
Asas Motivasi
Asas-asas motivasi, yaitu :
• Asas mengikut sertakan, artinya mengajak bawahan untuk ikut berpartisipasi dan memberikan kesempatan kepada mereka mengajukan pendapat, rekomendasi dalam proses pengambilan keputusan.
• Asas komunikasi, artinya menginformasikan secara jelas tentang tujuan yang ingin di capai, cara-cara mengerjakannya dan kendala-kendala yang dihadapi.
• Asas pengakuan, artinya memberikan penghargaan, pujian dan pengakuan yang tepat serta wajar kepada bawahan atas prestasi kerja yang dicapainya.
• Asas wewenang yang didelegasikan, artinya memberikan kewenangan dan kepercayaan diri pada bawahan, bahwa dengan kemampuan dan kreativitasnya ia mampu mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik.
• Asas perhatian timbal balik, artinya bawahan yang berhasil mencapai tujuan dengan baik, maka pimpinan harus bersedia memberikan bonus dan jenis motivasi.
Model-model Motivasi, yaitu :
• Motivasi tradisional, yaitu bahwa untuk memotivasi agar gairah bekerjanya meningkat dilakukan dengan sistim insentif, yaitu memberikan material kepada karyawan yang berprestasi baik. Semakin berprestasi maka semakin banyak balas jasa yang akan diterimanya. Jadi motivasi bawahan untuk mendapatkan insentif berupa uang, barang, atau jasa.
• Model hubungan manusia, yaitu bahwa untuk memotivasi bawahan supaya gairah bekerjanya meningkat, dilakukan dengan mengakui kebutuhan sosial mereka dan membuat mereka merasa berguna serta penting. Sebagai akibatnya, karyawan mendapatkan beberapa kebebasan membuat keputusan dan kreativitas dalam melakukan pekerjaannya. Dengan memperhatikan kebutuhan material dan non-material karyawan, maka motivasi bekerjanya akan meningkat pula. Jadi motivasi karyawan adalah untuk mendapatkan kebutuhan material dan non-material.
• Model Sumber Daya Manusia, yaitu bahwa karyawan di motivasi oleh banyak faktor, bukan hanya uang/barang keinginan akan kepuasan saja, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang berarti. Menurut model ini karyawan cenderung memperoleh kepuasan dari prestasi kerjanya yang baik. Karyawan bukanlah berprestasi baik karena merasa puas, melainkan termotivasi oleh rasa tanggung jawab yang lebih luas untuk membuat keputusan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Jadi menurut model sumber daya manusia ini untuk memotivasi bawahan dilakukan dengan memberikan tanggung jawab dan kesempatan yang luas bagi mereka untuk mengambil keputusan dalam menyelesaikan pekerjaannya. Motivasi gairah seseorang akan meningkat, jika kepada mereka diberikan kepercayaan dan kesempatan untuk membuktikan kemampuannya.
Metode dan teri Motivasi
Metode-metode motivasi, yaitu :
• Metode Langsung (Direct Motivation), yaitu motivasi (material non-material) yang diberikan secara langsung kepada individu karyawan untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasannya. Jadi sifatnya khusus seperti memberikan pujian, penghargaan, bonus, piagam, dll.
• Motivasi Tidak Langsung (Indirect Motivation), yaitu motivasi yang diberikan hanya merupakan fasilitas-fasilitas yang mendukung serta menunjang gairah kerja atau kelancaran tugas, sehingga para karyawan betah dan bersemangat melakukan pekerjaannya. Motivasi tidak langsung ini besar pengaruhnya untuk merangsang semangat kerja karyawan, sehingga produktivitas kerja pun meningkat dengan baik.
Teori-teori Motivasi
Teori-teori Motivasi di kelompokkan menjadi tiga (3), yaitu :
1. Teori Kepuasan (content Theory)
2. Teori Proses (Process Theory)
3. Teori Pengukuhan (Reinforcement Theory)
1. Teori Kepuasan (Content Theory)
Teori ini mengemukakan bahwa seseorang akan bertindak (semangat bekerja) untuk dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasannya. Semakin tinggi standar kebutuhan dan kepuasan yang diinginkan, maka semakin giat orang itu bekerja.
Teori kepuasan ini dikenal antara lain :
1) Teori motivasi klasik (teori kebutuhan tunggal) oleh Frederick Winslow Taylor, menurut teori ini motivasi para pekerja hanya untuk dapat memenuhi kebutuhan dan kepuasan biologis saja.
2) Theory of Human Motivation (1943) kelanjutan dari Human Science Theory Elton Mayo (1880-1949) oleh A.H. Maslow.
Ad.1 Teori ini menyatakan bahwa kebutuhan dan kepuasan seseorang itu jamak, yaitu kebutuhan biologis dan psikologis berupa material dan non-material.
Dasar-dasar Maslow’s Need Hierarchy Theory, yaitu :
a. Manusia adalah makhluk sosial yang berkeinginan.
b. Suatu kebutuhan yang telah dipuaskan tidak menjadi alat motivasi bagi pelakunya.
c. Kebutuhan manusia itu bertingkat-tingkat (hierarchy) sebagai berikut :
• Phisiological Needs (kebutuhan fisik = biologis) yaitu kebutuhan yang diperlukan untuk mempertahankan kelangsungan hidup seseorang atau tingkat kebutuhan yang bobotnya paling rendah, seperti : makan, minum, air, udara, perumahan dan lain sebagainya.
• Safety and Security Needs (keamanan dan keselamatan), yaitu kebutuhan keamanan dari ancaman, seperti merasa aman dari ancaman kecelakaan dan keselamatan dalam melakukan pekerjaan.
• Affiliation or Acceptance Needs, yaitu kebutuhan sosial, teman, dicintai dan mencintai serta diterima dalam pergaulan dan lingkungannya.
• Esteen of Status or Egoistic Needs, yaitu kebutuhan akan penghargaan diri, pengakuan serta penghargaan prestise dari karyawan dan masyarakat lingkungannya.
• Self Actualization, yaitu kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan kecakapan, kemampuan prestasi kerja yang sangat memuaskan atau luar biasa yang sulit dicapai oleh orang lain.
Ad.(2) .Theory of Human Motivation mempunyai kebaikan dan kelemahan sebagai berikut :
Kebaikannya, yaitu :
• Memberikan informasi yang dibutuhkan manusia
• Mengetahui prilaku seseorang dalam bekerja
• Mengetahui kebutuhan manusia yang berjenjang sesuai dengan kedudukan atau sosial ekonominya.
• Memudahkan untuk memberikan alat motivasi yang sesuai.
Kelemahannya, yaitu ;
• Teori ini bertolak belakang dengan kenyataan.
• Belum pernah dicoba kebenarannya.
2. Teori Proses
Teori ini pada dasarnya berusaha untuk menjawab pertanyaan, bagaimana menguatkan, mengarahkan, memelihara dan menghentikan perilaku individu, agar setiap individu bekerja giat sesuai dengan keinginan manajer. Bila diperhatikan secara mendalam, teori ini merupakan proses sebab dan akibat bagaimana seseorang bekerja serta hasil apa yang diperolehnya.
Teori Proses ini, dikenal atas :
1) Teori Harapan (Expectancy Theory)
Teori harapan ini dikemukakan oleh Victor H. Vroom yang menyatakan kekuatan yang memotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang ia inginkan dan butuhkan dari hasil pekerjaan itu. Bila keyakinan yang diharapkan cukup besar untuk memperoleh kepuasannya, maka ia akan bekerja keras dan sebaliknya.
2) Teori Keadilan (Exuity Theory)
Keadilan merupakan daya penggerak yang memotivasi seseorang, jadi atasan harus bertindak adil terhadap semua bawahannya. Penilaian mengenai perilaku bawahan harus dilakukan secara obyektif (baik atau salah), bukan atas suka atau tidak. Pemberian kompensasi harus berdasarkan atas penilaian yang obyektif dan adil. Jika prinsif keadilan ini diterapkan dengan baik oleh pimpinan maka semangat kerja bawahan cenderung akan meningkat.
3. Teori Pengukuhan
Teori ini berdasarkan atas hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian kompensasi. Misalnya promosi tergantung dari prestasi yang selalu dapat dipertahankan. Teori pengukuhan ini terdiri dari dua (2) jenis, yaitu :
1) Pengukuhan Positif, yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh positif diterapkan secara bersyarat.
2) Pengukuhan Negatif, yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh negatif dihilangkan secara bersyarat.
Soal Peng. Manajemen (1)
- Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
- Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
- Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang apa yang dimaksud dengan Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
- Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer!!
- Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel
- Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian ? jelaskn mengenai bentuk2 organisasi dan gambarkan !!
- Jelaskan mengenai pemimpin yang kharismatik ? berikan contoh !!
- Apakah arti pentingnya wewenang ? menurut salah seorang ahli saja.
- Ada beberapa jenis authority jelaskan satu persatu !!
- Ada 6 sumber authority, sebutkan !!
- Apakah pengertian tanggung jawab ? jelaskan hubungannya dengan wewenang ?
- Jelaskan tentang pendelegasian wewenang !!
- Menurut G.Terry ada 4 Fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing ,Actuating dan controlling. Jelaskan satu persatu!!
- Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
- Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
- Jelaskan tentang jangka waktu perencanaan !!
- Jelaskan pula tentang syarat2 perencanaan yang baik !!
Soal (2)
- Jelaskan tentang pengertian Manajemen !! mengapa manajemen disebut sebagai seni dan pengetahuan ?
- Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
- Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
- Bagaimana langkah atau proses perencanaa ?
- Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !
- Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
- Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
- Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
- Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
- Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
- Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
- Jelaskan apa arti Pengawasan !! dan juga sebutkan langkah2 pengawasan
- Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
- Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
Soal (3)
1. Apakah yang dimaksud dengan Manajemen itu ? Jelaskan tiga peranan manajer dalam
Organisasi perusahaan !!
2. Apa yang dimaksud dengan manajemen yang efektif ? dan apa yang dimaksud dengn scientific
management ?
3. Fungsi management menurut G.Terry adalah Planning, Organizing , Actuating dan controlling
jelaskan satu persatu !!
4. Jelaskan mengapa perencanaan dan rencana sangat penting ?
5. Mengapa perencanaan harus fleksible ?
6. jelaskn pula tentang langkah langkah perencanaan !!
7. Organisasi adalah suatu usaha bersama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk
mencapai tujuan.
Jelaskan perbedaan antara organisasi formal dan organisasi informal ?
8. Sebutkan langkah-langkah pokok dalam proses pengorganisasian !
9. Jelaskan mengenai cara-cara pengendalian / pengawasan ?
10. Jelaskan yang dimaksud dengan Formal control ?
11. Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
12. Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai? Tujuannya dan syarat2 diadakan
promosi?
13. Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
14. Jelaskan apa arti Pengawasan !! dan juga sebutkan langkah2 pengawasan !!Sebutkan pula
prinsip-prinsip pengawasan!!
15. Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
Soal (4)
1. Jelaskan mengenai pengertian Manajemen !! Tugas manajer mencakup serangkaian peranan. Coba saudara jelaskan peranan apa saja yang dimiliki oleh para manjer tersebut ?
2. Suatu rencana yang baik adalah suatu rencana yang dapat dilaksanakan, sederhana,jelas mudah dimengerti dan harus fleksible . Jelaskan mengapa suatu rencana harus fleksible ?Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam suatu perencanaan ?
3. Uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?Organisasi informal adalah suatu organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tidak mempunyai AD dan ART dsb.nya. Coba berikan contoh beberapa organisasi informal yang saudara ketahui !!
4. Actuating (penggerakkan) adalah membuat semua anggota karyawan agar mau bekerja sama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan perusahaan.Diantaranya kegiatan actuating adalah perintah. Jelaskan kapan suatu perintah lisan diberikan. ?Mengapa Koordinasi penting dalam suatu organisasi ?
5. Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 untuk menjalankan pengawasan !!Jelaskan mengenai cara2 melaksanakan pengawasan ?
6. Jelaskan tentang motivasi langsung dan motivasi tidak langsung. Jelaskan pula tentang keinginan internal dan external seseorang !!!!!
Soal (5)
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Sedangkan tugas manajer mencakup serangkaian peranan. Coba saudara jelaskan peranan apa saja yang dimiliki oleh para manjer tersebut ?
- Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ? Jelaskan pula tentang organisasi formal dan non formal !!
- Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi ,apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ? Jelaskan pula apa yang dimaksud dengan pendepartementasian ?
- Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan staffing, yaitu penataan pegawai. Coba saudara jelaskan mengenai kegiatan apa saja yang tercakup didalam penataan pegawai tersebut ? Darimana saja perusahaan mendapatkan sumber karyawan. ? jelaskan pula apa yang dimaksud dengan prestasi pegawai dan pemerkayaan kerja ?
- Salah satu cara penggerakkan lainnya adalah dengan memberikan perintah baik lisan maupun tulisan kepada para pegawai/karyawan Kapan suatu perintah lisan dan perintah tulisan dapat diberikan ? Jelaskan pula tentang komunikasi verbal dan non verbal ?
- Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
- Dari beberapa gaya kepemimpinan yang Saudara ketahui, gaya kepemimpinan mana yang paling ideal menurut saudara ? Mengapa jelaskan !! Syarat-syarat apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin ? Jelaskan tentang pemimpin yang kharismatik ? berikan contohnya !!
CONTOH SOAL (6)
1. Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam manajemen karena proses manajemen baru terlaksana jika komunikasi dilakukan.
Coba saudara jelaskan tentang apa yang dimaksud dengan unsur-unsur Komunikasi ? Fungsi-fungsi Komunikasi ? dan ruang lingkup Komunikasi ?
2. Motivasi adalah mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan.
Jelaskan tentang metode-metode motivasi ? Jenis-jenis motivasi ? dan apa yang dimaksud dengan Alat-alat motivasi ?
3. Agar semua pelaksanaan pekerjaan dapat mencapai tujuan yang dikehendaki maka kita perlu mengadakan koordinasi.
Mengapa suatu Koordinasi penting dalam suatu organisasi ? Sebutkan pula cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik ?
4. Syarat-syarat apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5. Sebutkan dan jelaskan gaya-gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !!Dari beberapa gaya kepemimpinan yang Saudara ketahui tersebut, gaya kepemimpinan mana yang paling ideal menurut saudara ? Mengapa jelaskan !!
CONTOH SOAL (7)
SOAL KOORDINASI
1. Jelaskan tentang pengertian koordinasi ? Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan2 dari unit2/bagian suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran2 organisasi secara efisien.
2. Apa kah ruang lingkup koordinasi ? Ruang lingkup atau luasnya koordinasi meliputi ;1. Koordinasi oleh seorang individu. 2. Koordinasi antara individu2 dalam golongan. 3.Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order2 tingkat internasional. 4. Koordinasi antara unit2 suatu organisasi.
3. Sebutkan jenis jenis koordinasi ? Jenis-jenis koordinasi adalah : 1. Koordinasi intern. 2. Koordinasi extern. 3. Koordinasi horizontal. 4. Koordinasi vertikal.
4. Jelaskan tentang bagaimana cara melakukan koordinasi dengan baik ? Cara-cara melakukan koordinasi dengan baik : 1. Konferensi lengkap. 2. Pertemuan berkala pejabat-pejabat.3. Pembentukan panitia gabungan. 4. Pembentukan badan-badan koordinasi staf 5. Wawancara dengan bawahan. 6. Pembuatan memo berantai. 7. Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja. 8. Ciptakan komunikasi yang baik
5. Syarat apa saja agar koordinasi berhasil baik ? Syarat-syarat agar koordinasi berhasil baik adalah : 1. Adanyqa pembagian kerja yang jelas. 2. Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi. 3. Ciptakan sarana koordinasi, baik untuk koordinasi vertikal, horizontal maupun koordinasi mekanis.
6. Jelaskan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu perusahaan ?Gejala kurangnya koordinasi dalam suatu perusahaan : 1. Sering terjadi percekcokan atau konflik sebagai akibat salah mengerti akan wewenang yang diterimanya.. 2. Sering terjadipelemparan tg. Jawab oleh bawahan dengan alasan bukan tg jawabnya. 3. Adanya keputusan2 yang kurang tepat karena kurangnya input informasi dari satuan2 organisasi. 4. Timbulnya banyak organisasi baru untuk menyelesaikan tugas2 yang sebenarnya telah dapat dicakup dalam organisasi yang telah ada.
Soal (8)
KOMUNIKASI
1. Jelaskan tentang pengertian Komunikasi ? Adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
2. Sebutkan tahap tahap proses komunikasi ?Tahap-tahap proses komunikasi :1. Tahap pencetusan ide. 2.Tahap perumusan ide kedalam simbul-simbul, dapat berupa gerakan,gambar2,tulisan,kata2 dll. 3. Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan,surat,telepon, telegram,telex dll. 4. Tahap penerimaan simbul2 ide. 5. Tahap menganalisa atau menguraikan simbul2 ide. 6. Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.
3. Ada beberapa macam komunikasi. Sebutkan satu persatu !! Macam-macam komunikasi : 1. Komunikasi lisan dan tertulis. 2. Komunikasi verbal dan non verbal. 3. Komuikasi kebawah, keatas dan menyamping. 4. Komunikasi formal dan informal. 5. Komunikasi satu arah dan dua arah.
4. Jelaskan tentang hambatan komunikasi ? Macam-macam hambatan komunikasi :1. Hambatan teknis. 2. Hambatan semantik. 3. Hambatan manusiawi.
5. Bagaimana cara mengatasi hambatan komunikasi ?
CONTOH SOAL (9)
1. Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2. Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3. Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
4. Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
5. Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel
6. Siapakah pengambil keputusan dalam suatu perusahaan ?
7. Dasar pengambilan keputusan adalah Keyakinan, Intuisi, Fakta2, Pengalaman, Kekuasaan. Jelaskan satu persatu !!
8. Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification)
9. Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
10. Jelaskan mengenai Demosi ?
11. Menurut G.Terry ada 4 Fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing ,Actuating dan controlling. Jelaskan satu persatu !!
12. Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
13. Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
14. Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
15. Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
16. Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
17. Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
18. Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
19. Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
20. Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (10)
1. Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2. Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3. Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
4. Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel !
5. Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification) ?
6. Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
7. Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
8. Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
9. Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
10. Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
11. Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
12. Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
13. Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
14. Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
15. Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
Sunday, January 17, 2010
Contoh Soal dan Kasus (11 - 20)
CONTOH SOAL (11)
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktor-faktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (12)
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (13)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
1.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
2.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
3. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
4.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
5.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
CONTOH SOAL (14)
Analisa Kasus :
Pak Broto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan pak Broto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Pak Broto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Ia konflik hubungan antar kepala departemen dan bermaksud memecat kepala departemen yg bermasalah dan menggantinya dengan yang baru. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Menurut pendapat saudara, apakah dengan mengganti kepala departemen yg bermasalah akan mengurangi masalah dalam perusahaaan ? jelaskan !!
2.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, perencanaan pengorganisasi seperti apa yang akan saudara usulkan ? jelaskan juga dengan gambar struktur organisasinya.!
3. Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ?
CONTOH SOAL (15)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (16)
SOAL KASUS
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
Pertanyaan :
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!. Jelaskan mengenai langkah2 perencanaan yang saudara ketahui. !!
Jawab :
Langkah2 dalam rencana pengembangan perusahaan adalah :
•Merumuskan dahulu permasalahan ,usaha dan tujuan yang akan direncanakan dengan sejelas-jelasnya.
•Mengumpulkan data,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
•Menganalisa dan mengklarifikasi data, informasi dan fakta serta hubungan2nya.
•Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
•Menentukan beberapa alternative
•Pilih rencana yang terbaik dari alternative yang ada
•Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan
•Laksanakan pengecekan2 tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ? Jelaskan pula tentang organisasi formal dan non formal !!
•Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai,apakah profit motive atau service motive
•Penentuan kegiatan-2, artinya manajer harus mengetahui,merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan2 yang akan dilakukan.
•Pengelompokkan kegiatan2, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan2 kedalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan2 yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan kedalam satu departemen atau satu bagian.
•Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemennya.
•Rentang kendali.artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.
•Peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas2 setiap individu karyawan ,supaya tumpang tindih tugas dihindarkan.
•Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah line organinization, line and staff organization ataukan function organization.
•Struktur organisasi, artinya manajer harus menetapkan stuktur organisasi yg bagaimana yang akan dipergunakan, apakah struktur organisasi segitiga vertical,segitiga horizontal,berbentuk lingkaran,dsb.
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi ,apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ? Jelaskan pula apa yang dimaksud dengan pengorganisasian ?Struktur organisasi adalah suatu gambar yg menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi ,kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab,rentang kendali dan system pimpinan organisasi.Pengorganisasian adalah pengelompokkan kegiatan2.
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan staffing, yaitu penataan pegawai. Coba saudara jelaskan mengenai kegiatan apa saja yang tercakup didalam penataan pegawai tersebut ? Darimana saja perusahaan mendapatkan sumber karyawan. ?Kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan2 kosong di perusahaan.Kegiatan 2 tsb : adalah pengadaan pegawai, penarikan pegawai, seleksi pegawai, penempatan dan pemberhentian pegawai.Sumber karyawan : Internal atau dari dalam perusahaan sendiri, dengan mutasi, rotasi, promosi pegawai. External pegawai, dari luar perusahaan dengan menerima pegawai baru,misalnya dari lembaga2 pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja (umum), nepotisme atau kawan2 karyawan.
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !! Proses / langkah2 pengawasan:
a.Menentukan standar2 yang akan digunakan dasar pengendalian.
b.Mengukur pelaksanaan atau hasil yg telah dicapai
c.Membandingkan pelaksanaan atau hasil dg standar
d.Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan tujuan sesuai dg rencana.
CONTOH SOAL (17)
1.Jelaskan mengenai pengendalian structural ? Pengendalian struktural ada 2,
yaitu :
•Pengendalian Birokratis adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan struktural yang formal dan mekanistis. Pengendalian Birokratis mengandalkan aturan-aturan ketat dan hierarki kaku, mewajibkan karyawan meraih level kinerja minimum yang dapat diterima, dan biasanya memiliki struktur tinggi.
•Pengendalian Klan adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan structural yang informal dan organis. Pengendalian Klan sangat mengandalkan norma kelompok dan kultur korporasi yang kuat, dan memberikan tanggung jawab kepada karyawan untuk mengendalikan diri mereka sendiri.
2.Sebutkan 5 karakteristik pengendalian yang efektif !! Karakteristik pengendalian yang efektif ada 5, yaitu :
•Integrasi dengan perencanaan, pengendalian harus dihubungkan dengan perencanaan. Semakin eksplisit dan akurat hubungan ini, semakin efektif sistem pengendalian. Cara terbaik untuk mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian adalah dengan memperhitungkan pengendalian pada saat rencana dibuat. Dengan kata lain, saat tujuan ditetapkan selama proses perencanaan, perhatian harus diberikan pada pembuatan standar-standar yang akan mencerminkan seberapa baik rencana itu terwujud.
•Fleksibilitas, sistem pengendalian itu sendiri harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan.
•Akurasi, setiap informasi yang diterima oleh manajer harus akurat. Dampak dari informasi yang tidak akurat adalah tindakan manajerial yang salah.
•Ketepatan waktu, menggambarkan sebuah sistem pengendalian yang menyediakan informasi tepat pada saat yang diperlukan.
•Objektivitas, sistem pengendalian mesti menyediakan informasi se-objektif mungkin.
3.Apakah tujuan pengendalian ? Tujuan dari pengendalian, yaitu :
•Untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan
•Untuk membatasi masalah akumulasi kesalahan
•Untuk mengatasi kompleksitas organisasi
•Untuk meminimisasi biaya
4.Sebutkan langkah-langkah pengendalian ? Langkah-langkah dalam proses pengendalian
•Menetapkan standar
•Mengukur kinerja
•Membandingkan kinerja dengan standar
•Menentukan kebutuhan akan tindakan koreksi
5.Jelaskan hubungan pengendalian dengan proses manajemen ? Hubungan proses pengendalian dengan perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan. Pengendalian diperlukan agar rencana yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai.
6.Sebutkan pula jenis2 pengendalian ? pengendalian intern, pengendalian ekstern, pengendalian formal, pengendalian informal
7.syarat sistem pengendalian/pengawasan yang baik, yaitu :
•menggambarkan hakekat dan keperluan aktivitas
•dapat mengetahui dengan segera akan adanya penyimpangan
•luwes dan fleksibel
•menggambarkan pola organisasi yang bersangkutan
•ekonomis
•dapat dimengerti
•menjamin tindakan korektif
8.3 bentuk pengendalian operasi, yaitu :
•Pengendalian awal, upaya untuk memantau kualitas atau kuantitas dari sumber daya keuangan, sumber daya bahan baku, sumber daya manusia, dan sumber daya informasi sebelum sungguh-sungguh menjadi bagian dari sistem.
•Pengendalian selama-proses, pengendalian yang sangat bergantung pada proses umpan balik selama proses transformasi.
•Pengendalian pasca-tindakan, memantau output atau hasil dari organisasi setelah proses transformasi selesai.
9.Pengendalian stratejik berfokus pada 5 aspek organisasi, yaitu :
•Struktur
•Kepemimpinan
•Teknologi
•Sumber daya manusia
•Sistem pengendalian informasi dan operasional
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam sistem organisasi, yaitu :
•Pengendalian operasi adalah pengendalian yang berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa.
•Pengendalian keuangan adalah pengendalian atas sumber daya keuangan seiring sumber daya ini mengalir ke dalam organisasi (misalnya, pendapatan, investasi pemegang saham), dipegang oleh organisasi (misalnya, modal kerja dan laba ditahan), dan mengalir keluar organisasi (misalnya, pembayaran beban).
•Pengendalian struktural adalah pengendalian yang berupaya memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.
•Pengendalian stratejik adalah pengendalian yang ditujukan untuk memastikan bahwa organisasi tetap selaras dengan lingkungannya dan tetap bergerak kearah pencapaian tujuan-tujuan stratejiknya.
CONTOH SOAL (18)
Analisa Kasus :
Slamet Sejahtera , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Tomato inc. sebuah pabrik sepatu di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Slamet diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Slamet menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Tomato menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualan dan laba .
Pertanyaan :
Seandainya saudara adalah seorang konsultan di perusahaan itu:
1.Perencanaan pegawai seperti apa yang saudara usulkan kpd Direktur perushaan, dan susunlah struktur organisasi sesuai gambaran perencanaan pegawai saudara ?
2.Perencanaan produksi /pemasran yang saudara usulkan ?
3.untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
CONTOH SOAL (19)
Analisa Kasus :
Subronto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Subronto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Subronto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer !!
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (20)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktor-faktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (12)
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (13)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
1.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
2.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
3. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
4.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
5.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
CONTOH SOAL (14)
Analisa Kasus :
Pak Broto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan pak Broto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Pak Broto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Ia konflik hubungan antar kepala departemen dan bermaksud memecat kepala departemen yg bermasalah dan menggantinya dengan yang baru. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Menurut pendapat saudara, apakah dengan mengganti kepala departemen yg bermasalah akan mengurangi masalah dalam perusahaaan ? jelaskan !!
2.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, perencanaan pengorganisasi seperti apa yang akan saudara usulkan ? jelaskan juga dengan gambar struktur organisasinya.!
3. Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ?
CONTOH SOAL (15)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (16)
SOAL KASUS
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
Pertanyaan :
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!. Jelaskan mengenai langkah2 perencanaan yang saudara ketahui. !!
Jawab :
Langkah2 dalam rencana pengembangan perusahaan adalah :
•Merumuskan dahulu permasalahan ,usaha dan tujuan yang akan direncanakan dengan sejelas-jelasnya.
•Mengumpulkan data,informasi dan fakta yang diperlukan secukupnya.
•Menganalisa dan mengklarifikasi data, informasi dan fakta serta hubungan2nya.
•Menetapkan perencanaan,premises dan hambatan2nya serta hal yang mendorongnya.
•Menentukan beberapa alternative
•Pilih rencana yang terbaik dari alternative yang ada
•Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terinci bagi rencana yang diusulkan
•Laksanakan pengecekan2 tentang kemajuan rencana yang diusulkan.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ? Jelaskan pula tentang organisasi formal dan non formal !!
•Manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai,apakah profit motive atau service motive
•Penentuan kegiatan-2, artinya manajer harus mengetahui,merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan2 yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan2 yang akan dilakukan.
•Pengelompokkan kegiatan2, artinya manajer harus mengelompokkan kegiatan2 kedalam beberapa kelompok atas dasar tujuan yang sama. Kegiatan2 yang bersamaan dan berkaitan erat disatukan kedalam satu departemen atau satu bagian.
•Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemennya.
•Rentang kendali.artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan pada setiap departemen atau bagian.
•Peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan jelas tugas2 setiap individu karyawan ,supaya tumpang tindih tugas dihindarkan.
•Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa yang akan dipakai, apakah line organinization, line and staff organization ataukan function organization.
•Struktur organisasi, artinya manajer harus menetapkan stuktur organisasi yg bagaimana yang akan dipergunakan, apakah struktur organisasi segitiga vertical,segitiga horizontal,berbentuk lingkaran,dsb.
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi ,apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ? Jelaskan pula apa yang dimaksud dengan pengorganisasian ?Struktur organisasi adalah suatu gambar yg menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi ,kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab,rentang kendali dan system pimpinan organisasi.Pengorganisasian adalah pengelompokkan kegiatan2.
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan staffing, yaitu penataan pegawai. Coba saudara jelaskan mengenai kegiatan apa saja yang tercakup didalam penataan pegawai tersebut ? Darimana saja perusahaan mendapatkan sumber karyawan. ?Kegiatan untuk memperoleh karyawan yang efektif yang akan mengisi jabatan2 kosong di perusahaan.Kegiatan 2 tsb : adalah pengadaan pegawai, penarikan pegawai, seleksi pegawai, penempatan dan pemberhentian pegawai.Sumber karyawan : Internal atau dari dalam perusahaan sendiri, dengan mutasi, rotasi, promosi pegawai. External pegawai, dari luar perusahaan dengan menerima pegawai baru,misalnya dari lembaga2 pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, pasar tenaga kerja (umum), nepotisme atau kawan2 karyawan.
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !! Proses / langkah2 pengawasan:
a.Menentukan standar2 yang akan digunakan dasar pengendalian.
b.Mengukur pelaksanaan atau hasil yg telah dicapai
c.Membandingkan pelaksanaan atau hasil dg standar
d.Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan tujuan sesuai dg rencana.
CONTOH SOAL (17)
1.Jelaskan mengenai pengendalian structural ? Pengendalian struktural ada 2,
yaitu :
•Pengendalian Birokratis adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan struktural yang formal dan mekanistis. Pengendalian Birokratis mengandalkan aturan-aturan ketat dan hierarki kaku, mewajibkan karyawan meraih level kinerja minimum yang dapat diterima, dan biasanya memiliki struktur tinggi.
•Pengendalian Klan adalah pendekatan desain organisasi yang dicirikan oleh pengaturan structural yang informal dan organis. Pengendalian Klan sangat mengandalkan norma kelompok dan kultur korporasi yang kuat, dan memberikan tanggung jawab kepada karyawan untuk mengendalikan diri mereka sendiri.
2.Sebutkan 5 karakteristik pengendalian yang efektif !! Karakteristik pengendalian yang efektif ada 5, yaitu :
•Integrasi dengan perencanaan, pengendalian harus dihubungkan dengan perencanaan. Semakin eksplisit dan akurat hubungan ini, semakin efektif sistem pengendalian. Cara terbaik untuk mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian adalah dengan memperhitungkan pengendalian pada saat rencana dibuat. Dengan kata lain, saat tujuan ditetapkan selama proses perencanaan, perhatian harus diberikan pada pembuatan standar-standar yang akan mencerminkan seberapa baik rencana itu terwujud.
•Fleksibilitas, sistem pengendalian itu sendiri harus cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan.
•Akurasi, setiap informasi yang diterima oleh manajer harus akurat. Dampak dari informasi yang tidak akurat adalah tindakan manajerial yang salah.
•Ketepatan waktu, menggambarkan sebuah sistem pengendalian yang menyediakan informasi tepat pada saat yang diperlukan.
•Objektivitas, sistem pengendalian mesti menyediakan informasi se-objektif mungkin.
3.Apakah tujuan pengendalian ? Tujuan dari pengendalian, yaitu :
•Untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan
•Untuk membatasi masalah akumulasi kesalahan
•Untuk mengatasi kompleksitas organisasi
•Untuk meminimisasi biaya
4.Sebutkan langkah-langkah pengendalian ? Langkah-langkah dalam proses pengendalian
•Menetapkan standar
•Mengukur kinerja
•Membandingkan kinerja dengan standar
•Menentukan kebutuhan akan tindakan koreksi
5.Jelaskan hubungan pengendalian dengan proses manajemen ? Hubungan proses pengendalian dengan perencanaan, pengorganisasian, dan kepemimpinan. Pengendalian diperlukan agar rencana yang telah dibuat dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya bisa tercapai.
6.Sebutkan pula jenis2 pengendalian ? pengendalian intern, pengendalian ekstern, pengendalian formal, pengendalian informal
7.syarat sistem pengendalian/pengawasan yang baik, yaitu :
•menggambarkan hakekat dan keperluan aktivitas
•dapat mengetahui dengan segera akan adanya penyimpangan
•luwes dan fleksibel
•menggambarkan pola organisasi yang bersangkutan
•ekonomis
•dapat dimengerti
•menjamin tindakan korektif
8.3 bentuk pengendalian operasi, yaitu :
•Pengendalian awal, upaya untuk memantau kualitas atau kuantitas dari sumber daya keuangan, sumber daya bahan baku, sumber daya manusia, dan sumber daya informasi sebelum sungguh-sungguh menjadi bagian dari sistem.
•Pengendalian selama-proses, pengendalian yang sangat bergantung pada proses umpan balik selama proses transformasi.
•Pengendalian pasca-tindakan, memantau output atau hasil dari organisasi setelah proses transformasi selesai.
9.Pengendalian stratejik berfokus pada 5 aspek organisasi, yaitu :
•Struktur
•Kepemimpinan
•Teknologi
•Sumber daya manusia
•Sistem pengendalian informasi dan operasional
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam sistem organisasi, yaitu :
•Pengendalian operasi adalah pengendalian yang berfokus pada proses-proses yang digunakan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi produk atau jasa.
•Pengendalian keuangan adalah pengendalian atas sumber daya keuangan seiring sumber daya ini mengalir ke dalam organisasi (misalnya, pendapatan, investasi pemegang saham), dipegang oleh organisasi (misalnya, modal kerja dan laba ditahan), dan mengalir keluar organisasi (misalnya, pembayaran beban).
•Pengendalian struktural adalah pengendalian yang berupaya memastikan agar elemen-elemen dari struktur organisasi berfungsi sebagaimana mestinya.
•Pengendalian stratejik adalah pengendalian yang ditujukan untuk memastikan bahwa organisasi tetap selaras dengan lingkungannya dan tetap bergerak kearah pencapaian tujuan-tujuan stratejiknya.
CONTOH SOAL (18)
Analisa Kasus :
Slamet Sejahtera , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Tomato inc. sebuah pabrik sepatu di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Slamet diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Slamet menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Tomato menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualan dan laba .
Pertanyaan :
Seandainya saudara adalah seorang konsultan di perusahaan itu:
1.Perencanaan pegawai seperti apa yang saudara usulkan kpd Direktur perushaan, dan susunlah struktur organisasi sesuai gambaran perencanaan pegawai saudara ?
2.Perencanaan produksi /pemasran yang saudara usulkan ?
3.untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
CONTOH SOAL (19)
Analisa Kasus :
Subronto , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Subronto diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Subronto menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya. Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer !!
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (20)
Analisa Kasus
Subronto adalah Pemilik sekaligus Direktur dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik pupuk di Karawang. Setelah berjalan beberapa tahun, perusahaan tersebut mengalami penurunan penjualan yang mengakibatkan laba menyusut, dan banyak karyawan yang memutuskan akan keluar dari perusahaannya. Masalah : Bagaimana perusahaan tersebut dapat bangkit kembali menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dan dapat meningkatkan kembali penjualannya dan mendapatkan laba.
Pertanyaan :
1.Untuk mempertahankan perusahaan, Subronto berencana mengembangkan produknya hingga keluar negeri. Langkah-langkah perencanaan apa yang harus dilakukannya terlebih dahulu ?
2.Bentuk organisasi yang bagaimana yang seharusnya diterapkan Subronto untuk mengembangkan struktur organisasi yang baru ?
3.Koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
4.Hal-hal apa saja yang harus dilakukan oleh Subronto untuk mempertahankan karyawannya ?
5.Menurut pendapat Saudara, gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ? Persyaratan apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yg diinginkannya ?
6.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
Sunday, January 17, 2010
Contoh Soal dan Kasus (21 - 31)
CONTOH SOAL (21)
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang.
Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (22)
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba
Pertanyaan :
1.Untuk mengembangkan Struktur Organisasi, perlu kiranya Ateng tahu terlebih dahulu tentang informasi apa yang diberikan oleh suatu Struktur Organisasi ?Jelaskan !!
2.Cara-cara dan syarat-syarat apa yang sebaiknya dilakukan agar Koordinasi yang dilaksanakan berjalan baik. !!
3.Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh komunikasi, coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan Komunikasi , dan bagaimana caranya untuk mengatasi hambatan tersebut.!!
4.Salah satu factor penyebab penunjang keberhasilan perusahaan adalah Staffing, atau penerimaan dan penempatan pegawai , coba saudara jelaskan bagaimana staffing yang efektif itu !!
5.Ada dua jenis perintah, yaitu perintah lisan dan tulisan. Jelaskan kapan perintah 2 tersebut diberikan !! Dan sebutkan keuntungan dari kedua perintah tersebut !!
CONTOH SOAL (23)
KASUS :
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?Sebutkan berbagai kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan organisasi !!
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi, apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ?
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan fungsi Actuating atau penggerakkan , apakah yang dimaksud dengan penggerakkan tersebut ? Kegiatan-kegiatan apa saja yang terdapat dalam fungsi penggerakkan tersebut ?
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 untuk menjalankan pengawasan !! Jelaskan pula tentang pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (24)
1.Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam manajemen karena proses manajemen baru terlaksana jika komunikasi dilakukan. Coba saudara jelaskan tentang apa yang dimaksud dengan unsur-unsur Komunikasi ? Fungsi-fungsi Komunikasi ? dan ruang lingkup Komunikasi ?
2.Motivasi adalah mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Jelaskan tentang metode-metode motivasi ? Jenis-jenis motivasi ? dan apa yang dimaksud dengan Alat-alat motivasi ?
3.Agar semua pelaksanaan pekerjaan dapat mencapai tujuan yang dikehendaki maka kita perlu mengadakan koordinasi. Mengapa suatu Koordinasi penting dalam suatu organisasi ? Sebutkan pula cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik ?
4.Syarat-syarat apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Sebutkan dan jelaskan gaya-gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !!Dari beberapa gaya kepemimpinan yang Saudara ketahui tersebut, gaya kepemimpinan mana yang paling ideal menurut saudara ? Mengapa jelaskan !!
CONTOH SOAL (25)
SOAL KOORDINASI
1.Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan2 dari unit2/bagian suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran2 organisasi secara efisien. Sebutkan ruang lingkupnya ?Ruang lingkup atau luasnya koordinasi meliputi ;1. Koordinasi oleh seorang individu.2. Koordinasi antara individu2 dalam golongan.3. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order2 tingkat internasional.4. Koordinasi antara unit2 suatu organisasi.
2.Sebutkan jenis jenis koordinasi !!Jenis-jenis koordinasi :1. Koordinasi intern. 2. Koordinasi extern. 3. Koordinasi horizontal. 4. Koordinasi vertikal.
3.Bagaimana melaksanakan koordinasi dengan baik ?Cara-cara melakukan koordinasi dengan baik :adalah dengan mengadakan :1. Konferensi lengkap. 2. Pertemuan berkala pejabat-pejabat. 3. Pembentukan panitia gabungan. 4. Pembentukan badan-badan koordinasi staf 5. Wawancara dengan bawahan. 6. Pembuatan memo berantai. 7. Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja. 8. Ciptakan komunikasi yang baik
4.Sebutkan syarat syarat koordinasi ? Syarat-syarat agar koordinasi berhasil baik adalah :1. Adanyqa pembagian kerja yang jelas. 2. Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi. 3. Ciptakan sarana koordinasi, baik untuk koordinasi vertikal, horizontal maupun koordinasi mekanis.
5.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi !! Gejala kurangnya koordinasi dalam suatu perusahaan : 1. Sering terjadi percekcokan atau konflik sebagai akibat salah mengerti akan wewenang yang diterimanya.. 2. Sering terjadipelemparan tg. Jawab oleh bawahan dengan alasan bukan tg jawabnya. 3. Adanya keputusan2 yang kurang tepat karena kurangnya input informasi dari satuan2 organisasi. 4. Timbulnya banyak organisasi baru untuk menyelesaikan tugas2 yang sebenarnya telah dapat dicakup dalam organisasi yang telah ada.
CONTOH SOAL (26)
KOMUNIKASI
1.Jelaskan tentang pengertian komunikasi ? Komunikasi adalah Adalah proses pemindahan pengewrtian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
2.Jelaskan tentang tahap-tahap proses komunikasi ?
Tahap-tahap proses komunikasi : 1. Tahap pencetusan ide. 2. Tahap perumusan ide kedalam simbul-simbul, dapat berupa gerakan,gambar2,tulisan,kata2 dll. 3.Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan,surat,telepon, telegram,telex dll. 4. Tahap penerimaan simbul2 ide. 5. Tahap menganalisa atau menguraikan simbul2 ide. 6. Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.
3.Komunikasi terdiri dari beberapa jenis/macam. Sebutkan !!
Macam-macam komunikasi : 1. Komunikasi lisan dan tertulis. 2. Komunikasi verbal dan non verbal. 3. Komuikasi kebawah, keatas dan menyamping. 4. Komunikasi formal dan informal. 5. Komunikasi satu arah dan dua arah.
4.Sebutkan hambatan komunikasi!
Macam-macam hambatan komunikasi :1. Hambatan teknis. 2. Hambatan semantik. 3. Hambatan manusiawi.
5.Bagaimana cara mengatasi hambatan komunikasi ?
CONTOH SOAL (27)
Pengantar manajemen
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
4.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
5.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel
6.Siapakah pengambil keputusan dalam suatu perusahaan ?
7.Dasar pengambilan keputusan adalah Keyakinan, Intuisi, Fakta2, Pengalaman, Kekuasaan. Jelaskan satu persatu !!
8.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification)
9.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
10.Jelaskan mengenai Demosi ?
11.Menurut G.Terry ada 4 Fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing ,Actuating dan controlling. Jelaskan satu persatu !!
12.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
13.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
14.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
15.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
16.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
17.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
18.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
19.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
20.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (28)
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
4.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel !
5.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification) ?
6.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
7.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
8.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
9.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
10.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
11.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
12.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
13.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
14.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
15.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (29)
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktorfaktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (30)
UJIAN AKHIR SEMESTER
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (31)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
6.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
7.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
8. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
9.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
10.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang.
Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .
Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba ,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut ?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut ? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan melaksanakannya ?
CONTOH SOAL (22)
Analisa Kasus :
Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe sebuah pabrik Korek Api di Karawang. Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi, dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba
Pertanyaan :
1.Untuk mengembangkan Struktur Organisasi, perlu kiranya Ateng tahu terlebih dahulu tentang informasi apa yang diberikan oleh suatu Struktur Organisasi ?Jelaskan !!
2.Cara-cara dan syarat-syarat apa yang sebaiknya dilakukan agar Koordinasi yang dilaksanakan berjalan baik. !!
3.Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh komunikasi, coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan Komunikasi , dan bagaimana caranya untuk mengatasi hambatan tersebut.!!
4.Salah satu factor penyebab penunjang keberhasilan perusahaan adalah Staffing, atau penerimaan dan penempatan pegawai , coba saudara jelaskan bagaimana staffing yang efektif itu !!
5.Ada dua jenis perintah, yaitu perintah lisan dan tulisan. Jelaskan kapan perintah 2 tersebut diberikan !! Dan sebutkan keuntungan dari kedua perintah tersebut !!
CONTOH SOAL (23)
KASUS :
Manajemen adalah suatu proses untuk memperoleh tujuan organisasi melalui aktivitas perencanaan , pengorganisasian ,penggerakkan, pengendalian sumber daya manusia dan phisik dari organisasi tersebut. Apabila Saudara seorang manajer yang melaksanakan manajemen suatu perusahaan, kemudian perusahaan saudara membuat rencana pengembangan perusahaan yaitu dengan perencanaan membuat anak perusahaan.
1.Kaitannya dengan rencana pengembangan tersebut, coba saudara jelaskan hal2 atau langkah2 apa saja yang akan saudara laksanakan !!.
2.Untuk pengorganisasiannya, coba saudara uraikan mengenai lima langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?Sebutkan berbagai kesalahan yang biasanya terjadi dalam penyusunan organisasi !!
3.Sebagai kelengkapan organisasi kita akan membuat bagan / struktur organisasi, apa yang dimaksud dengan bagan organisasi / struktur organisasi tersebut ?
4.Apa bila pengorganisasian telah selesai , maka akan dilaksanakan fungsi Actuating atau penggerakkan , apakah yang dimaksud dengan penggerakkan tersebut ? Kegiatan-kegiatan apa saja yang terdapat dalam fungsi penggerakkan tersebut ?
5.Pengawasan (controlling) adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan2 terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki. Sebutkan langkah2 untuk menjalankan pengawasan !! Jelaskan pula tentang pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (24)
1.Komunikasi merupakan hal yang terpenting dalam manajemen karena proses manajemen baru terlaksana jika komunikasi dilakukan. Coba saudara jelaskan tentang apa yang dimaksud dengan unsur-unsur Komunikasi ? Fungsi-fungsi Komunikasi ? dan ruang lingkup Komunikasi ?
2.Motivasi adalah mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Jelaskan tentang metode-metode motivasi ? Jenis-jenis motivasi ? dan apa yang dimaksud dengan Alat-alat motivasi ?
3.Agar semua pelaksanaan pekerjaan dapat mencapai tujuan yang dikehendaki maka kita perlu mengadakan koordinasi. Mengapa suatu Koordinasi penting dalam suatu organisasi ? Sebutkan pula cara-cara untuk mewujudkan koordinasi yang baik ?
4.Syarat-syarat apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang pemimpin ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer ?
5.Sebutkan dan jelaskan gaya-gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !!Dari beberapa gaya kepemimpinan yang Saudara ketahui tersebut, gaya kepemimpinan mana yang paling ideal menurut saudara ? Mengapa jelaskan !!
CONTOH SOAL (25)
SOAL KOORDINASI
1.Koordinasi adalah proses menyatupadukan tujuan-tujuan dan kegiatan2 dari unit2/bagian suatu organisasi yang terpisah untuk mencapai sasaran2 organisasi secara efisien. Sebutkan ruang lingkupnya ?Ruang lingkup atau luasnya koordinasi meliputi ;1. Koordinasi oleh seorang individu.2. Koordinasi antara individu2 dalam golongan.3. Koordinasi antara perusahaan-perusahaan dari order2 tingkat internasional.4. Koordinasi antara unit2 suatu organisasi.
2.Sebutkan jenis jenis koordinasi !!Jenis-jenis koordinasi :1. Koordinasi intern. 2. Koordinasi extern. 3. Koordinasi horizontal. 4. Koordinasi vertikal.
3.Bagaimana melaksanakan koordinasi dengan baik ?Cara-cara melakukan koordinasi dengan baik :adalah dengan mengadakan :1. Konferensi lengkap. 2. Pertemuan berkala pejabat-pejabat. 3. Pembentukan panitia gabungan. 4. Pembentukan badan-badan koordinasi staf 5. Wawancara dengan bawahan. 6. Pembuatan memo berantai. 7. Penyusunan buku pedoman organisasi dan tata kerja. 8. Ciptakan komunikasi yang baik
4.Sebutkan syarat syarat koordinasi ? Syarat-syarat agar koordinasi berhasil baik adalah :1. Adanyqa pembagian kerja yang jelas. 2. Ciptakan semangat kerja sama yang tinggi. 3. Ciptakan sarana koordinasi, baik untuk koordinasi vertikal, horizontal maupun koordinasi mekanis.
5.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi !! Gejala kurangnya koordinasi dalam suatu perusahaan : 1. Sering terjadi percekcokan atau konflik sebagai akibat salah mengerti akan wewenang yang diterimanya.. 2. Sering terjadipelemparan tg. Jawab oleh bawahan dengan alasan bukan tg jawabnya. 3. Adanya keputusan2 yang kurang tepat karena kurangnya input informasi dari satuan2 organisasi. 4. Timbulnya banyak organisasi baru untuk menyelesaikan tugas2 yang sebenarnya telah dapat dicakup dalam organisasi yang telah ada.
CONTOH SOAL (26)
KOMUNIKASI
1.Jelaskan tentang pengertian komunikasi ? Komunikasi adalah Adalah proses pemindahan pengewrtian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.
2.Jelaskan tentang tahap-tahap proses komunikasi ?
Tahap-tahap proses komunikasi : 1. Tahap pencetusan ide. 2. Tahap perumusan ide kedalam simbul-simbul, dapat berupa gerakan,gambar2,tulisan,kata2 dll. 3.Tahap pengiriman simbul-simbul ide, melalui alat-alat komunikasi seperti percakapan,surat,telepon, telegram,telex dll. 4. Tahap penerimaan simbul2 ide. 5. Tahap menganalisa atau menguraikan simbul2 ide. 6. Tahap pemberian respon atau jawaban atas ide yang diterima dari pihak lain.
3.Komunikasi terdiri dari beberapa jenis/macam. Sebutkan !!
Macam-macam komunikasi : 1. Komunikasi lisan dan tertulis. 2. Komunikasi verbal dan non verbal. 3. Komuikasi kebawah, keatas dan menyamping. 4. Komunikasi formal dan informal. 5. Komunikasi satu arah dan dua arah.
4.Sebutkan hambatan komunikasi!
Macam-macam hambatan komunikasi :1. Hambatan teknis. 2. Hambatan semantik. 3. Hambatan manusiawi.
5.Bagaimana cara mengatasi hambatan komunikasi ?
CONTOH SOAL (27)
Pengantar manajemen
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Jelaskan tentang pengertian Manajer, dan jelaskan pula tentang Tingkatan Manajer dalam suatu perusahaan !!
4.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
5.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel
6.Siapakah pengambil keputusan dalam suatu perusahaan ?
7.Dasar pengambilan keputusan adalah Keyakinan, Intuisi, Fakta2, Pengalaman, Kekuasaan. Jelaskan satu persatu !!
8.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification)
9.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
10.Jelaskan mengenai Demosi ?
11.Menurut G.Terry ada 4 Fungsi manajemen yaitu Planning, Organizing ,Actuating dan controlling. Jelaskan satu persatu !!
12.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
13.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
14.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
15.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
16.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
17.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
18.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
19.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
20.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (28)
1.Jelaskan tentang pengertian Manajemen !!
2.Sistem Manajemen dibedakan atas : Manajemen Bapak , Manajemen Tertutup, Manajemen Terbuka, dan Manajemen Demokrasi . Jelaskan !!
3.Ada 10 peran manajer dalam organisasi perusahaan. Coba saudara jelaskan tentang peran interpersonal seorang manajer !!
4.Untuk menjadi seorang manajer yang baik maka diperlukan syarat2 ,sifat, kualifikasi seorang manajer. Jelaskan menurut Koontz dan Cyril O’Donnel !
5.Apakah yang dimaksud dengan Spesifikasi jabatan (Job spesification) ?
6.Jelaskan pula mengenai Deskripsi Jabatan (Job description)
7.Mengapa suatu perencanaan itu penting bagi suatu perusahaan ?
8.Ada beberapa pertanyaan pokok yang harus dijawab dalam membuat perencanaan Jelaskan ?
9.Jelaskan karakteristik rencana yang baik ?
10.Komunikasi adalah pemindahan informasi dari seseorang ke orang lain .Coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi ?
11.Koordinasi adalah suatu usaha kerjasama antara badan, instansi unit dalam pelaksanaan tugas tertentu sedemikian rupa. Mengapa koordinasi sangat penting ? apa perbedaan antara koordinasi dan koperasi ?
12.Jelaskan mengenai pengertian, koordinasi vertical, koordinasi horizontal, koordinasi intern dan koordinasi ekstern ?
13.Apakah yang dimaksud dengan motivasi ? ada dua jenis motivasi yaitu motivasi negative dan motivasi positif jelaskan dengan contoh. !!
14.Jelaskan tentang 5 gaya kepemimpinan, yang saudara ketahui !!
15.Sistem pengendalian yang efektif memiliki beberapa kriteria. Coba sebutkan dan jelaskan secara ringkas !!
CONTOH SOAL (29)
Kerjakan 20 soal dari 25 soal dibawah ini !!!!
1.Apa yang dimaksud dengan fungsi perencanaan ?
2.Meliputi kegiatan apa saja yang ditetapkan dalam perencanaan itu ?
3.Bagaimana langkah atau proses perencanaan ?
4.Rencana disebut efektif bila memenuhi syarat-syarat tertentu. Jelaskan !!
5.Jelaskan pengertian Organisasi ? bedakan pengertiannya dgn pengorganisasian ?
6.Bagaimana tahap-tahap cara pengorganisasian ?
7.Siapakah yang menyusun organisasi dalam suatu perusahaan!!
8.Apa yang dimaksud dengan fungsi Staffing ?
9.Jelaskan apa yg dimaksud dengan Promosi pegawai ?Tujuannya dan syarat2 diadakan promosi ?
10.Apa yang dimaksud dengan transfer atau pemindahan pegawai ? apa alasannya ?
11.Untuk meningkatkan prestasi kerja ,pegawai harus diberi motivasi. Sebutkan jenis jenis motivasi pegawai !! jelaskan !!
12.Sebutkan alat alat untuk memotivasi seseorang !!
13.Apa yang disebut dengan KOORDINASI ?
14.Sebutkan gejala kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi !!
15.Sebutkan syarat-syarat agar koordinasi berhasil dengan baik !!
16.Apa arti Komunikasi ??
17.Sebutkan macam-macam komunikasi !!
18.Sebutkan hambatan-hambatan dalam komunikasi !!
19.Jelaskan pengertian kepemimpinan dari Ordway Tead !!
20.Jelaskan perbedaan pengertian pimpinan dan manajer ?
21.Faktorfaktor apa saja yang menentukan keberhasilan seorang pemimpin ?
22.Sebutkan beberapa macam tipe gaya kepeminan
23.Jelaskan apa arti Pengawasan !!
24.Sebutkan pula prinsip-prinsip pengawasan !!
25.Sebutkan karakteristik pengawasan yang efektif !!
CONTOH SOAL (30)
UJIAN AKHIR SEMESTER
1.Pengendalian structural ada dua yaitu, pengendalian birokratis dan pengendalian klan. Jelaskan pengertiannya !!
2.Jelaskan pula tentang 5 (lima) karakteristik pengendalian yang efektif
3.Apa tujuan dari fungsi pengendalian dalam organisasi?
4.Apa saja langkah2 dalam proses pengendalian ? langkah mana yang kemungkinannya paling sulit dijalankan ? mengapa ?
5.Bagaimana proses pengendalian berhubungan dengan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan kepemimpinan ??
6.Apa yang Sudara ketahui tentang pengertian control intern dan control ekstern, control formal dan control informal ??
7.Sebutkan syarat system pengendalian/pengawasan yang baik !!
8.Sebutkan dan jelaskan 3 bentuk pengendalian operasi ?
9.Pengendalian strategic ,secara umum berfokus pada 5 aspek organisasi, sebutkan dan jelaskan !!
10.Pengendalian dapat dipisahkan menurut level dalam system organisasi, yaitu
•Pengendalian operasi
•Pengendalian keuangan
•Pengendalian structural
•Pengendalian strategic
Jelaskan satu persatu!!!
CONTOH SOAL (31)
Pertanyaan :
1.Apakah yang saudara ketahui tentang pengertian Manajemen ? jelaskan pula tentang pengertian Manajer ?
2.Jelaskan tentang langkah2 perencanaan ? Siapa yang membuat perencanaan dalam suatu perusahaan ?
3.Coba saudara uraikan mengenai langkah-langkah pengorganisasian , sebagaimana yang tercakup dalam proses pengorganisasian ?
4.Apa yang dimaksud dengan actuating ?
5.jelaskan tentang Komunikasi Informal adalah komunikasi pohon anggur
6.Mengapa motivasi harus dilakukan oleh atasan terhadap bawahannya ?
7.Apa yang dimaksud dengan kebutuhan egoistic ?
8. Sebutkan langkah2 atau proses untuk menjalankan pengawasan !!
9.Jelaskan pula tentang, pengawasan langsung, pengawasan tidak langsung dan pengawasan berdasarkan kekecualian !!
10.jelaskan pula apakah external control yang dilakukan secara informal efektif atau tidak ? berikan contoh !!
Baca Lengkap di Potret Pertanian
ads.com
Posting Komentar
Posting Komentar